Процессы библиографической деятельности

В библиографоведении стало традиционным рассматривать прак­тику в аспекте процессов. В последние годы достаточно утверди­лась точка зрения, в соответствии с которой выделяются два основных процесса: библиографирование и библиографическое об­служивание.

Вохрышева М.Г., считает, что библиографическая практическая деятельность состоит из трех основных процессов (библиографирования, библио­графического обслуживания и использования библиографической информации) а также из трех вспомогательных процессов: библио­графического обучения, библиографического общения и управле­ния.

Библиографирование понимается как процесс создания и пре­образования библиографической информации.Создание связа­но с производством библиографической информации на основе изучения первичного документального потока. Это может быть оформление одной библиографической записи или комплексов, по разным критериям раскрытых и упорядоченных. Преобразование связано с производством новой библиографической информации на основе имеющейся (например, составление списка литературы по каталогу, справки для читателя по указателю). Как правило, эти процессы синтезируются в реальной действительности, хотя могут существовать и в чистом виде.

Библиографирование может рассматриваться на разных уров­нях: на уровне производства библиографического пособия, базы данных; на уровне создания справочно-библиографического аппа­рата (СБА) – комплекса библиографических ресурсов (или баз дан­ных).

Процесс библиографического обслуживания представляет собой непосредственное доведение библиографической информации до потребителей.

Исходной основой процессов библиографирования и библиографического обслуживания является библиографический поиск.

Библиографический поиск является частью широкого понятия «поиск», обозначающего процесс нахождения и идентификации какой-либо вещи, факта, свойства в массе других.

Главная отличительная особенность библиографического поиска в том, что ищутся и доводятся до потребителей не сами документы, а лишь сведения о них, т.е. библиографическая информация.

Частными случаями библиографического поиска являются библиографическое «разыскание» и библиографическое «выявление».

Библиографическое «разыскание» относится к сфере библиографического обслуживания и обозначает установление и (или) уточнение элементов библиографического описания, отсутствующих или искаженных в запросе потребителя.

Библиографическое «выявление» обозначает процесс исчерпывающего подбора документов как объектов библиографирования в целях их последующей библиографической обработки.

Говоря о библиографическом поиске, следует определить библиографический смысл некоторых других связанных с ним понятий, необходимых для правильного восприятия излагаемого далее материала. Это понятия пертинентности, релевантности, поискового признака, поискового образа до­кумента, поискового предписания, полноты и точности библиографического поиска.

Понятие пертинентности в области библиографии оз­начает соответствие данной библиографической информации действительной потребности того, кто в этой информации заинтересован.

Релевантность в общем случае означает соответствие найденных документов требованию, выраженному в запросе. При библиографическом поиске понятие релевантности ус­ложняется, приобретая двухступенчатый характер. На первой ступени это соответствие между запросом и найденной в от­вет на него библиографической информацией. На второй сту­пени – соответствие между найденной библиографической информацией и теми документами, сведения о которых она содержит.

В сфере библиографического обслуживания поисковый признак означает некоторый содержательный или фор­мальный критерий первичного документа, которому должна соответствовать найденная библиографическая информация. Например, тема документа, его автор, время издания, изда­тельская форма и т. п.

Поисковый образ, или поисковая характеристика до­кумента – это набор описывающих его поисковых призна­ков, необходимых для библиографического поиска и иденти­фикации документа в соответствии с запросом. В таком каче­стве обычно выступают библиографическое описание доку­мента, а также классификационные индексы, предметные рубрики, ключевые слова и т. п. и их сочетания.

Поисковое предписание – это содержание запроса, выраженное на информационно-поисковом языке (например, индексами ББК или УДК) того массива библиографической информации, в котором ведется поиск, или наберем формальных прилетев (автор, заглавие, выходные данные и т. п.), необходимых для нахождения конкретного документа

Библиографическая релевантность может быть содер­жательной (смысловой) и формальной. В первом случае это семантическое (тематическое) соответствие запросу найденной библиографической информации и отраженных в ней документов, во втором – формальное соответствие поискового образа документа, зафиксированного в источнике библиогра­фической информации, поисковому предписанию.

Полнота библиографического поиска – показатель, вы­ражающий количественное отношение найденных релевантных библиографических записей к общему числу релевантных записей, содержащихся в том массиве библиографической информации, по которому велся поиск. Представим, например, что в различных разделах систематического каталога библиотеки и систематической картотеке статей по интересующему чита­теля вопросу отражено 200 документов. В ходе поиска было обнаружено 150 названий. Следовательно, полнота библио­графического поиска в процентах составит в этом случае 150:200- 100=75%.

Точность библиографического поиска – показатель, выражающий отношение количества релевантных библиографических записей к общему числу записей, выданных в ответ на запрос. Он также может быть выражен в процентах. Например, в ответ на запрос читателя было найдено 100 биб­лиографических записей. Но из них действительно релевант­ными запросу оказались 80. Следовательно, точность поиска в этом случае 80:100- 100-80%.

В современных условиях чрезвычайно важны и акту­альны проблемы, связанные с оптимизацией процессов биб­лиографического поиска в условиях компьютерных технологий.

Библиографирование документов. Процесс библиографирования зависит, с одной стороны, от объёма, формы и содержания документов, с другой – от конкретных целевых и читательских установок создаваемой библиографической информации.

Подготовка библиографических пособий любого назначения складывается из четырех этапов:

– подготовительного, включающего выбор и изучение темы, в необходимых случаях составление проспекта библио­графического пособия, выявление литературы;

– аналитического, связанного с общим библиографи­ческим анализом, составлением библиографических описаний, аннотированием или реферированием, индексированием и предметизацией выявленных документов;

– синтетического, в рамках которого происходит от­бор документов для библиографического пособия и их груп­пировка;

– заключительного, на котором осуществляется составление справочно-методического аппарата (включая вспомогательные указатели), редактирование и оформление библиографического пособия.

