Аналитический отчет по итогам выставки
Вы получите максимальный эффект от выставки, если приведете результаты работы на ней в структурированный и понятный вид, пригодный для последующего анализа и управленческих решений.
Целенаправленная обработка данных о закончившейся выставке способствует достижению заданных ранее целей. С самого начала должно быть определено, в какие сроки и каким путем (через какие службы – сбыт, внешняя служба, представительства) предполагается в дальнейшем укреплять налаженные на выставке связи.
Сравнение с истраченным бюджетом дает важные точки опоры для участия в следующем мероприятии. Но здесь надо учитывать возможность изменений в концепциях выставок и своевременно узнавать о них [6].
Порядок оформления участия: пакет документов
Чаще всего для регистрации экспоненту необходимо направить в адрес организатора оформленную заявку на участие в выставке. Заявка оформляется согласно установленной организатором формы и подписывается уполномоченным фирмы.
Возможный пакет документов, формируемый в рамках участия в выставке:
- Заявка на участие в выставке (подавать следует не позднее, чем за 15-20 дней до начала выставки), (приложение 2);
- В случае необходимости, заявка на строительство стенда (приложение 3);
- В случае необходимости, заявка на строительство стенда (приложение 4) [6].
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
ГЛАВА 3. План организации участия в выставке
Планирование процесса
Составим план участия в выставке, на примере Красноярской студии искусства «Сальвадор арт-студио».
Это начинающая компания, основанная в сентябре 2013 года. Основная деятельность – покупка, в дальнейшем продажа картин, как известных Красноярских художников, так и собранных холстов из путешествий по миру. Картины бывают в единственном экземпляре, а так же, копии шедевров мировой живописи.
Участвуя в выставке, «Сальвадор арт-студио» прежде всего, сможет заявить о себе, найти потенциальных клиентов и подробнее узнать рынок конкурентной среды.
Целью проведения выставочного мероприятия будет получение 27 новых заказов на сумму не менее, 162 000 рублей.
Задачи:
- Осуществить не менее 100 контактов (на переговоры с одним целевым посетителем стенда в среднем уходит 15 минут. Учитывая время, потраченное на перерывы и обед, за один выставочный день один менеджер сможет принести, максимум, 20-25 результативных контактов умножаем на 4 дня);
- Рассказать о своей компании потенциальным потребителям;
- Подготовить раздаточный материал;
- Наполнить стенд выставочными образцами;
- Подготовить персонала;
- Информировать постоянных/потенциальных покупателей о предстоящей выставке и новых товарах представленных на ней.
Основываясь на цели и задачах, хороший вариант для нашей компании станет выставка «Арт-Красноярск – 2014». Основной тематический раздел – искусство. Выставка дает возможность познакомить жителей Красноярска с нашими работами, а так же поделиться опытом, найти поддержку в виде спонсоров, найти новые контакты, художников.
Дата проведения: 23.10.2014 - 26.10.2014.
Организатор: Красноярская Ярмарка.
Место проведения: г. Красноярск, ул. Авиаторов, 19, МВДЦ «Сибирь» (приложение 5).
Статистические данные прошедших выставок (2013 г.):
Количество участников: 355 мастеров ДПИ и художников из8 зарубежных стран(Германии, Голландии, Республики Армения, Республики Беларусь, Украины, Киргизии, Монголии, Южной Кореи) и разных регионов России (Москвы, Санкт-Петербурга, Тюмени, Екатеринбурга, Новосибирска, Алтайского края, Омска, Томска, Хакасии, Тывы, Эвенкии, Киргизии, Красноярска и Красноярского края и др.).
Количество посетителей: 13 320 человек из разных регионов России, городов и районов Красноярского края.
Основные тематические разделы:
- Современное искусство: живопись, скульптура, пластика, графика;
- Авангардное искусство: инсталляция, компьютерная анимация;
- Фотография художественная, документальная, фото- и видеопроекты;
- Декоративно-прикладное искусство: картины и предметы интерьера из бересты и других природных материалов, изделия из натуральных камней, художественная ковка, литьё, чеканка, гончарное ремесло, керамика, мозаика;
- Одежда из натуральных материалов, вышивка, кружевоплетение, макраме, бисероплетение, батик, гобелены, украшения из самоцветов, художественные изделия из меха и кожи, лоскутная и кожаная мозаика, сувениры, обереги;
- Авторские куклы и мягкие игрушки ручной работы;
- Авторские предметы быта и интерьера;
- Флористика, икебана, фитодизайн;
- Краски, багет, художественные кисти, инструменты и материалы;
- Книги по искусству и творчеству;
- Музыка, музыкальные инструменты, звуковое, световое, видеооборудование;
- Оборудование, материалы и реквизиты для учреждений культуры и искусства.
Вход на выставку – 100 рублей.
Мероприятие на выставке:
На выставке планируется провести маркетинговое мероприятие (мастер-класс), в котором будут рассказаны тонкости художественной деятельности, а именно, мастер-класс о том, как отличить подлинник от копии, увидеть картину настоящего художника. Мастер-класс будет проходить на стенде в первый выставочный день в 15:00.
Оформление стенда компании
Стандартный стационарный стенд 6 м2 (линейный).
Стенд 6 кв. м. включает:
o Размеры стенда: 2х3 м;
o Стол – 1 шт.;
o Стулья – 4 шт.;
o Вешалка – 1 шт.;
o Корзина для мусора – 1 шт.;
o Розетки – 1 шт.;
o Светильники – 2 шт.
