Система керування базами даних Access

Практична робота № 23 Тема

Access. Створення бази даних у вигляді реляційних таблиць.

Мета

Уміти створювати структуру таблиці, модифікувати її, вводи­ти дані в таблицю.

План

1. Створити структуру таблиці Оцінки.

2. Ввести дані в таблицю Оцінки.

3. Виконати дії над записами: вилучення, доповнення, сорту­
вання.

4. Модифікувати структуру таблиці і ввести нові дані.

5. Створити таблицю Телефони.

6. Створити таблицю Адреси.

7. Проаналізувати зв'язки між таблицями.

Задача "Успішність"

Створити базу даних з трьох таблиць: Оцінки (рис. 50), Теле­фони і Адреси з даними для восьми-десяти осіб (учнів чи студентів).

Теоретичні відомості

База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, про­позиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД складається з таких етапів:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури і даних;

4) відшукання інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Рис. 50. Зразок розв'язування задачі про успішність.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Ac­cess, FoxPro, dBase-системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СКБД).

В Access база даних — це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі, які розглядатимемо далі.

Розглянемо структуру таблиці (рис.50). Таблиця складається з рядків і стовпців. Рядки називаються записами.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетво­рення тощо. Поле має ім'я, значення, характеризується типом і низкою властивостей. Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів, які можуть зустрічатися в різних задачах.

Назва поля Номер Прізвище Телефон Дата Народж Меморандум Оклад Нагороди Біографія Фотографія Посада

Тип поля Значення поля

Лічильник 7

Текстовий Боженко

Числовий/Текстовий 972216

Дата MEMO Грошовий Логічний Гіперпосилання Об'єкт OLE

24.12.75 текст про хобі 290 грн. має або немає текстовий файл графічний файл

Майстер підстановки інженер

Назви полям дає користувач, назви типів е стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле. Наприклад, у випадку оцінок умова на значення поля може бути 2 or 3 or 4 or 5, а повідомлення у випадку помилки під час введення "Таких оцінок немає". Це повідомлення отримуватиме користувач, якщо він введе у таке поле як оцінку число 6 тощо.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру ви­значає користувач під час аналізу конкретної задачі.

Рис. 51. Головне вікно бази даних в Access 97.

Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми Access треба виконати таку послідовність команд:

У вікні Microsoft Access увімкнути першу радіокнопку Нова (Blank) база даних =>ОК => Вибрати потрібну папку і надати назву файлові =>Створити о В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці => Створити.

Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша: Файл •=> Створити БД о На закладці Загальні вибрати піктограму Нова база даних ^> ОК і т.д... о Створити.

Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць, які є в БД. Назва файлу, наприклад studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД (рис. 51, в Access 2000 це вікно має дещо інший вигляд), а назви таблиць — на закладці Таблиці.

Є декілька способів створення таблиць:

4 режим таблиці;

Ф конструктор таблиці;

ф майстер таблиці;

f імпорт таблиці.

Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці.

У режимі конструктора користувач задає:

4 назви полів методом введення назв;

^ тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

Ф описи полів, які є необов'язковими;

^ властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення

Рис. 52. Вікно конструктора таблиці.

таблиці властивостей (рис. 52).

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити => Рядки. Виокремлене поле вилучають командою Редагувати => Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Телефони тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці => Виберіть назву => Відкрити.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Шири­ну стопвців і висоту рядків змінюють методом перетягування роз­межувальних ліній.

Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад, списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиці для відповідного поля у типі даних потрібно увімкнути майстра підстановки і створити (ввести) спи­сок даних. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю.

Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат => Заховати стовпець/Показати стовпець.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат => Зафіксувати чи вивільняють — Формат => Вивільнити всі стовпці.

Між таблицями можуть бути встановлені зв'язки. Коли ви виконайте практичну роботу і побудуєте таблиці Оцінки, Телефони і Адреси, то зверніть увагу, що між таблицями Оцінки і Адреси можна встановити зв'язок по полю НОМЕР типу один до одного і тоді програма буде однозначно розуміти, яка адреса в деякого студента. Між таблицями Оцінки і Телефони можна встановити зв'язок по полю Прізвище типу один до багатьох. Тоді програма зможе автоматично визначити для даного студента всі його номери телефонів. Для налагодження зв'язків між таблицями призначена команда Сервіс => Схема даних. Налагоджувати зв'язки будемо під час виконання останньої роботи (№ 28).

I

Словник

Database Create Tables Design View Field Name Data Type Description Field Properties AutoNumber View

База данньїх Создать ТаблицьІ Конструктор Имя поля Тип данньїх Описание Свойства поля Счетчик Вид Мастер подстановки Условие на значение

База даних

Створити

Таблиці

Конструктор

Ім'я поля

Тип даних

Опис

Властивості поля

Лічильник

Вигляд

Lookup Wizard Validation Rule Validation Text

Майстер підстановки

Умова на значення

Повідомлення про помилку Сообщение об ошибке

Хід роботи

1. Запустіть програму для опрацювання бази даних Access.

2. Створіть нову базу даних з іменем файлу — вашим прізви­
щем: Прізвище"!.

Діалогове вікно Access => Нова база даних => ОК => Виберіть свою папку і дайте файлові назву => Створити.

3. Розгляньте головне вікно БД. Які закладки є у ньому?
Активізуйте закладку Таблиці і виконайте команду Створити.

4. Виберіть режим конструктора таблиці.

У вікні Нова таблиця виберіть режим Конструктор => ОК — від­криється вікно конструктора з назвою Таблиця 1.

5. Утворіть структуру бази даних.

Введіть назви полів і задайте їхні типи: Номер (лічильник або числовий), Прізвище (текстовий), Ім'я (текстовий), Мат (число­вий), Інф (числовий), Фіз, Літ, Мова (числовий). Назви типів вводити не потрібно, клацніть у полі типу і користу­йтеся списком типів, а також вертикальним прокручуванням робо­чого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру. Для поля Мат задайте властивості: умову на значення та повідом­лення у разі помилки. Текст повідомлення придумайте самі.

6. Закрийте вікно конструктора таблиці (але не переплутайте
з вікном Access) і збережіть структуру таблиці на диску з
деякою назвою, наприклад, Оцінки.

Файл О Закрити => Так =>Замість назви Таблиця 1 введіть назву Оцінки О ОК. Відмовтеся поки що від ключового поля (натисніть на кнопку НІ).

7. Відкрийте створену таблицю для введення даних.

У головному вікні БД виберіть таблицю Оцінки і натисніть на кнопку Відкрити .

8. Уведіть у таблицю дані (10 хвилин).

Якщо потрібно, зменшіть ширину стовпців. Спробуйте у поле Мат

11Практикум

ввести неправильне значення оцінки. Закрийте вікно з повідом­ленням про помилку і введіть правильне значення оцінки.