Практична робота № 28 Тема

Access. Реляційні таблиці, запити, форми. Оформлення звітів.

Мета

Уміти створювати реляційні запити, оформляти звіти, нала­годжувати реляційні зв'язки між таблицями.

План

1. Реляційний запит.

2. Автозвіт.

3. Майстер звітів.

4. Конструктор звітів.

Теоретичні відомості

Дві або більше таблиці, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв'язок, називаються реляцій-ними. Приклади реляційних таблиць: Оцінки і Адреси, Оцінки і Телефони, Клієнти і Замовлення. Перша пара таблиць характери­зується зв'язком один до одного по полю Номер, друга і третя — один до багатьох по полях Прізвище і Код клієнта відповідно. Такі зв'язки встановлюються під час створення підпорядкованої

форми чи запиту на відшукання записів без підпорядкованих. Реляційні зв'язки дають змогу звести до мінімуму дублювання одних і тих же даних (полів) у різних таблицях.

Для реляційного зв'язку зазвичай використовують поле таблиці, значення в якому не повторюються, наприклад, поле типу лічиль­ник, числове поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою з головного меню Редагувати <=> Ключове поле або командою з контекстного меню поля). Відповідне поле другої таблиці може бути неключовим — воно має назву поля зовнішнього ключа.

Задавши ключове поле в першій таблиці, можна налагоджу­вати зв'язки між таблицями командою Сервіс => Схема даних.

За допомогою вікна Додати таблиці вибирають і долучають потрібні таблиці у вікно Схема даних. Зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву однотипного поля в іншій, між якими встановлюється від­повідність один до одного, один до багатьох чи багато до багатьох. У вікні Зв'язки потрібно увімкнути перший перемикач Забезпе­чити ЦІЛІСНІСТЬ даних ^ ОК. Після натискання на кнопку ОК зв'язок між таблицями буде відображений графічно (рис. 56).

Зв'язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв'язку і натиснувши на клавішу Deleteна клавіатурі. Після цього можна встановити інший тип зв'язку між таблицями. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв'язків, давши відповідь Так на відповідний запит програми.

Реляційними є також форми, запити і звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях. Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори, у вікно конструктора додають таблиці і формують зв'язки, якщо вони не були задані раніше. Після цього у бланк конструктора заносять

назви полів з різних таблиць (методом пере­тягування чи іншим).

Рис. 56. Зв'язок один до одного.

Розглянемо прин­ципи створення звітів. Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з ви­могами стандартів чи замовника і виведення їх на папір (рис. 57).

Словник

Є такі засоби створення звітів: 1) конструктор (не для початківців); 2) майстер звітів; 3) автозвіти.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформля-ють вручну за допомогою конструктора.

Рис. 57. Приклад звіту.

Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі вони є обов'язковими), які створює конструктор, а саме:

Ф заголовок звіту;

4 верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);

4 заголовок групи (якщо записи групуються);

4 область даних;

4 нижній колонтитул (повторюється на усіх сторінках);

4 примітки.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. У колонтитулі можна помістити будь-яку обчислювальну функцію бази даних, наприклад, для вставляння дат, номерів сторінок тощо. Дані редагувати у звіті не можна.

Autoreport/Tabular Preview Report Wizard Available Fields Selected Fields Layout Grouping Options Tools/Relationship Primary Key Add Tables Relationshi ps Enforce Integrity One-to-one

Автозвіт/Рядковий Попередній огляд Майстер звітів Доступні поля Відібрані поля Макет Групування Сервіс/Схема даних Ключове поле Додати таблиці Зв'язки Забезпечити цілісність Один до одного

Автоотчет/Ленточньїй Просмотр предварит. Мастер отчетов Доступньїе поля Внбранньїе поля Макет

Группировка Сервис/Схема данньїх Ключевое поле Добавление таблиц Связи

Обеспечение целестности Один к одному

Хід роботи

1. Запустіть програму Access і відкрийте БД, що містить
таблиці Рейтинг та Адреси.

2. Відкрийте по черзі конструктори цих таблиць і зробіть
поле Номер у них ключовим.

3.

Виберіть поле і клацніть на кнопці з зображенням ключа. Створіть реляційний запит.

У бланк конструктора вставте ці дві таблиці. Між ними авто­матично встановиться зв'язок один до одного по полю Номер. У запиті повинні бути такі поля з двох таблиць: Номер, Група, Пріз­вище, Ім'я, Вулиця з таблиці Адреси і поле Сума з таблиці Рейтинг. Задайте режим впорядкування за спаданням рейтинга (поле Сума).

4. 5.

6. 7.

Запустіть запит на виконання і перегляньте результати. Змініть тип запиту на утворення нової таблиці, утворіть її з назвою Облік.

8. 9.