Состав персонала на стенде: 2 стендиста состоящих в штате компании.
Подготовка персонала к участию: за 14 дней до мероприятия, будущие стендисты будут четко знать, новое поступление товара, тематику выставки, задачи и цель мероприятия. Так же, необходимо ознакомить где именно будут закреплены места на стенде за каждым стендистом, график работы, форма одежды. Для каждого стендиста будет собран пакет документов, в котором будет храниться основная информация о компании, о ее целях, достижениях, так же контактные телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов.
Ответственные сотрудники – Алена Миночкина, штатный сотрудник.
Рекламные материалы
Основным рекламным материалом будет буклет, в котором представлены большинство работ, их цена, контактные данные, а так же информация о компании.
Так же в виде раздаточного материала будет листовка. Дизайн – оформлены, как картины известных мировых художников, на обратной стороне, название картины автор работы, небольшой рассказ о данной работе, адрес компании, телефон, ссылки на интернет-ресурсы, QR-код для доступа на сайт вконтакте, в официальную группу «Сальвадор арт-студио».
3.4. Смета расходов по участию в выставке «Арт-красноярск 2014»(приложение 6).
АРЕНДА ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ
Участие на оборудованных стендах:
1 м2 оборудованного выставочного стенда (минимальный размер 6 м2) – 5 500 руб. В стоимость участия входит оформление стеновых конструкций стандартного выставочного стенда, стол и два кресла, охрана экспозиции выставки в ночное время, общее освещение, уборка проходов выставки, изготовление фриза с надписью фирмы в общем выставочном стиле (не более 15 букв), пропуск на выставку (из расчета 2 м2 оборудованной площади – 1 пропуск).
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ СБОР
10 000 руб. В стоимость регистрационного сбора входит:
- размещение текстовой информации (до 500 знаков), а также логотипа компании в официальном каталоге выставки
(информация, превышающая данный объем, размещается за дополнительную плату);
- предоставление 1 экземпляра каталога выставки;
- бейдж экспонента;
- общая реклама выставки в СМИ;
- право на участие двух представителей экспонента в мероприятиях выставки, не требующих специальных приглашений.
СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ
QR-код (англ. quick response — быстрый отклик) — матричный код (двумерный штрихкод), предоставляющий информацию для быстрого её распознавания с помощью камеры на мобильном телефоне, разработанный и представленный японской компанией «Denso-Wave» в 1994 году.
Смета расходов—полный расчет расходов предприятия на производство и реализацию продукции за определенный календарный период (год, квартал), составленный по экономическим элементам расходов.
Стенд —оформленная с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади (в кв. м или кв. дюймах), которую устроитель выставки/ярмарки предоставляет в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и демонстрации своего участия в этом мероприятии.
Стендист — сотрудник организации или специально нанятый профессионал, работающий на стенде во время выставки, ярмарки.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Основы выставочной деятельности. Учеб. пособие. — М., 2003.
2. Котлер Ф. Основы маркетинга. — М., 1993г.
3. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. — М., 1997.
4. Роль выставок и ярмарок в продвижении товара // Практический маркетинг. — М., 2001. — №3.
Интернет-ресурсы
5. http://www.auditexpo.ru/eksponentam/choose/ официальный выставочный аудит России и стран СНГ.
6. http://krasfair.ru/participants/conditions-participation/ официальный сайт ВК МВДЦ «Сибирь».
7.http://www.exponet.ru/exhibitions/by-id/artkraskr/artkraskr2014/index.ru.html выставки России, СНГ и Мира.
Приложение 1
Пример креативного оформления стенда
Приложение 2
к договору № 012458 от «24»_декабря_ 2013г.
ЗАЯВКА
| На проведение мероприятия | Специализированная выставка «Арт-Красноярск 2014» |
Полное название планируемого мероприятия, его формат
| Место проведения мероприятия | г. Красноярск, ул. Авиаторов, 19, МВДЦ «Сибирь», павильон №2 |
(павильон № 1, 2, 3, 4, выставочный холл, крытый выставочный двор)
| Сроки проведения мероприятия | с | 23.10.2014 | по | 26.10.2014 |
(дата) (время)
| Количество участников | чел. |
| Заказчик | ООО «SALVADOR арт-студио» |
Полное название организации
| Юридический адрес | Г. Красноярск, ул. Новосибирская, д.48 |
Индекс, страна, город, улица, № строения
| Руководитель Ф.И.О. | Миночкина Алена Николаевна | Должность | директор |
| Доверенное лицо | Петрусенко Татьяна Витальевна | Должность | заместитель директора |
| Конт. тел./e-mail: | 8-902-910-28-44 | / [email protected] |
| Банковские реквизиты: Банк | ОАО «Сбербанк России» |
| р/с | 30301 810 8 0000 6003800 в Сбербанке России ОАО | к/с | 30101 810 4 0000 0000225 в ОПЕРУ МГТУ Банка России |
| БИК | ИНН/КПП | /775003035 | ОГРН |
| Заказчик резервирует номера в гостинице | с | - | по | - |
| двухмест. | - | одномест. | - | полулюкс | - | люкс | - | апартаменты | - |
| Дополнительное оборудование и услуги: | Кол-во: | Сумма: |
| Техническое задание: |
Заказчик:
| Руководитель(должность) | Миночкина Алена Николаевна, директор | |
| Организация | ООО «SALVADOR арт-студио» | |
| / | ||
М.П.
ЗАЯВКА НА СТРОИТЕЛЬСТВО СТЕНДА