ВОПРОС № 6: Работа персонала на ярмарке или выставке
Рассчитать точное количество сотрудников, которые бы обеспечивали такое соотношение, нереально – хотя бы потому, что процесс прихода и пребывания отдельного посетителя на стенде является случайным.
В какие-то моменты времени поток посетителей возрастает, а затем спадает. Иногда количество клиентов, приходящих на стенд, резко увеличивается и сохраняется довольно долго, поэтому перед руководителем встает задача управления количеством сотрудников на стенде и перераспределения персонала между эшелонами при значительных изменениях числа посетителей.
Сосчитав изменения количества посетителей в различное время дня, и вы сможете с определенной вероятностью прогнозировать посещение стенда в разные часы в последующие дни. Количество посетителей в выходные и праздники может в несколько раз превысить среднюю величину посещений вашего стенда. Исходя из этого прогнозируйте не только работу персонала, но и количество раздаточного материала.
Предусмотрите штатные или нештатные ситуации, разработайте план работы с учетом того, кто, что, когда и в какой последовательности будет действовать. Помимо обслуживания самого стенда, то есть непосредственной работы, сотрудники могут также заниматься изучением рынка (конкурентов, посредников, поставщиков и т. п.). В этом случае руководитель стенда должен скоординировать такую работу сотрудников второго эшелона с действиями первого эшелона.
Следует помнить, что хорошо организованный выставочный стенд и хорошо управляемая руководителем выставочная команда гарантируют, что:
– выставочный стенд в любое время дня будет чистым, аккуратным и прибранным;
– рекламная продукция и сувениры всегда будут в наличии;
– почетные гости всегда будут в центре внимания и будут пользоваться уважением;
– теплый прием и угощение гарантируются всем заинтересованным клиентам;
– все технические средства, экспонаты и оборудование стенда всегда будут бесперебойно функционировать;
– план работы на каждый день будет точно выполняться;
– правила работы сотрудников каждого эшелона будут безукоризненно соблюдаться;
– атмосфера на выставочном стенде и за его пределами будет дружелюбной и спокойной;
– руководитель или его заместитель всегда будут точно знать, где в данный момент времени находится любой сотрудник;
– все переговоры с посетителями стенда всегда будут письменно зафиксированы и впоследствии обработаны для дальнейшей результативной деятельности;
– после завершения выставки все статистические материалы, собранные сотрудниками, будут обработаны, проанализированы и по ним будут сделаны определенные выводы и даны рекомендации.
Работа с посетителями. Всех посетителей выставки, как было отмечено в предыдущей главе, условно можно разделить на следующие категории: реальные покупатели, любопытные, любители макулатуры, зеваки, круглые глаза, игроки, ястребы, крохоборы, индифферентные зрители, искатели работы, назойливые мухи, тихие и незаметные. С каждым из них необходим индивидуальный метод работы. Кроме того, вы должны четко уметь определять поведенческие типы личностей (доминирующие, непосредственные, зависимые, скептики) и знать, как с ними работать.
Посетители ждут от стендистов определенного и своевременного внимания. При этом посетители ведут себя по-разному:
– крайне нетерпеливые не ждут ни одной секунды – их 6 %;
– нетерпеливые посетители (11 %) ждут 30 секунд;
– умеренные (41 %) ожидают до одной минуты;
– терпеливые (28 %) ждут три минуты;
– стойкие (очень терпеливые) – их 14 % – могут ждать пять минут и более.
Исследования показали, что большинство посетителей (58 %) могут ждать сотрудника у входа на стенд не более одной минуты, остальные 42 % – от трех до пяти минут. Следовательно, в период большого наплыва посетителей на выставку вам может не хватить сотрудников второго эшелона. Если такой возможности у вас в данный момент времени нет, то постоянно демонстрирующийся видеофильм у входа на стенд может заменить несколько сотрудников. Эту возможность, конечно, надо предусмотреть заранее.
Никогда не оставлять стенд без присмотра, вне зависимости от его размера. Целесообразно на время отсутствия основного персонала иметь на стенде любого сотрудника, чем иметь безлюдный, необитаемый остров.
Демонстрация товаров.Демонстрируйте товар в действии, покажите его посетителю – сам себе он не будет его демонстрировать. При демонстрации товара занимайте активную позицию, предлагайте посетителям трогать товар, испытывать в действии и т. п. Демонстрируйте максимальное количество продукции. Показывайте использование товаров: если это оборудование, то покажите, что и как оно производит. Опишите ярко и красочно все достоинства данного товара. Активизируйте восприятие посетителя на ваш товар, пусть как минимум два органа чувств из пяти будут «задействованы».
Целесообразно иметь журнал для отзывов, причем после занесения отзыва всегда интересоваться, не будет ли возражений, если данное мнение будет опубликовано в печати или рекламных буклетах и листовках.
Что уносит клиент с выставки.Участники выставки заинтересованы в том, чтобы посетители унесли с собой раздаточный материал (сувениры, буклеты). Но, к сожалению, специалистам известно, что значительное количество всех собираемых на выставке материалов выбрасывается при уходе с ее территории. По статистике 75 % полученного на выставке материала выбрасывается даже до момента ухода из выставочного зала, поэтому предлагаем некоторые рекомендации, которые помогут вам снизить затраты на полиграфическую продукцию:
– не делайте дорогостоящие проспекты и буклеты;
– не раздавайте проспекты и буклеты всем подряд, а только постоянным и потенциальным клиентам;
– всем остальным заинтересованным лицам предлагайте выслать проспекты и буклеты по почте;
– недорогие сувениры раздавайте всем желающим.
Особое внимание уделите сувенирной рекламе. Ручки, как правило, используются в среднем три-четыре месяца, папка – полгода, календарь – год. Весь этот период сувениры будут напоминать о вашей фирме.
Кроме того, отметим, что реклама фирмы может быть размещена в буклетах, листовках и газетах. Следует особенно остановиться на специализированных изданиях, поскольку реклама, размещенная в них, наиболее эффективна. Это связано с тем, что очень высока вероятность того, что ваша информация не затеряется в море информационных материалов, полученных на выставке, и что очень многие сохранят газету для прочтения в «спокойной» обстановке. И еще важно, что реклама, размещенная в специализированной газете, имеет сравнительно низкие удельные затраты по сравнению с другими видами рекламы.
Учет посетителей. Для эффективности послевыставочного этапа обработки статистических данных и для конкретного подтверждения успеха на выставке по достижению поставленных целей необходимо вести учет контактов с посетителями.
Для подсчета всех гостей, посетивших ваш стенд, воспользуйтесь очень простой, наглядной и эффективной методикой учета, почерпнутой мной из работы библиотекарей, которые каждый день считают количество посетителей своих фондов.
На рисунке количество полностью заполненных квадратиков соответствует десяткам посетителей, а незаполненный квадратик определяет количество единиц посетителей.
Практический опыт участия во многих выставках показывает: через некоторое время большинство сотрудников убеждаются в том, что собранная на выставке информация и, конечно, анкета контактов с посетителями являются ценнейшим рабочим материалом.