Текущая документация и хранение документов

- Понятие номенклатуры дел

Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит плавления документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указания хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов. Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно, при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

Формирование дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол.

После окончания работы с документом он передаётся для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате. Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и подшиваются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечивает их сохранность. Документы после их исполнения группируют в дела, т.е. подшивают в отдельные папки. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В депо могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Изъятие документов организации, может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации. На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

14. Профессиональные требования к PR-специалисту

1) знание основ PR. В начале карьеры важно усвоить основы PR: введение в должность, инструктаж и приобретенный на работе опыт;

2)навыки планирования и оценки. Важно систематизировать свою работу и определить критерии оценки;

3)навыки письма. Безграмотные новостные материалы могут послужить поводом для критики в адрес организации;

4)презентационные навыки. Предстоит проводить различные мероприятия, где работник должен уметь выступать, делать объявления и т.п.;

5)навыки общения со СМИ. Специалист по PR должен быть компетентным, для того чтобы проводить пресс- конференции, интервью;

6)навыки работы с ПК. Необходимо владеть новыми достижениями информационных технологий;

7)навыки управления репутацией. Специалисты по PR должны понимать важность репутации, знать, как она создается, какое место занимает в корпоративной культуре;

8) навыки управления проектами. Большинство PR- программ состоит из нескольких частей и необходимо обладать навыками управления проектами, чтобы укладываться в намеченные сроки и выделенный бюджет;

9)знание бизнеса. Необходимо знать особенности бизнеса своей организации.

Наличие этих качеств служит предпосылкой для развития следующих: способность к эмпатии; ораторское мастерство; оптимизм; жизнерадостность и чувство юмора; личное обаяние; эмоциональная уравновешенность; активность; настойчивость; работоспособность; ответственность; потребность в достижениях; здравый смысл; гибкость ума; инициативность; креативность.