История 113: Форматы мероприятий (продолжение)

Однажды на верхнем этаже гостиницы «Пекин» проходило «быстрое свидание». Девушки и юноши пересаживались от столика к столику, знакомясь и делая пометки на листочках. Они с интересом посматривали на двух длинноусых старичков в одежде китайских мастеров.

– Смотри, Шу, в чем проблема традиционных конференций. Они созываются для того, чтобы возникали новые контакты, новые идеи для бизнеса, сделки, связи, приводящие к новым идеям. Но в большинстве случаев люди уходят с теми же контактами, что и пришли. Мы держимся привычного, зоны нашего комфорта.

Есть ли смысл писать статью «10 способов познакомиться на конференции»? Разве такие рекомендации работают? Разве кому‑то помогли рекомендации «10 способов не есть после 20:00»?

Это задача организаторов – создать такие условия, в которых у участников не останется выбора, поскольку они поймут, что знакомство – часть сценария мероприятия. Надо сказать, что такое редко случается.

Мастер Бу и мастер Шу уселись за стойку бара «Та Й Маут», заказали себе по коктейлю с полезными травами и продолжили беседу.

– По аналогии со свиданиями не так давно появился формат speed netwоrking. Принцип тот же – два круга участников, ограниченное время на общение, перемещение за соседний стол. Это подходит не для всех аудиторий. Тем не менее, если стоит задача быстро познакомить всех со всеми, нет лучшего инструмента.

Есть еще два формата, которые я приберег на десерт.

Мастер Бу заказал себе второй коктейль и скептически посмотрел на Шу, еще потягивавшего первый. Прямо перед ними текло бесконечно движущееся Садовое кольцо. Бу нравилось жить в городе и наблюдать, как он живет в любое время года, дня и ночи. Вставая в четыре или в пять утра, он видел машины на дорогах и радовался этому. Возвращаясь поздно ночью, смотрел на другие автомобили и людей – дела в городе не заканчивались.

– Первый называется fishbowl conversation. – Бу взял листочек, ручку и нарисовал два круга стульев: внешний и внутренний. – Принцип следующий: выступающие сидят во внутреннем круге. Выступить может любой. Для этого один из стульев оставлен пустым. Если человек хочет присоединиться к дискуссии, сделать презентацию, он пересаживается во внутренний круг. В таком случае один из сидящих в центре покидает круг и пересаживается во внешний.

Это позволяет добиться двух целей: все находятся на одном уровне, мы демонстрируем, что мероприятие для равных. Нестандартная расстановка стульев ломает стереотипы, позволяя лучше сконцентрироваться на событии.

С другой стороны, мы регламентируем выступления, избегая ситуации, при которой говорят все одновременно. Все‑таки выход во внутренний круг требует уверенности в том, что ты собираешься сказать. Вопросы спикерам и всем участникам можно задавать и из внешнего круга.

Второй формат – knowledge cafe , или world cafe . Формат воркшопа, который начинается с общей презентации или серии презентаций по проблеме. Фасилитатор задает вопрос или серию вопросов по итогам презентации. Далее все участники разбиваются на небольшие группы для обсуждения основного вопроса.

Центральная идея в том, что группы (как в формате speed networking) меняются местами, оставляя одного человека на месте. К нему подсаживается другая группа, и они начинают обмениваться идеями. Формат позволяет одному члену маленькой группы остаться на месте, чтобы заразить идеями новую группу. Принцип, лежащий в основе knowledge cafe, – убеждение, что креатив – коллективный процесс, а большинство сто ящих идей – результат творчества нескольких человек, дополнявших идеи друг друга.

Можно в дополнение сделать пространство удобным для совместного творчества, например положить на столы большие листы бумаги, чтобы участники могли визуализировать свои идеи, записывать их и, возможно, проводить связи с идеями предыдущей группы.

И если уж речь зашла о визуализации, то это также один из трендов в организации деловых мероприятий. Специальный художник следит за программой, за ходом дискуссии и в виде простой инфографики резюмирует темы на одном большом полотне. В конце мероприятия помимо большой пачки презентаций спикеров участники могут получить одну картинку, на которой отражены все ключевые идеи мероприятия.

