Функции и структура службы управления персоналом
В специальной литературе обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия.
1.Обеспечение кадрам: определение потребности в кадрах, поиск специалистов, заключение контрактов, ознакомление с рабочим местом и условиями труда, прекращение контрактов, прекращение контрактов, перемещение кадров.
2.Подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров.
3.Оформление трудовых правоотношений.
4.Организация оплаты труда - новая функция для отдела кадров подразумевающая аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.
5.Выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее.
6.Развитие отношений с органами рабочего самоуправления.
7.Координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности.
8.Обеспечение каждой службы организации квалифицированными кадрами.
Структура кадровой службы определяется ее функциями и задачами, но не наоборот. На многих предприятиях неудовлетворительная хозяйственно-экономическая деятельность обусловлена, как было сказано, консервативной позицией администрации, отдела труда и зарплаты, работников отдела кадров, а также неоптимальным распределением ответственности за работу с персоналом между оперативными руководителями и кадровыми работниками.
При организации службы, структурировании ее состава необходимо исходить из следующих посылок. Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления. Принципиальное построение службы персонала в современных условиях не имеет общепризнанной формы.
Построение кадровой службы, распределение кадровой работы между структурными подразделениями, а внутри структурного подразделения между исполнителями может варьироваться в большом диапазоне, поскольку зависит от многих обстоятельств. Среди них можно выделить размер предприятия (численность занятого на нем персонала); объем управленческих работ каждого вида; понимание руководством задач управления персоналом. Влияют также стиль и методы руководства администрации подчиненными.
В организационно-штатную структуру службы персонала рекомендуется включать административный отдел; отдел кадров; отдел рекрутинга (найма); отдел адаптации, мотивации и тренинга; отдел контроллинга (деловой оценки); отдел ротации (служебно-профессионального продвижения); отдел обеспечения. Возможны и другие варианты организационной структуры кадровой службы (отдела персонала).
После определения функциональной структуры службы персонала, составляющих ее подразделений (отделов, бюро) решается вопрос о перечне задач каждого структурного подразделениях, его функциях, численном составе и должностной структуре занятых в нем работников, должностных обязанностях каждого из них, а также о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках службы персонала и с другими подразделениями предприятия как в части входящей и исходящей информации, так и в отношении методического обеспечения кадровой работы, реализации функции контроля и надзора за ее проведением.
Количественный состав службы УП определяется организационно-штатными структурами и Уставом предприятия. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются такие факторы: общая численность работников предприятия; сфера деятельности предприятия, ее масштаб; социальная характеристика предприятия, структурный состав его работников; техническое обеспечение управленческого труда.
Численность персонала кадровых служб можно определить на основе нормативов времени. Существуют разнообразные методы расчета численности специалистов кадровой службы: экономико-математические методы; методы сравнений; методы прямого расчета. Наиболее распространенным и доступным методом расчета численности работников кадровой службы является ее определение через трудоемкость.
Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле
Где Т1 - суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал);
К1 - численность персонала;
Ф - фонд оплаты труда.
При немногочисленности персонала и соответственно незначительной суммарной трудоемкости функций службы персонала выполнение отдельных задач может быть поручено конкретному специалисту, а не подразделению. В любом случае, вне зависимости от особенностей организации, состав функций отдела остается постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.
Оптимальным является соотношение, при котором на 70-100 сотрудников предприятия приходится один специалист по работе с персоналом. Общая численность сотрудников службы УП составляет примерно 1,0-1,2 % от общей численности коллектива. В кадровой службе крупной организации, как считает В.И.Шкатулла, должно быть свыше 30 чел., в средних организациях – больше 10 чел., в малых организациях – 2 чел. [27, с.53].
Должностной состав службы УП в каждом конкретном случае утверждается руководством организации. В управленческой литературе имеются рекомендации по примерному количеству и профессиональному составу специалистов кадровой службы для предприятий с различной численностью работников.
Действующим«Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденным постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г., введены следующие наименования должностей работников персонала: заместитель директора по управлению персоналом; начальник отдела кадров; менеджер по персоналу; специалист по кадрам; инспектор по кадрам; начальник отдела подготовки кадров; инженер по подготовке кадров; начальник отдела социального развития; психолог; социолог; экономист по труду; инженер по организации труда и др.
