Требования к оформлению текстовых документов

Выпускная квалификационная работа состоит из пояснительной записки.

Объём пояснительной записки должен составлять не более 120 страниц рукописного текста формата А4.

Пояснительная записка оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105 – 95 «Общие требования к текстовым документам» и ЕСКД.

Пояснительная записка может быть написана от руки пастой черного цвета или набрана в текстовом редакторе Microsoft Word (шрифт Times New Roman, размер (кегль) 14, междустрочный интервал – полуторный, выравнивание текста – по ширине страницы).

Текст пояснительной записки располагается на листах с соблюдением следующих размеров полей:

• левое – 30 мм;

• правое – 15 мм;

• верхнее – 20 мм;

• нижнее – 20 мм.

В соответствии с ГОСТ 2.105 – 95 текст документа должен быть кратким, чётким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова – «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т.п.

В пояснительной записке должны применяться научно-технические термины, определения и обозначения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе. Не следует загромождать пояснительную записку повторениями известных доказательств, выписками из учебников и другой технической литературы.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком использованных источников) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

в тексте документа не допускается:

• применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

• применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

• применять произвольные словообразования;

• применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

• сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

• в тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

• применять математический знак минус ( - ) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);

• применять знак «Æ» для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещённых в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак «Æ»;

• применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), ≥ (больше или равно), ≤ (меньше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);

• применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316. Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нём должен быть приведён перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.

Перечень сокращений, символов, условных обозначений выделяется в виде отдельного списка. Сокращения, условные обозначения, повторяющиеся в тексте меньше трёх раз, не требуют отдельного списка; их расшифровку дают в тексте при первом использовании.

В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.

Наряду с единицами системы СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешённых к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.

В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счёта следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счёта от единицы до девяти – словами.

Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то её указывают только после числового значения, например, 1,50; 1,75; 2,00 м.

Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Примеры

От 1 до 5 мм.

От 10 до 100 кг.

От плюс 10 до минус 40 0С.

Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать 1/4״; 1/2״ (но не ; ).

При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 5/32; (50А – – 4С)/(40В + 20).

Разделы пояснительной записки должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделённых точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нём должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделённых точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Теоретические аспекты коммерческой деятельности

1.1 Сущность, принципы и особенности коммерческой деятельности в условиях рынка

1.2 Особенности рынка продукции фирмы ХХХ

1.3 Формирование комплекса маркетинга как условие эффективности коммерческой деятельности

2 Анализ коммерческой деятельности

2.1		Нумерация пунктов второго раздела документа.
2.2

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделённых точками, например:

3 Рекомендации по совершенствованию коммерческой деятельности фирмы ХХХ

3.1 Рекомендации по совершенствованию товарной политики

3.1.1 3.1.2 3.1.3

Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа.

3.2 Рекомендации по совершенствованию политики продвижения

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис (пример 1) или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа (пример 2).

Пример 1

Типы отраслевой конкурентной структуры:

- свободная конкуренция;

- монополистическая конкуренция;

- олигополистическая конкуренция.

Пример 2

а) Виды монополий:

1) закрытая монополия;

2) открытая монополия;

б) Признаки монополистической конкуренции:

1) количество участников;

2) высокие цены;

в) Виды конкуренций

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны чётко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчёркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом – 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 2 интервала, при выполнении рукописным способом – 8 мм.

Каждый раздел текстового документа начинается с нового листа (страницы).

Слова «Реферат», «Содержание», «Введение», «Заключение», «Список использованных источников» записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включённые в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.

Нумерация страниц пояснительной записки и приложений, входящих в ее состав, должна быть сквозная. Нумерация страниц начинается с четвертой, т.е. с реферата. Нумерация страниц располагается внизу, в центре листа.

Рисунки и таблицы, которые располагаются на отдельных листах, включают в общую нумерацию.

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации могут быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1».

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например – Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделённых точкой. Например – Рисунок 1.1.

При ссылках на иллюстрации следует писать «… в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «… в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 – Ассортимент предприятия.

Рисунки должны размещаться сразу после ссылки на них в тексте пояснительной записки дипломного проекта. Рисунки следует размещать так, чтобы их можно было рассматривать без поворота дипломного проекта. Если такое размещение невозможно, рисунки располагаются так, чтобы для их рассматривания надо было повернуть дипломный проект по часовой стрелке. Не рекомендуется помещать в пояснительную записку рисунки, размер которых превышает формат А4. Образец оформления представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Процесс передачи информации «ООО «Бэхетле»

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

На рисунке 2 приведен пример оформления таблицы.