Упомяну, пожалуй, еще об одной инновации, находящейся на стыке евентизма и театра. Специальная группа актеров и режиссер после встречи с организаторами, с руководством компании делают мини‑постановку, отражающую ключевые проблемы компании или задачи, требующие коллективной работы и совершенствования. Например, кризисная ситуация в общении с Клиентом, коммуникация между отделами.

Постановка заканчивается в самый критический момент, и далее участники обсуждают, как должен повести себя тот или иной человек. Когда команда приходит к согласию, театральная постановка продолжается. Также один из слушателей может быть приглашен на сцену, чтобы заменить актера, сыграв финальную сцену. А другой желающий может сыграть ту же сцену, но иначе. Каждый раз в финале мы получаем разный итог.

Театральная постановка добавляет проблеме игровой оттенок. Очевидно, что так легче на нее взглянуть в поисках решения.

История 114: Концентрация

Мастер Бу наблюдал за гостями и за своими ощущениями на мероприятии. Вот, допустим, конференция.

Вы приходите, выпиваете чашку кофе, берете бейдж и блокнот, садитесь на стул или кресло, откидываетесь на спинку и входите в… режим мероприятия.

Вы здесь надолго, на полдня или на весь день. Это длинный путь, и вам должно быть комфортно. Вы готовы к спокойному течению мыслей. Вы расслабились, погрузились в свои раздумья. Вы готовы сделать все, кроме того, чего от вас ждут организаторы.

По сути, одна из целей организаторов – концентрация. Мы хотим, чтобы наши гости были сконцентрированы на мероприятии, которое мы делаем. На тех элементах, куда мы вложили свои силы, идеи и деньги.

В то же время, мы это знаем, у аудитории свои планы. Мысли о чем‑то личном, о собаке или новой машине, об отношениях и здоровье, о проблемах на работе. Наша аудитория, будучи формально «здесь», чаще всего очень далеко. Часть нашей работы – контроль за вниманием аудитории, какое бы мероприятие мы ни делали.

Поэтому главный вопрос, который евентист должен задавать себе во время мероприятия: «В какой момент моя аудитория уснет и как я буду с этим бороться?»

Есть много различных способов сделать это. Можно дать множество советов. Но, пожалуй, самое главное – сделать аудиторию частью мероприятия, так, что без участия аудитории мероприятие просто не состоится.

– Что не так с этим мероприятием? Почему люди скучают? – спросили мастера Бу.

Мастер Бу ответил:

– Когда вы поставили стул, стол, пригласили спикера, а напротив посадили слушателей, дело уже почти сделано. Мы привыкли спать в этом мире. Мы привыкли, что будет как угодно, но не интересно. Но мир с лектором и слушателями – только у нас в голове.

Подумайте о направлении коммуникации. Сейчас она идет сверху вниз, от вышестоящего к нижестоящему, от главного к подчиненному, от того, кто знает, к тому, кто не знает.

Одно из главных заблуждений в области специальных мероприятий – будто они делаются ради знаний. Знания – это книги, статьи, собственные исследования. Зачем вкладывать так много сил и времени, чтобы дублировать книги? Просто вышлите распечатки с данными.

Подумайте, что коммуникация может идти горизонтально, от одного слушателя к другому. Сделайте так, чтобы слушатели общались и делились опытом друг с другом. Разбейте их на группы такой величины, чтобы были представлены разные мнения. Дайте им задания, предложите алгоритм и сценарий дискуссии. Создайте ситуацию, в которой выскажется каждый участник.

После этого направьте коммуникацию снизу вверх, и пусть каждая группа расскажет всем о своих выводах. Соберите данные с каждой группы, объедините их в понятную инфографику, презентацию, статистику. Пусть данные станут известны в президиуме.

Это как раз тот случай, когда пригодятся приложения. Для сбора данных и мнений можно использовать специальное приложение, оперативно обрабатывающее данные, чтобы уже через несколько минут показать их на большом экране в основном зале.