Требования к работникам кадровой службы
В современных условиях особенно высокие требования предъявляются к руководителям службы персонала. Управляющие персоналом – это самостоятельная группа специалистов-менеджеров, главные цели которых – повышение производственной творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программы его развития. Зарубежный опыт показывает: руководитель службы УП предприятия наделен широкими полномочиями, является членом правления акционерного общества (фирмы) и активно влияет на политику предприятия.
Считается, что руководитель кадровой службы должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым; общительным; убедительным; справедливым; скромным; строгим; доступным; с многосторонним образованием; способным к размышлению; дипломатом; психологом; добрым советчиком; гуманистом; обладать интуицией; уметь слушать и внушать доверие.
Профессиональный профиль менеджера по персоналу определяется совокупностью требований внешней среды, внутренней среды организации и функциональным содержанием его профессиональной деятельности.
Исследователями были выделены 11 ключевых областей компетентности менеджера по персоналу, обеспечивающих эффективность его профессиональной деятельности.
1. Этичность – уважение прав личности, ответственность, надежность, честность и справедливость.
2. Коммуникабельность– умение эффективно использовать речевые и другие выразительные средства для достижения взаимопонимания и взаимодействия с партнерами.
3. Умение слушать – способность адекватно воспринимать, усваивать и использовать информацию, получаемую в процессе устной коммуникации.
4. Контактность – умение инициировать, устанавливать и поддерживать деловые и творческие партнерские отношения.
5. Командная ориентация – понимание необходимости совместной деятельности, стремление и умение работать во взаимодействии с другими людьми, способность привлечь людей и организовать совместную деятельность.
6. Добросовестность– предъявление высоких требований к себе и к результатам своей работы, развитое чувство персональной ответственности.
7. Рассудительность – способность принимать взвешенные, реалистичные и обоснованные решения.
8. Результативность - ориентация на получение результата, стремление достигать практического эффекта в любых действиях.
9. Настойчивость – способность прогнозировать и преодолевать препятствия и ограничения, появляющиеся на пути достижения результата.
10. Уверенность в себе – устойчивая позитивная самооценка, позволяющая сохранять стабильность и адекватность в сложных или изменяющихся обстоятельствах и решать неординарные задачи.
11. Преданность организации и деловая ориентация – принятие организационных норм и готовность следовать им, ориентация на достижение организационных целей, увлеченность работой и ответственность за ее качество и результаты.
Таковы деловые и личные качества менеджера по персоналу. Но при отборе сотрудников для работы в службе персонала следует учитывать их специализацию. Соответственно набор необходимых качеств и характеристики конкретного специалиста могут различаться в зависимости от выполняемых функций.
Для работы по документальному оформлению трудовых отношений (инспектор по кадрам) работнику достаточно иметь среднее профессиональное образование, которое можно получить в техникуме по делопроизводству и праву. Каждый работник должен быть в состоянии выполнять любой вид работы. Работу делят на участки тогда, когда ее много и когда в отделе много работников.
Для работы по управлению трудовыми отношениями необходимы три условия: высшее образование с квалификацией менеджер по персоналу; разделение труда; большой опыт работы.
Специалисту для того, чтобы управлять трудовыми отношениями, необходимо знать как минимум основы таких наук, как юриспруденция (трудовое право), социология (социология труда), экономика труда, менеджмент, педагогика и психология (педагогика взрослых), документоведение и документационное обеспечение управления, психотерапия, психология (психология управления), социальная психология, экономика и социология труда, психология труда и инженерная психология.
Работник, который принимается на работу по управлению персоналом, должен иметь высшее образование по специальности 062100 «Управление персоналом» либо по отдельным из перечисленных специальностей (юриспруденция, социология, психология). Если в кадровой службе работают специалисты, не имеющие высшего образования по указанным специальностям, то выход из этого несоответствия может быть один – работник должен поступить на учебу в вуз по заочной форме обучения.
В новых условиях работники кадровой службы должны соответствовать следующим требованиям: быть способными понимать социально-экономические и технологические процессы, происходящие в стране и за рубежом, и уметь научить этому других; обладать специальными знаниями в области организации производства, в частности эффективных методов труда; уметь обращаться с современной вычислительной техникой; понимать социальные показатели, чтобы заранее определять влияние того или иного фактора на жизнь отдельного человека и коллектива в целом.