Шаг четвертый: принимаем гостей

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью "Регистрация участников" у входа. Функции группы:

• поприветствовать пришедшего
• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных
• выдать комплект раздаточных материалов и сувениры
• представить (при необходимости) директору предприятия, или ответственному за проведение пресс-конференции
• указать дорогу (или проводить, если дело совсем плохо) в конференц-зал

Здесь негативных примеров хоть отбавляй. Часто руководство назначает сотрудников в "группу приветствия" исходя из внешних данных. Среди контингента с хорошими параметрами встречаются девушки со стервознейшим характером. Нервность и необычность обстановки, неопределенность функций выступают катализатором его проявления. Он разворачивается во всей красе. Это называется "Слабонервных просим удалиться". Формы проявления самые разнообразные. Бывает и гипертрофированная стеснительность. Сотрудница при этом притворяется элементом интерьера и молчит, как на допросе. Эффект соответствующий. Однажды щедрые организаторы на стол регистрации выгрузили россыпью гору копеечных ручек и зажигалок (даже без логотипа) и пригласили "уважаемых журналистов" угощаться "кто желает, если не возражаете". Почему-то никто не угостился. Атмосфера неловкости устойчиво сохранялась на протяжении всей акции.

Для представителя СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в Вашем приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет. Однако от того, как долго он будет искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Изготовьте указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом "пресс-конференция" внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указатели "регистрация" на столе, где фиксируется прибытие журналистов (как мы уже говорили).

Уместен указатель "гардероб", особенно если он расположен не на виду, в противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях. Дело не в том, что это не лучшая в мире выставка достижений легкой промышленности. Просто это придает помещению, которое Вы так тщательно готовили, неопрятный вид и создает нежелательную для Вас атмосферу. Будьте настойчивы.

Нагрудные указатели (бэджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам. Не вставляйте в бэдж визитку - слишком мелко, достаточно одного имени, но написанного крупно.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде, для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:

• Пресс-релиз
• Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать
• Копии речей, произнесенных на пресс-конференции
• Буклет о компании или о спонсоре события
• Фотографии

Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков - визитная карточка. Основной элемент такого комплекта - буклет. Он, обычно, включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Положите также, если есть, копии предыдущих статей о вас. Это поможет сделать журналистам расширенный материал. Помогайте друг другу!

На стол, за которым будут сидеть участники, поставьте таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти свое место за столом). Не стоит указывать там же и прочие данные об этих уважаемых людях. Во-первых, этого все равно не будет видно. Во-вторых, имя придется писать мельче, таким образом, не будет видно уже вообще ничего.

На стене за столом участников повесьте Ваш логотип, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Даже если камер нет - его стоит повесить. Невнятная ксерокопия не годится. Изготовьте его на заказ и размером не меньше, чем 40х60 см.

Желательно каждого участника обеспечить:

• Микрофоном
• Бутылкой минеральной воды
• Стаканом
• Бумагой и ручкой для записей