Структура текста документа

Структурными единицами текстовой информации являются: символ, слово, строка, абзац, предложение. Абзац – основная структурная единица текста документа. Заголовок – это тоже абзац, назначая ему один из 9 возможных уровней заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3...Заголовок 9), можно создавать иерархию заголовков, структурируя таким образом объёмные документы, разделяя текст на части, главы, разделы, параграфы, пункты, подпункты.

Структура текста небольших документов простая: обычно заголовок и текст, разбитый на абзацы по смыслу. Большие же документы имеют сложную структуру с многоуровневой иерархией заголовков.

В ТР Word имеется специальный режим работы со структурой документа – режим структуры (см. урок 17). В этом режиме можно легко просматривать структуру всего документа, изменять уровень вложенности заголовков и перемещать большие фрагменты текста путём перемещения соответствующих заголовков.

Оглавления и указатели

Чтобы лучше ориентироваться в структуре издания, быстро находить нужную информацию, в состав издания включают оглавления и указатели (см. урок 7). Создавать вручную оглавления, а особенно указатели, долго и тяжело. В ТР Word имеется возможность автоматического создания оглавлений докумен­тов, предметных указателей, списков иллюстраций.

Оглавление документапредставляет собой список заголовков документа с указанием страниц, где эти заголовки располагаются. Создается для просмотра тем документа и для быстрого перехода к нужному его разде­лу. Нужно понимать, что в оглавление программа Word включит заголовки, выделенные понятным для нее образом. Для этого всем заголовкам, которые следует включить в оглавление, следует назначить соответствующие стили (см. урок 21). После того как будут назначены стили, нужно дать команду на создание оглавления (на вкладке Оглавление диалогового окна Оглавления и указатели, открывающегося по команде Вставка | Ссылка | Оглавления и указатели.Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, доба­вит соответствующие номера страниц и сформирует оглавление в документе. Оглавление может располагаться в начале или в конце издания. Каждая строка оглавления может быть оформлена в виде ссылки, по щелчку левой кнопкой мыши курсор будет установлен на нужной странице. Это очень удобно для электронного издания.

Не только издания (печатные или электронные), но и длинные документы более удобны, если они содержат указатели ключевых слов и фраз.

Чтобы сформировать предметный указатель,нужно сначала также указать программе на будущие элементы указателя — слово или фразу, — которые следует включить в предметный указатель. Для этого нужно выделить эле­мент и нажать комбинацию клавиш <Alt>+<Shift>+<X>. При этом в текст документа будет вставлено специальное поле — код метки для указателя. Его видно, если включен режим непечатаемых символов. Помечать элементы указателя лучше после того, когда текст документа будет полностью отредактирован. А дальше нужно провести сборку указателя.

Алгоритм создания указателя

1. Выделить текст (слово, фразу).

2. Нажать комбинацию клавиш Altl+Shift+X.
На экране появится диалоговое окно «Определение элемента указателя», выделенный текст будет отражён в поле «Основной элемент».

3. Щёлкнуть по кнопке Пометить (в режиме отображения непечатаемых

символов элемент указателя будет помечен специальным значком).

4. Не закрывая окно «Определение элемента указателя», повторить указанные действия с очередным элементом списка.

5. Перейти на последнюю страницу документа.

6. Установить курсор в то место, где должен быть указатель.

6. Вставить разрыв страницы и ввести заголовок для указателя (если указатель включён в оглавление, то использовать стиль заголовка).

7. Выполнить команду Вставка | Ссылка | Оглавление и указатели.

8.На вкладке Указателиуказать формат и соответствующие параметры (способ выравнивания номера страницы, тип заполнителя, число колонок и др.).

Многоколоночный текст

В периодических изданиях, в книгах специального назначения (например, справочниках, словарях, энциклопедиях) текст набирается в несколько колонок. В колонках текст перетекает из нижней части одной колонки в верхнюю часть следующей колонки. Колонка получается делением полосы набора по вертикали на две или несколько частей. Между колонками имеется промежуток, называемый средником.

Алгоритм создания колонки

1. Выделить требуемый фрагмент текста.

2. Выполнить команду Формат | Колонки (или щ. по кн. Колонки на панели инструментов Стандартная).

3. В открывшемся диалоговом окне указать число колонок, задать их точную ширину и ширину промежутка.

4. Можно задать разделительную линию между колонками.

Изменить ширину колонок и промежутки между ними можно потом путём перетаскивания соответствующих маркеров колонок на горизонтальной линейке.

Если нужно расположить в колонки только часть текста, то эту часть текста необходимо выделить, выполнить команду Формат | Колонки(или щ. по кн. Колонки на панели инструментов Стандартная), указать необходимые параметры, ОК.

Если нужно создать общий заголовок над несколькими колонками, то в начале самой левой колонки нужно ввести заголовок, нажать клавишу <Enter>, а затем выделить текст заголовка. После этого в диалоговом окне Колонки выбрать одну колонку (или использовать кнопку Колонки на панели инструментов Стандартная). Также оформляется фрагмент текста или рисунок вразрез колонок.