Собрания ассоциаций и профессиональных объединений

Ассоциации организуют разного типа собрания, включая региональные, тематические, образовательные и собрания советов управляющих. Например, Американская ассоциация по маркетингу (AAM) имеет филиалы во многих крупных городах. Эти филиалы устраивают ежемесячные встречи обычно за ланчем или за обедом. AAM организует или принимает участие в организации многих учебных семинаров. Проводит она и тематические собрания, например, собрания преподавателей по маркетингу в феврале и августе каждого года. В течение года каждая крупная ассоциация планирует несколько десятков собраний, проводимых в разных местах.

При выборе места собрания ассоциации и объединений для организатора наиболее важны доступность гостиницы, наличие соответствующих помещений, удобство транспорта, расстояние от мест проживания участников и расходы на транспорт. Климат, возможности для отдыха и культурная жизнь не так важны, как для слетов, съездов и конференций, потому что само собрание — главная цель участника. Выбирая гостиницу, организатор собраний обращает внимание на качество питания, цены, залы заседания, процедуру оплаты. Общие требования к условиям примерно те же, что и при организации слетов, съездов и конференций, за исключением площадей для выставок.

Обратите внимание, что для организатора собраний ассоциаций и профессиональных объединений наиболее важным условием является хорошее питание.

Членство в Американском обществе руководителей профсоюзных союзов полезно для гостиниц, активно ищущих с ними сотрудничества. Оно дает возможность быть в контакте с руководителями профессиональных союзов и является источником информации о деятельности национальных и региональных ассоциаций. Кроме того, многие корпорации, клиенты гостиниц — члены торгово-промышленных ассоциаций и могут порекомендовать для проведения собрания привычную для себя гостиницу.

Члены союза добровольно участвуют в ее собраниях. Гостинице следует сотрудничать с организаторами собраний, рекламируя себя в качестве подходящего места для их проведения. Полезно информировать организатора собрания и его участников о местных достопримечательностях, предложить развлечения для членов семей участников, программу на послеконференционное время, т. е. представить в лучшем свете, как гостиницу, так и местность, где она расположена.

Собрания корпораций

Для сотрудников компании участие в собрании корпорации обязательно. У них нет выбора, поскольку их направляют для участия в соответствующем собрании. Корпорации не разрабатывают специального плана, не проводят изучения рынка для того, чтобы привлечь участников, и поэтому часто планируют собрания всего лишь за несколько недель до начала. Поэтому краткий срок подготовки его проведения — важнейшее основное условие.

Корпорацию беспокоит главным образом то, чтобы собрание было продуктивным и чтобы цели компании были достигнуты. Существуют разные типы собраний корпораций: по обучению персонала, по вопросам управления, планирования. Еще один тип собраний корпорации — собрания поощрительные.

При выборе места проведения собраний корпораций наиболее важными условиями для организатора являются доступность гостиницы, удобство транспорта, расходы на транспорт и близость к месту жительства участников. Самые важные факторы при выборе гостиницы — качество питания, залы заседания, цены, номера, дополнительное обслуживание и процедура оплаты. Организаторы собраний корпораций заинтересованы в том, чтобы продуктивность собрания соответствовала затратам. Успех же зависит от их умения должным образом организовывать собрания. Гостиницы, заинтересованные в том, чтобы привлечь и удержать этот бизнес, должны обеспечить хорошие, оборудованные залы заседания. Организаторы таких собраний заботятся о том, чтобы участники собрания чувствовали себя комфортно, поэтому важно качество гостиничных номеров. Их заботит и качество питания. Для них могут быть важными и условия отдыха. Если собрания длятся несколько дней, то особенно ценятся возможности установления хороших взаимоотношений участников вне официальных заседаний. Гольф или теннис могут способствовать общению участников и прерывать монотонность заседаний. Вечер в местном ресторане, спортивное или культурное мероприятие также могут стать приятным развлечением для участников.

Существенную роль при выборе гостиницы играет культура бизнеса самой корпорации. Специалисты гостиниц по маркетингу должны изучать культуру корпорации-клиента для того, чтобы понять его запросы. Некоторые компании считают, что условия проведения собрания должны быть строго сдержанными, без излишнего расточительства. Они считают, что дают своим сотрудникам пример, рекомендуя им тратить деньги разумно. Другие смотрят на собрания, как на возможность для сотрудников отдохнуть и хорошо провести время или как на заслуженный перерыв в работе. Компании, которые считают, что собрания должны служить как обучению, так и отдыху и должны поднимать авторитет компании в глазах ее работников, снимают гостиницы класса «люкс» и с готовностью тратят деньги на питание и напитки, развлечения и гостиничные удобства.

Поощрительные поездки — специальный вид награждения сотрудников компании за выполнение или перевыполнение предпринимательских планов. Может, например, оказаться, что фирма признает особые заслуги какого-то своего регионального отделения. Поскольку сама поездка является награждением, участники должны воспринимать и цель поездки и тип гостиницы как что-то особенное. Обычно такие поездки совершаются на Карибские и Гавайские острова, в Европу или на курорты в континентальной части США. Поощрительные поездки длятся дольше, чем собрания (обычно пять-семь дней). Награжденные такой поездкой иногда получают на свой счет депозит наличных средств, предназначенный для восполнения произведенных в гостинице затрат или для оплаты услуг вроде проката машины. Например, фирма Revlon организовала поощрительную поездку для лучших региональных продавцов. Гостиница заранее получила по $500, а счет каждого из участников, которыми участники поездки могли распорядиться по собственному усмотрению. В подобных случаях участники свободно тратят деньги в ресторанах и барах гостиницы и часто доплачивают к выделенной сумме собственные деньги. Такие поощрительные поездки могут быть очень выгодными для гостиницы.

Организаторы поощрительных поездок обычно определяют бюджет из расчета на каждого человека. Для специалистов гостиниц по маркетингу важно это осознать, тем более что определенные издержки бывают непропорциональными. Например, аренда зала заседания может стоить $7,50 на человека, если он рассчитан на 50 человек, но если количество участников 100, то для каждого из них стоимость зала снижается до $4,00. Развлекательная программа гала-банкета может стоить $2000. Если присутствуют 100 человек, то каждый из них должен внести $20. Если присутствует 200 человек, то цена для каждого снижается до $10. Если организатор собраний считает расходы на каждого человека, то и специалист гостиницы по маркетингу должен считать так же.

Поощрительные поездки организуются самим предприятием или фирмой и специализирующимися в организации поощрительных поездок туристическими агентствами, специальными консультантами или транспортными агентствами. Сами предприятия все реже организовывают поощрительные поездки. Существует тенденция передавать организацию таких поездок специализированным фирмам и туристическим агентствам. Одна из причин этого заключается в том, что посторонние организации, специализирующиеся на организации поощрительных поездок, часто покупают в комплекте транспортные билеты и номера в гостиницах. В результате они составляют пакет услуг и программы отдыха более эффективно, чем сами предприятия. Фирмы, специализирующиеся в организации поощрительных поездок, обычно представляют компаниям широкий выбор возможных мест для проведения мероприятия, и хотя компания пользуется услугами посторонней фирмы, конечный выбор остается за ней самой. Гостиница же должна сотрудничать как с фирмой, специализирующейся в организации поощрительных поездок, так и с представителями компании, принимающими окончательное решение.