Упорядкуйте таблицю Облік за спаданням значень поля Сума і додайте поле з назвою Місце (тип лічильник). Перегляньте таблицю.У кого зі студентів 5-й рейтинг? Утворіть рядковий автозвіт на базі таблиці Облік.Вікно БД О Закладка ЗВІТИ <=> СТВОРИТИ О АВТОЗВІТ: РЯДКОВИЙ °=> Виберіть таблицю Облік => ОК. Розгляньте звіт.

10.

11.

12. Почніть створювати Звіт2 за допомогою майстра звітів.

Виконайте команду Попередній ОГЛЯД. Розгляньте структуру звіту.Перейдіть у режим конструктора. Закрийте конструктор і збережіть звіт з назвою Звіті.

Вікно БД <=> Закладка Звіти О Створити О Майстер звітів <=> Облік О ОК. Виконайте всі вимоги майстра (див. пункти 13-18).

13. Сформуйте структуру звіту з таких полів і в такому порядку:
Група, Прізвище, Ім'я, Сума, Місце.

Вибирайте по черзі поля у вікні Доступні ПОЛЯ і натискайте на кнопку з позначкою > <^> Дзлі.

14. Задайте групування записів у звіті по полю Група і натисніть
на кнопку Далі.

Задайте групову операцію — обчислення середнього значення по полю Сума для кожної групи.

15. Упорядкування можете не задавати (Далі).

16. Задайте вигляд макета звіту.

Макет задайте ступінчастий (табличний), орієнтацію книжкову, увімкніть режим налаштовування ширини полів для розміщення звіту на одній сторінці (за замовчуванням усе це вже повинно бути задано) •=> Далі.

17. Виберіть стиль, який вам більше до вподоби (Далі).
Який стиль ви вибрали?

18. Звіту дайте ім'я Звіт2, перемкніть звіт у режим перегляду і
натисніть на кнопку Готово.

19. Розгляньте звіт і його структуру.

20. Змініть структуру звіту у режимі конструктора так, щоб
покращити вигляд звіту:

1) клацніть один раз у вікні заголовка групи (виберіть назву
групи Група) і зменшіть заголовок методом зменшення об'єкта;

2) зменшіть і вигідніше розташуйте (перетягніть) інші об'єкти
на свій розсуд;

3) перемістіть через буфер обміну об'єкт Група з верхнього
колонтитулу в заголовок групи;

4) розмалюйте різними кольорами різні структурні частини звіту;

5) задайте прізвища товстим шрифтом 16 пунктів;

6) зробіть інші зміни на свій розсуд.

Рекомендація. Перемикайте режими Конструктор на Взірець і навпаки, щоб оглянути результати кожного кроку.

21. Перепишіть у зошит останній рядок звіту.

22. Розгляньте базу даних "Склад" і задайте зв'язок між
таблицями Клієнти і Замовлення по полю Код клієнта.
Зробіть поле Код клієнта ключовим і створіть зв'язок. Пере­
конайтеся, що тип зв'язку буде один до багатьох.

23. Придумайте структуру звіту для БД "Склад" і створіть його.

24. Покажіть викладачеві і збережіть звіт.

25. Закінчіть роботу. Здайте звіти.

Контрольні запитання

1. Що таке реляційні таблиці?

2. Як налаштовувати реляційні зв'язки?

3. Яке призначення ключового поля?

4. Як додати дві таблиці в конструктор запиту?

5. Як зв'язати два поля у двох таблицях?

6. Яке призначення звітів?

7. Які є способи утворення звітів?

8. З яких частин складається звіт?

9. Що таке реляційний запит?

10. Якою командою задають реляційні зв'язки?

11. Як зліквідувати зв'язок таблиць?

12. Який спосіб утворення звітів є оптимальним для початківців?

13. Для чого призначений верхній колонтитул?

14. Як вибрати об'єкт у полі конструктора звіту?

15. Як змінити шрифт тексту всередині об'єкта?

16. Наведіть приклад зв'язку один до одного між таблицями.

17. Для чого встановлюють зв'язки між таблицями?

18. Що таке реляційний звіт?

19. У чому полягає комбінований спосіб створення звіту?

20. Як перемістити об'єкт на сторінці в режимі конструктора
звіту?

21. Як розмалювати частини звіту різними кольорами?

22. Що таке реляційна форма?

23. У яких випадках записи у звіті групують?

24. Наведіть ознаки, за якими можна групувати записи у звітах.
" 25. Як перемкнути режим конструктора і перегляду взірця звіту?

26. Для чого призначений Попередній ОГЛЯД?

27. Що таке книжкова й альбомна орієнтація сторінки звіту?

28. Яка різницяіміж таблицею, формою і звітом?

29. Як змінити тип зв'язку між таблицями?

30. Чи можна редагувати дані у звіті?

31. Чи можна редагувати підписи полів у звіті і як?

32. У якій частині звіту можна поставити свій підпис як вико­
навця звіту?

33. Як змінити структуру звіту?

34. Конструктор звіту має панель елементів майже таку, як і
конструктор форм. Як нарисувати прямокутник навколо рейтинго-
вої суми?

35. Яка різниця між таблицею і звітом?

Розділ VI