Типы организационных структур служб материально-технического снабжения

Ресурсообеспечение промышленных предприятий предусматривает организацию следующих взаимосвязанных процессов:

– приобретения и доставки ресурсов (как на предприятие в целом, так и к отдельным производственным подразделениям вплоть до рабочего места);

– складирования и хранения ресурсов;

– обработки, заготовки и подготовки ресурсов к производственному потреблению;

– управления МТС как функциональной деятельностью (в целом и отдельными ее функциями).

Кто же участвует в принятии решений по организации данных процессов? В сегодняшних условиях этим делом на предприятии может заниматься либо единственный снабженец, либо несколько агентов по закупкам, либо крупный отдел материально-технического снабжения, возглавляемый вице-президентом по закупкам.

Рассмотрим подробнее ситуацию, когда на предприятии весь процесс ресурсообеспечения организуется и контролируется службой материально-технического снабжения. Ее организационная структура включает [6]:

1) инфраструктуру МТС (совокупность подразделений, осуществляющих весь спектр функций снабжения): складское, транспортное, заготовительное, тарное хозяйства, участки по переработке отходов производства;

2) организационную структуру управления МТС (совокупность подразделений обеспечения, осуществляющих весь спектр функций управлен

12 вопрос

Осуществление закупок (снабжения) - одна из важнейших функций в каждой фирме.

Все организации в разной степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации (например, помещение, тепло, свет, средства связи, офисное оборудование и т. д.). Рациональная организация материально-технического снабжения в значительной мере предопределяет на предприятии уровень использования средств производства, рост производительности труда, снижение себестоимости продукции, увеличение прибыли и рентабельности. Этим определяется роль и значение материально-технического снабжения в системе производственного менеджмента.

Снабжение производства необходимыми материальными ресурсами является начальным звеном производственного процесса. Под материально-техническим снабжением предприятия понимается процесс обеспечения его всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления его производственно-хозяйственной деятельности[.

От организации снабжения, своевременности поступления материальных ресурсов в производство в необходимых ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия.

Основной задачей предприятия по организации и управлению материально-техническим снабжением является своевременное, бесперебойное и комплектное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами для осуществления производственного процесса в точном соответствии с утвержденными плановыми заданиями.[2] При этом сам процесс снабжения должен осуществляться при минимальных транспортно-складских расходах и наилучшем использовании материальных ресурсов в производстве.

Снабжение включает различные типы приобретений (закупку, аренду, выполнение по контракту и т. д.), а также связанные с этим операции (активности): выбор поставщиков, проведение переговоров, согласование условий, экспедирование, мониторинг показателей работы поставщиков, грузопереработку материалов, транспортировку, складирование и приемку товаров, полученных от поставщиков).[3]

В практике работы предприятий различают две формы снабжения: транзитную и складскую.[4] При транзитной форме снабжения предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, облагораживающих или производящих. Применение этой формы экономически оправдано во всех случаях, когда потребное на данный промежуток времени количество сырья и материалов равно транзитной норме или больше ее. Складскую форму снабжения, при которой необходимые материальные ресурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, экономически целесообразно использовать для материалов, потребляемых в небольших количествах.

Хозяйственные связи предприятий с поставщиками материальных ресурсов организуются как непосредственно с предприятиями–поставщиками, так и с территориальными органами снабжения. В первом случае важнейшей задачей является развитие прямых длительных связей, под которыми понимается такая форма хозяйственных отношений, когда конкретные условия поставки, ассортимент, качество, сроки, взаимная материальная ответственность и другие вопросы согласовываются непосредственно на основе прямых договоров. Кроме этих форм снабжения, в настоящее время получили широкое распространение и другие формы и методы обеспечения предприятия материальными ресурсами: через товарно-сырьевые биржи; аукционы; конкурсы; спонсорство; оптовые закупки; регулярные закупки мелкими партиями; снабжение производства по запросам; собственное производство и др. Конкретную форму (метод) обеспечения материально-техническими ресурсами предприятие выбирает, исходя из особенностей ресурсов, продолжительности его получения, количества предложений, качества и цены, ресурса и других факторов. При определении формы обеспечения предприятия ресурсами следует изучать надежность поставщика и уровень конкурентоспособности выпускаемой им продукции.

В отношениях с поставщиками надлежит соблюдать несколько основных принципов:

1. Обращаться с поставщиками так же, как и с покупателями своей продукции.

2. Не забывать демонстрировать на деле общность взаимных интересов.

3. Знакомить поставщика со своими планами. Быть в курсе его деловых операций.

4. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.

5. Соблюдать принятые на себя обязательства.

6. Стремиться к поддержанию стабильных деловых контактов с поставщиком.

Значение деятельности по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах - тактическом и стратегическом.[5] Снабжение (закупки) в тактическом, оперативном плане - ежедневные операции, традиционно связанные с закупками и направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Стратегическая сторона снабжения - процесс управления закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании, внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и методов и т.п. Обязанность тех, кто уполномочен управлять функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства компании.

Сфера деятельности, связанная с закупками подразумевает функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде.

Задачами закупочной деятельности предприятия являются:

- поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам;

- выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, опоздание может сорвать производственную программу или привести к ее изменению);

- обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума);

- соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий;

- выбор потенциального поставщика или поставщиков наиболее важная задача закупочной деятельности.

