Основные позиции, характеризующие организацию как процесс

Организация – это объединение людей, совместно работающих по достижению общих целей. Понятие «организация» может рассматриваться с двух точек зрения: структурной и повседневной.

При структурном подходе организация выступает как целостная система (отдельная фирма или производная единица), созданная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди, использующие единую идеологию, - представляют собой единую команду, работающую на общие цели.

При поведенческом подходе под организацией подразумевается процесс, в центре исследования которого находится человек, как главная часть организационной структуры, со своей квалификацией, личными особенностями и мотивацией к труду. Процесс организации дифференцируется на 2 направления:

Формирование структуры, необходимой для реализации стратегии.

Организационное взаимодействие – формализация.

Организация как процессхарактеризуется основными позициями (закономерностями), обеспечивающими ее деятельность:

Координация – взаимосвязь, согласование, синхронизация действий для приведения отдельных элементов фирмы в такое сочетание, которое позволит наиболее эффективно достичь цели. В небольших организациях, где работники знают друг друга, добиться координации проще; в крупных – для достижения необходимого уровня координации требуются усилия.

Специализация – форма общественного разделения труда и его рациональной организации, отражающая процесс сосредоточения производства отдельных видов продукции в самостоятельных отраслях, производствах или предприятиях. Уровень специализации отражает степень разделения труда:

- высокая специализация – узкий набор функций;

- низкая специализация – широкий набор функций.

Преимущества: способствует повышению производительности труда, улучшению качества выполняемых работ, совершенствованию методов ее проведения.

Дифференциация – это такая специализация подразделений, при котором каждое из них выполняет определенную законченную работу. Чем выше степень дифференциации различных частей организации, тем больше потребность в интеграции (согласование).

Стандартизация (унификация) – выполнение аналогичных, похожих работ или действий персонала, использование одинаковых технологий.

Стандартизация и специализация облегчают процесс формализации в организации.

Формализация – установление в организации и фиксирование в письменном виде правил и процедур, определяющих деятельность персонала. Способствует наведению порядка. Организации с высшим уровнем формализации – бюрократические.

Иерархия и диапазон контроля. Иерархия отражает вертикальную соподчиненность уровней управления. Проблема определения уровня управления связана с масштабом или нормой управляемости (диапазон контроля). Диапазон контроля – это максимальное количество непосредственных подчиненных, которыми может управлять руководитель. Французский математик и консультант по управлению Греблунас в 1933 г. утверждал, что фактором, определяющим норму управляемости, является количество контролируемых взаимоотношений или взаимосвязей в организации. Для определения общего количества таких связей он использовал формулу:

С = N(2^N/2+N-1), где С – количество связей, а N – число подчиненных.

При 2-х подчиненных С=6, при 3 – 18, при 10 – 5210. Уравнение показывает, что при взаимодействии руководителя и подчиненных происходят сложные социальные процессы, и с каждым очередным подчиненным наблюдается обвальный рост числа и сложности этих процессов.

При определении нормы управляемости рекомендуется учитывать следующие факторы:

- уровень компетентности руководителя и подчиненного;

- интенсивность взаимодействия между группами и отдельными подчиненными;

- сходство и различия в деятельности подчиненных;

- распространенность стандартных процедур в рамках организации;

- широта проблематики возглавляемых подразделений.

Определение нормы управляемости имеет большое значение, т. к., исходя из нее, определяется количество уровней иерархии и число административных работников.

Считается, что для высшего уровня управления организацией этот показатель не должен быть больше 7. У низшего уровня – 30.

Рекомендуются следующие значения нормы управляемости:

- Для руководителей организации и их первых заместителей - не более 10-12 чел. (подразделений).

- Для функциональных отделов – не менее 10 человек.

- Для функциональных бюро – не менее 7.

- Для функционально-технических отделов – 15-20.

Заместители руководителей структурных подразделений вводятся, если норма управляемости возросла в 1,5 раза.

Узкий диапазон контроля означает, что у руководителя в подчинении – минимальное число подчиненных. В результате увеличения числа уровней управления – многоуровневая система.

Широкий диапазон контроля предполагает подчинение руководителю максимально возможного числа подчиненных и наличие минимально возможного числа уровней иерархии организации – плоская структура.

Централизация и децентрализация.

Централизация – сосредоточение прав по принятию решений на высшем уровне управления.

Децентрализация – передача прав по принятию решений на более низшем уровне иерархии.

Уровень централизации определяется:

- тем, где сосредоточены права по принятию решений;

- количеством принимаемых на высшем уровне решений по отношению к общему уровню решений.

Профессионализм и соотношение численности персонала. Профессионализм персонала – это степень профессионального мастерства работников организации. Высокий профессионализм связан с высшим образованием, повышением квалификации, продолжительным опытом работы.

Соотношение численности персонала – соотношение различных управленческих работников: руководителей высшего звена, специалистов и технического персонала.

Задача главного руководителя – не допускать роста аппарата в ущерб профессионализму.

Делегирование. Это понятие связано с понятиями централизации и децентрализации.

Делегирование – это передача полномочий (прав распоряжаться ресурсами) на нижестоящий уровень. Делегирование полномочий применимо к должности, но ответственность передать нельзя.

Итак, задача налаживания организационных отношений между подразделениями по выполнению решений и построению работы для достижения показателей финансово-хозяйственной деятельности решается с помощью функции организации.

Для перехода от проектирования работ к созданию организации необходимо соединить виды деятельности и работников между собой. Это должно обеспечить взаимодействие между необходимым объемом работ и людьми.

Данное взаимодействие характеризуется:

- Статикой – структурой организации;

- Динамикой – процессами, происходящими в организации и делающими ее способной реагировать на изменения внешней среды.

- Структурой – способом организации системы, которой является фирма.