Таблица___– _______________________________

(номер) (название таблицы)

			Заголовки граф
				Подзаголовки граф
					Строки (горизонтальные ряды)
Боковик (графа для заголовков)	Графы (колонки)

Рисунок 2 – Пример оформления таблицы

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделённых точкой.

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием её номера.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном лице.

Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Таблицу, в зависимости от её размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на неё, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, её делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют её головку и боковик. При делении таблицы на части допускается её головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы. Если таблица оканчивается, то пишут слова «Окончание таблицы» с указанием номера (обозначения) таблицы.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Пример оформления представлен на рисунке 2. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном лице.

Если в конце страницы таблица прерывается и её продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу не проводят.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют головку таблицы.

Таблица … – Матрица формирования конкурентной карты рынка

Классификация группы по доле рынка	Классификация групп по темпу рост рыночной доли
лидеры рынка	Претендент на лидерство	последователь

Продолжение таблицы …

Классификация группы по доле рынка	Классификация групп по темпу рост рыночной доли
лидеры рынка	Претендент на на лидерство	последователь

Окончание таблицы …

Классификация группы по доле рынка	Классификация групп по темпу рост рыночной доли
лидеры рынка	претендент на лидерство	последователь

Рисунок 3 – Пример оформления таблицы

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на них. При делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу в соответствии с рисунком 3.

Таблица … – Матрица формирования конкурентной карты рынка

Классификация группы по доле рынка	Классификация групп по темпу рост рыночной доли
лидеры рынка	претендент на лидерство	последователь

Окончание таблицы …

Рисунок 4 – Пример оформления таблицы

При необходимости нумерация показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием в соответствии с рисунком 4. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. порядковые не представляют.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например D – диаметр, H – высота, L – длина.

Ограничительные слова «более», «не более», «менее», «не менее» и др. должны быть помещены в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы измерения, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая.

Обозначение единицы измерения, общей для всех данных в строке, следует указывать после её наименования в соответствии с рисунком 4. Допускается при необходимости выносить в отдельную строку (графу) обозначение единицы измерения.

Если в графе таблицы помещены значения одного и того же показателя, то обозначение единицы измерения указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы. Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз.

Если числовые значения показателей в графах таблицы выражены в разных единицах измерения, их обозначения указывают в подзаголовке каждой графы.

Обозначения, приведённые в заголовках граф таблицы, должны быть пояснены в тексте или графическом материале документа.

Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками в соответствии.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее кавычками в соответствии с рисунком 4. Если предыдущая фраза является частью последующей, то допускается заменить её словами «То же» и добавить дополнительные сведения.

Числовое значение показателя проставляют на уровне последней строки наименования показателя в соответствии с рисунком 4.

Значение показателя, приведённое в виде текста, записывают на уровне первой строки наименования показателя в соответствии с рисунком 4.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел по всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример

Относительный показатель конкурентоспособности предприятия (К), вычисляют по формуле:

(1)

где Бф – балльная оценка анализируемого предприятия;

Бк – балльная оценка конкурента.

Формулы, следующие одна за другой и не разделённые текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причём знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «×».

В документах, издаваемых нетипографским способом, формулы могут быть выполнены машинописным, машинным способами или чертёжным шрифтом, высотой не менее 2,5 мм. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают – (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например, … в формуле (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими шрифтами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделённых точкой, например (3.10).

Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O.В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата А3, А4×3, А4×4, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделён на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения. Приложения должны иметь общую с остальной частью пояснительной записки сквозную нумерацию страниц. Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

Приложениям или книгам, выпущенным в виде самостоятельного документа, обозначение присваивают как части документа с указанием в коде документа её порядкового номера. Если приложение или книга имеют титульный лист, то на нём под наименованием документа указывают слово «Приложение» и его обозначение в случае двух и более приложений, например «Приложение Б» или «Книга» и её порядковый номер, например «Книга 6».

Пояснительная записка вкладывается в специальную папку, имеющую три отверстия для закрепления тесьмой. Надпись на обложке папки должна соответствовать пояснительной записке. Например, «Дипломный проект», если выполнен проект; «Дипломная работа», если выполнена исследовательская работа. На обложке верхнем правом углу наклеивается белый листок размером 10х6 см (рисунок 5).