Сортировка списков и диапазонов
Excel предоставляет разнообразные способы сортировки данных. Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или убывающем порядке данных, с учетом или без учета регистра букв. Можно задать и свой собственный пользовательский порядок сортировки. При сортировке строк изменяется порядок расположения строк, в то время как порядок столбцов остается прежним. При сортировке столбцов соответственно изменяется порядок расположения столбцов.
Стандартные средства Excel по умолчанию позволяют сортировать данные по нескольким признакам .
Внимание! Перед тем, как производить сортировку, необходимо установить курсор на любую ячейку сортируемой таблицы.
Для демонстрации работы команды Сортировка будет использоваться созданная таблица на листе «Отчет».
Упражнение. Для сортировки данных списка по наименованию товаров в алфавитном порядке необходимо:
· Выделить блок ячеек В3:I18. Обратить внимание, что первая графа (№ п/п) таблицы не принимает участия в процессе сортировки, чтобы нумерация строк оставалась неизменной.
· 
На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрнажать кнопку Сортировка от А до Я.
· Снять выделение с диапазона ячеек в таблице.
В данном случае список отсортирован только по одному признаку сортировки (первый столбец в выделенном блоке ячеек), а строки упорядочены в соответствии с расположением наименований товаров по алфавиту.
Сортировка по нескольким столбцам
Упражнение. Отсортировать список сначала по наименованию магазина, а затем по виду продукции и виду оплаты, для чего необходимо выполнить следующие действия:
· На листе «Отчет» выделить блок ячеек В3:I18.
· На вкладке Данныев группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Сортировка.
· В окне Столбец выбрать «Наименование магазина» (это поле называется первым ключом сортировки), в окне Сортировка выбрать Значения,в окнеПорядок установить От А до Я. Нажать кнопку Добавить уровень (второй ключсортировки). В окне Столбец выбрать «Вид продукции» в окне Сортировка установить От Я до А.. Нажать кнопку Добавить уровень (третий ключ сортировки) В окне Столбец выбрать «Вид оплаты (нал./безнал.)», в окне Сортировка выбрать Значения, в окнеПорядок установить От А до Я. Второй ключ используется, если обнаруживаются повторения в первом, а третий – если повторяется значение и в первом, и во втором ключе.
· Нажать ОК.
· Снять выделение с таблицы и просмотреть результат на экране.
Аналогичными способами сортируются данные по столбцам таблицы, только при этом в окне Параметры сортировки необходимо установить переключатель Сортировать столбцы диапазона.
Промежуточные итоги
Довольно часто на практике приходится анализировать данные части таблицы или списка по определенным критериям. Для решения этой проблемы Excel предлагает операцию подведения промежуточных итогов. Только после выполнения сортировки данных таблицы можно использовать кнопку Промежуточные итоги из группы Структура на вкладке Данные, чтобы представить различную итоговую информацию. В результате этого в таблицу будут добавлены строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка, при этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне группы, а так же общие итоги.
Команда Промежуточные итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Вместо того чтобы рассматривать множество строк данных, можно закрыть любой из уровней и опустить тем самым ненужные детали.
Упражнение. В качестве промежуточных итогов необходимо определить сумму продаж каждого магазина, а также общий итог продаж для этого:
· Установить курсор в любую ячейку таблицы с данными.
· На вкладке Данныев группе СтруктуранажатькнопкуПромежуточные итоги.
· В окне При каждом изменении в выбрать «Наименование магазина».
· В окне Операция выбрать Сумма.
· В окне Добавить итоги по выбрать Сумма(проверить, чтобыв остальных полях флажки отсутствовали).
· Включить флажок Итоги под данными. Если флажок этого параметра установлен, то итоги размещаются под данными, если сброшен – над ними.
· Нажать ОК, снять выделение с таблицы и просмотреть результат на экране. Обратить внимание, что на рабочем листе слева от нумерации строк таблицы появились уровни группировки, обозначенные цифрами 1,2 и 3. Уровень 1 и 2 позволяет просматривать итоги без вложенных данных, а уровень 3 показывает все итоги с соответствующими данными. Аналогичные результаты можно просмотреть, используя кнопки, обозначенные знаками «минус» и «плюс».
Упражнение. Дополнительно к подведенным итогам необходимо подсчитать суммы, полученные магазинами за продажу аудио- и видеопродукцию, для этого:
· Убедиться, что на рабочем листе установлен третий уровень просмотра итогов (с вложенными данными).
· Установить курсор в любую ячейку таблицы с данными.
· На вкладке Данныев группе СтруктуранажатькнопкуПромежуточные итоги.
· В окне При каждом изменении ввыбрать «Вид продукции».
· В окне Операция выбрать Сумма.
· В окне Добавить итоги по выбрать Сумма (проверить, чтобы ничего другого выбрано не было).
· Обратить внимание, что в поле Заменить текущие итоги флажок должен отсутствовать. Нажать ОК.
· Снять выделение с таблицы и просмотреть результат на экране.
· Убрать полученные итоги, предварительно установив курсор в таблицу, и на вкладке Данныев группе СтруктуранажатькнопкуПромежуточные итоги.
· В открывшемся окне нажать кнопку Убрать все.