Таким образом, цель снабжения - гарантировать, чтобы организация получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления

закупками, связи и взаимодействия с другими отделами компании,

внешними поставщиками, потребностями и запросами конечного

потребителя, планирование и разработка новых закупочных схем и

методов и т.п. Потенциал стратегической сферы закупок велик. Его

развитие и использование зависит как от знаний о таком потенциале у

руководства компании, так и от способности эффективно распределять

корпоративные ресурсы. Обязанность тех, кто уполномочен управлять

функцией снабжения - повсюду находить стратегические возможности и

привлекать к ним внимание высшего исполнительного руководства

компании.

13 вопрос Виды закупок
Закупки в логистике снабжения можно объединить в две большие группы: традиционные и нетрадиционные виды закупок. Традиционные виды закупок:

· сырье — так называемые «подвижные товары», такие как медь,
пшеница, цемент и т. д.;

· особые товары — товары и сырье, которые нужны для конкретного
производства;

· стандартные товары включают в себя болты и гайки, многочисленные профили стали, трубы, цены на которые относительно стабильны и
определяются на основе «прайс-листа со скидкой»;

· малоценные предметы — товары относительно небольшой стоимости, приобретаемые для содержания и ремонта.

Нетрадиционные виды закупок:

· основные товары относятся к группе основных активов (основных
средств) предприятия;

· услуги — эта категория закупок довольно широка и включает мно гие виды услуг, такие как, например, реклама, аудиторские услуги, архи тектурный дизайн, юридические услуги, услуги по страхованию, туристи ческие услуги и т. д. Главным отличием приобретения услуг от приобретения товаров является:

1) невозможность хранения — это означает, что
время оказания услуги должно совпадать со специфическими потребностями покупателя и что последствия несвоевременности могут быть очень
серьезными и дорогими;
2) трудность в оценке качества;

· товары для перепродажи — эта категория подразделяется на две
группы:

· 1) комплектующие изделия, которые ранее изготовлялись на
предприятии, а теперь заказываются у внешних источников (например,
крупный производитель бытовой техники, который продает микроволно вые печи, но уже не производит данную продукцию, покупает микровол новые печи в сборке под своей маркой);
2) товары, реализуемые через роз ничную сеть, такие как одежда, продаваемая в крупных универмагах, про дукты питания, продаваемые через супермаркеты, и т.п. Такие закупки обычно осуществляются мерчендайзерами, которые предварительно долж ны спрогнозировать дальнейший спрос на данную продукцию, на основа нии чего принимаются решения о закупке.
Отдельно выделяют международные и государственные закупки. Международные закупки. В отношении каждого конкретного товара существует много причин для закупки его за рубежом. Тем не менее, общей причиной использования международных поставщиков является более приемлемая цена, чем при закупке у внутренних поставщиков.

Государственные закупки. Цели государственного снабжения включают:

· гарантию снабжения для удовлетворения потребностей в обслужи вании;

· уменьшение дублирования и потерь путем стандартизации товаров;

· поддержание и улучшение стандартов качества закупаемых товаров
и услуг;

· максимальную экономию путем применения передовых технологий
и методов закупки;
• организацию высокоэффективных систем снабжения.
Основными отличиями государственных закупок от закупок промышленных предприятий являются:

· осуществление закупок в более жестких законодательных рамках,
наличие бюджетных ограничений;

· лоббирование размещения заказов на государственные закупки, что
вынуждает служащих, ответственных за закупки, предоставлять дополни
тельные обоснования по принятым решениям о размещении заказов;

· целевое размещение заказов, направленных на поддержку предприя тий в слаборазвитых регионах, в соответствии с государственными целе выми программами;

· отсутствие конфиденциальности;

· формальный характер оценки качества закупаемых товаров;

· конкурс на контракты на закупку осуществляется по большей части
на основе открытого тендера;

· регламентация государственных закупок законодательно утвержденными процедурами по видам и объемам закупок.

14 вопрос

Бизнес-процесс закупки

Технология проведения бизнесс-процесса закупки

Технология проведения бизнесс-процесса закупки состоит из следующих стадий:

· Определение потребности в материале

· Выбор поставщиков

· Обработка заказов

· Контроль выполнения условий договора

· Поступление материала

· Оприходование материала

· Контроль счетов

Подготовка и оформление заявки на материал

Определение потребности в материале включает следующие этапы:

· Определение потребности в материале.

· Подготовка заявки на материал.

· Оформление заявки на материал.

· Согласование заявки на материал.

Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение потребности в материале ,исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале).Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Подготовка заявки на материал

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале.В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.Заявки бывают следующих видов:

· Обычная консигнация;

· Производство;

· Поставка третьему лицу;

· Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала,возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.

Оформление заявки на материал

В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.Заявки бывают следующих видов:

· Обычная консигнация;

· Производство;

· Поставка третьему лицу;

· Перемещение запасов.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

Согласование заявки на материал

На данном этапе исполнитель,подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела.Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки.Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку,оформление и согласование заявки на материал.

Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Подготовка списка возможных поставщиков.

· Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.

· Выбор поставщиков.

Обработка заказов

На данной стадии выполняются следующие этапы:

· Оформление и отправка заказа;

· Выполнение обязательств по оплате заказа.

Контроль выполнения условий договора

На данной стадии производятся следующие этапы:

· Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;

· Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Оприходование материала

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

· Идентификатор материала;

· Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.

· Количество;

· Краткое описание материала;

· Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.

Вопрос