Каждому из основных этапов библиографирования со­ответствуют свои специфические методы (рассматриваются в следующей теме).

Библиографическое обслуживание осуществляется в двух основных «режимах»: справочно-библиографическом; библиографического информирования.

Справочно-библиографическое обслуживание (СБО) состоит в приеме запроса потребителя на информацию и выдаче ему ответа на запрос. Наличие разового запроса и ответа (работа в режиме «запрос – ответ») — характерная и обязательная черта СБО. Таким образом, в наиболее общей форме сущность СБО в библиотеке заключена в отношении «запрос потребителя – ответ библиографа», в котором первый элемент является исходным пунктом, второй – конечным результатом процесса.

Разовый запрос – это единовременное требование на информацию, поступившее в устной или письменной форме.

Ответ на запрос также может быть выдан в устной или письменной форме – в виде справки, отказа или методиче­ской консультации.

Справка – это ответ на разовый запрос, содержащий информацию, релевантную запросу.

Отказ – это ответ на разовый запрос, содержащий мо­тивировку невозможности выдать потребителю информацию, релевантную запросу. Различаются два вида отказов! отказ на этапе приема запроса (когда библиотека по тем или иным причинам отказывается принять данный запрос) и отказ, последовавший в результате неудавшегося поиска ответа.

Методическая консультация – это ответ на разовый запрос, содержащий советы и указывающий пути получения необходимой информации (отсылка к источникам поиска, рекомендация обратиться в другую библиотеку и т. п.).

Основными положительными формами ответа на за­прос в ходе СБО являются справки и методические консультации. И те, и другие, в зависимости от характера содержащейся в них информации, подразделяются на библиографи­ческие и фактографические.

Библиографические справки бывают трех основных ви­дов: тематические, адресные, уточняющие библиографиче­ские данные. Каждая такая справка содержит библиографи­ческую информацию, обнаруженную в результате библио­графического поиска соответствующего вида (тематического, адресного или уточняющего).

Тематическая библиографическая справка включает перечень документов, содержательно релевантных тематическому запросу.

Адресная библиографическая справка – это установленные по библиографическим источникам (указателям, каталогам, картотекам и т. п.) данные о наличии и (или) точной адресе хранения (шифре) запрашиваемого потребителем документа в определенном фонде (библиотеке, архиве, органе НТИ, книжном магазине), т. е. библиографическая информа­ция, формально релевантная запросу. Справки такого рода иногда неточно называются «библиотечными».

Справка, уточняющая библиографические данные, свя­зана с нахождением и (или) уточнением элементов библиографического описания документа, которые отсутствуют или искажены в запросе потребителя. Именно здесь мы имеем дело с «библиографическим разысканием» как частным слу­чаем библиографического поиска.

Фактографическая справка – это сведения по существу вопроса (факты, цифровые данные, даты и т. п.).

Библиографическая консультация содержит советы по использованию конкретных документальных источников ин­формации (библиографических пособии, справочников, учебников и т. п.).

Фактографическая консультация включает указание на конкретного человека, который может помочь в выполнении запроса, адрес другой библиотеки или учреждения и т. п.

Библиографическое информирование а условиях библиотеки означает регулярное доведение до потребителей библиографической информации без запросов или в соответствии с долговременно действующими запросами. Основными формами библиографического информирования без за­просов являются бюллетени новых поступлений в библиоте­ку, обзоры литературы, проводимые в библиотеке и вне ее (передаваемые по радио и телевидению, публикуемые на страницах периодической печати), а также организуемые библиотекой «Дни информации», «Дни специалиста», «Дни библиографии» и другие аналогичные мероприятия.

Важной формой 6иблиографического информирования в соответствии с долговременно действующими запросами является доведение библиографической информации до по­требителей в режиме ее избирательного распространения – системе ИРИ. которая иногда называется дифференцирован­ным распределением информации (ДРИ).

Характерные черты этой фор­мы индивидуального библиографического обслуживания в условиях библиотеки сводятся к следующему:

– в качестве абонентов системы ИРИ выступают ве­дущие ученые и специалисты или небольшие коллективы, наиболее остро нуждающиеся в строго профилированной библиографической информации;

– информационные потребности абонентов формули­руются в виде перечня тем (постоянных запросов), в соответ­ствии с которыми осуществляется распространение библио­графической информации;

– библиографическая информация доводится до по­требителей оперативно и регулярно, в строго установленные промежутки времени. При этом система должна обеспечивать высокие показатели точности и особенно полноты поиска и выдачи библиографической информации;

– для обработки и доведения библиографической ин­формации по системе ИРИ широко используются современ­ные технические средства автоматизации библиографических процессов;

– обязательным условием успешного функционирова­ния системы ИРИ является постоянная обратная связь с або­нентом системы, позволяющая своевременно корректировать тематику запросов и повышать релевантность предоставляе­мой библиографической информации. Обычно в этих целях используются специальные талоны обратной связи,в которых предусматривается оценка потребителями поступающей к ним информации;

– система ИРИ должна обеспечивать абонентов не только библиографической информацией, но и первичными документами (или их копиями), запросы на которые посту­пают в ходе обратной связи с абонентами системы.

Следует подчеркнуть, что постоянная обратная связь с потребителями информации — необходимая предпосылка совершенствовании качества иповышения эффективности всех форм библиографического обслуживания.