Группирование элементов таблицы

Microsoft Excel позволяет группировать элементы в сводной таблице для того, чтобы создать один элемент. Например, для того, чтобы сгруппировать месяцы в кварталы для построения диаграммы или для печати.

Для группирования элементов таблицы необходимо:

¯ выделить строки или столбцы, которые будут подчинены итоговой строке или столбцу (это будут строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать);

¯ в меню Данные выбрать пункт Группа и структура;

¯ выбрать пункт Группировать.

Так можно создать все необходимые уровни структуры. Например, таблица на рис.27 содержит 3 уровня детализации. Третий уровень скрывает строки 2-4 и 6-8, второй – скрывает строки 2-9. Таким образом, первый уровень детализации содержит только строки 1 и 10. Для перехода между уровнями используются кнопки с соответствующими цифрами в верхнем левом углу таблицы.

Чтобы снять группирование, следует выделить необходимые элементы, выбрать пункт Группа и структура меню Данные, затем пункт Разгруппировать.

Рис.27

Работа с окнами

Разделение окон

Иногда необходимо одновременно просматривать различные части большой таблицы. Для этого следует разделить окно таблицы на подокна одним из следующих способов.

¯ Установить указатель мыши на горизонтальную или вертикальную вешку разбиения (рис.28) (он примет вид двунаправленной стрелки) и перетянуть в нужное место. Размеры подокон можно изменять, перетягивая вешку разбиения.

¯ Выделить столбец или строку, по которой следует разделить окно. Для разделения окна на 4 части необходимо выделить ячейку, по которой нужно выполнить разделение. Затем в меню Окно выбрать команду Разделить. Окно разделится горизонтально по строке над выделенной ячейкой и вертикально по столбцу слева от нее.

Чтобы отменить разделение окон, следует в меню Окно выбрать команду Снять разделение или дважды щелкнуть на вешке разбиения.

Создание нового окна

С помощью команды Новое меню Окно можно создать дополнительное окно для активной рабочей книги, чтобы просматривать различные части рабочей книги одновременно. В этом случае в заголовке окна после имени рабочей книги через двоеточие указывается номер нового окна. Например, второе окно рабочей книги Отчет будет названо Отчет:2.

Упорядочить окна рабочей книги можно следующим способом. В меню Окновыбрать команду Расположить.В диалоговом окне Расположение окон (рис.29) выбрать подходящий вариант:

рядом – окна будут занимать равные части экрана;

сверху вниз – упорядочение горизонтальными полосами;

слева направо – упорядочение вертикальными полосами;

каскадом – упорядочение каскадом.

Если установить флажок только окна текущей книги, то размещаться будут только окна активной рабочей книги.

Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.

Фиксация подокон

Иногда необходимо зафиксировать одну часть таблицы. Например, зафиксировать заголовок таблицы, чтобы он всегда присутствовал на экране. Для фиксации только вертикальных или только горизонтальных заголовков следует:

¯ чтобы зафиксировать горизонтальные заголовки, выделить строку ниже заголовков;

¯ чтобы зафиксировать вертикальные заголовки, выделить столбец справа от заголовков;

¯ в меню Окно выбрать команду Закрепить области.

Для фиксации и вертикальных, и горизонтальных заголовков необходимо:

¯ выделить ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки (все строки выше выделенной ячейки и все столбцы слева от выделенной ячейки будут зафиксированы);

¯ в меню Окно выбрать команду Закрепить области.

Если разделить окно до фиксации подокон, они зафиксируются по их текущему месту, а не по активной ячейке.

Отменяется фиксация окон и подокон командой Снять закрепление областейменюОкно.

Рис.30