Правила оформления пояснительной записки
Пояснительную записку оформляют на листах формата А4 (210х297 мм). Допускается использование формата АЗ (297х420 мм), когда это необходимо.
Пояснительную записку выполняют рукописным, машинописным или машинным (при помощи компьютерной техники) способом на одной стороне листа белой бумаги.
При машинописном способе страницу заполняют через 1,5 интервала; при машинном - из расчета не более 40 строк на странице при условии равномерного ее заполнения и высоте букв не менее Ь=2,5 мм.
Текст записки следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: верхнее, левое и нижнее - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм.
В записке должны быть четкие, не расплывчатые линии, буквы, цифры и другие знаки. Все буквы, цифры и знаки должны быть выполнены черными чернилами по всей записке.
Ошибки, описки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закраской белой краской и нанесением на том же месте или между строк исправленного изображения машинописным способом или от руки.
Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.д.), и документы, содержащие текст разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.д.).
Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).
Каждый пункт, подпункт и перечисление записываются с абзацного отступа.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.
Заголовки структурных элементов записки и заголовки разделов следует располагать в середине строки и печатать прописными буквами без точки в конце, не подчеркивая. Заголовки подразделов, пунктов и подпунктов записки следует начинать с абзацного отступа и печатать кроме первой прописной строчными буквами, не подчеркивая, без точки в конце. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении записки рукописным способом должно быть 15 мм., при машинописном способе -3,4 интервалам, при машинном - не менее двух строк
Расстояние между основаниями строк заголовка, а также между двумя заголовками принимают таким же, как в тексте.
Каждый раздел текстового документа следует начинать с нового листа.
Переносы слов в заголовке не допускаются.
Структурные элементы «Реферат», «Перечень условных обозначений, символов, единиц, сокращений и терминов», «Введение», «Выводы», «Перечень ссылок» не нумеруют, а их наименования служат заголовками структурных элементов.
Разделы, подразделы, пункты, подпункты следует нумеровать арабскими цифрами.
Разделы записки должны иметь порядковую нумерацию в пределах изложения сути, например 1, 2, 3, и т.д.
Подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела
Номер подраздела состоит из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой.
После номера подраздела точку не ставят, например 1.1, 1.2 и т.д.
Пункты должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела или подраздела, например, 1.1, 1.2 или 1.1.1, или 1.1.2 и т.д.
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста.
Иллюстрации (чертежи, рисунки, графики, схемы, диаграммы, фотоснимки) следует располагать в пояснительной записке непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в записке. При ссылках на иллюстрации следует писать «...в соответствии с рисунком 1.2».
Иллюстрация обознается «Рисунок - », которое вместе с названием иллюстрации помещают после поясняющих данных, например: «Рисунок 3.1 - Схема размещения».
Пример оформления таблиц:
Таблица *.* - **************************************
| "Шапка" таблицы | |||||||
Продолжение таблицы *.*
Формулы и уравнения располагают непосредственно после текста, в котором они упоминаются, посередине страницы.
Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки.
Формулы и уравнения в записке следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах раздела.
Номер формулы или уравнения состоит из номера формулы или уравнения, разделенных точкой, например, формула (5.3) -третья формула пятого раздела.
Номер формулы или уравнения указывают на уровне формулы или уравнения в скобках в крайнем правом положении на строке.
Пояснение значений символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу или уравнение, следует приводить непосредственно под формулой в той последовательности, в которой они даны в формуле или уравнении.
Пояснения каждого символа и числового коэффициента следует давать с новой строки. Первую строку пояснений следует начинать с абзаца словом «где» без двоеточия. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки:
Переносить формулы или уравнения на следующую строку допускается только на знаках выполненных операций, причем знак операции в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы или уравнения на знаке операции "умножение" применяют знак «х».
Формулы, следующие одна за другой, и не разделенные текстом, отделяют запятой.