Типы данн: текстов,MEMO,числов,д/вр/денежн,счетч,логич,вложен,гиперсс,мастер подстан.

По характеру организации хранения данных -локальные -распределённые

По числу уровней в архитектуре

§ 1-уровневые

§ 2-уровневые

§ 3-уровневые

§ логический уровень

§ физический уровень

§ внешний уровень

8. Системы управления базами данных (СУБД).

СУБД-- система управления базами данных . (DBMS - database management system ). СУБД представляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием.

Основные функции СУБД.

§ управление данными во внешней памяти (на дисках);

§ управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

§ журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;

§ поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Обычно современная СУБД содержит следующие компоненты:

§ ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти, и журнализацию,

§ процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода,

§ подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД

§ а также сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.

9. Функциональные возможности СУБД.

Функции СУБД

Описание объектных средств Illustra:

· Типы данных.

· Типы, определяемые пользователем. Множества, массивы и конструкторы типов. Наследование типов. Преобразования типов.

· Функции.

· Определяемые пользователем функции. SQL и С- функции. Клиентские и серверные функции. Переопределение функций при наследовании.

· Поддержка сервером механизмов правил и алертеров.

· Система правил для поддержки целостности данных. Концепция активного ядра базы данных в механизме алертеров.

· Управление хранением данных.

· Хранение элементов данных внутри записей (in row) и в виде больших объектов (large object). Прозрачность механизма для пользователя.

· Возможности time travel.

· Хранение всех версий записей. Поддержка запросов "time travel".

10. Этапы проектирования базы данных: концептуальное, информационно-логическое проектирование, даталогическое, физическое.

Создание информационных систем (ИС) является сложной и плохо формализуемой задачей, требующей детальных знаний о работе автоматизируемой предметной области.
Процесс разработки БД можно разбить на несколько этапов:
1) ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Исследование предметной области необходимо проводить в целом для разрабатываемой системы, частью которой является и БД.
Создание системы необходимо начинать c исследования процессов, происходящих в предметной области и используемых ими данных. При этом очень важно определить рамки системы и перечень выполняемых ей функций. Подобный анализ желательно проводить с участием экспертов предметной области и консультантов.
Очень важно на этапе проектирования достичь взаимопонимания как между разработчиками системы, так и между экспертами предметной области, заказчиками и т.д., так как каждый имеет свое видение проекта. Точки зрения участников разработки по определенным проблемам могут совпадать, однако формы их представления быть различными, что ведет к осложнению совместной работы над одним проектом. Важным инструментом в данном случае является использование единой нотации – системы обозначений, правил описания процессов, объектов, явлений и их взаимосвязи, позволяющее всем участникам проекта «говорить на одном языке».
2)ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ

Инфологическая модель представляет собой описание будущей базы данных, представленное с помощью естественного языка, формул, графиков, диаграмм, таблиц и других средств, понятных как разработчикам БД, так и обычным пользователям. Назначение такой модели состоит в адекватном описании процессов, информационных потоков, функций системы с помощью общедоступного и понятного языка, что делает возможным привлечение экспертов предметной области, консультантов, пользователей для обсуждения модели и внесения исправлений.

3)ДАТАЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

При даталогическом моделировании используется инфологическая модель предметной области. При этом основной задачей даталогического моделирования является описание свойств понятий предметной области, их взаимосвязь и ограничения, накладываемые на данные. Даталогическая модель является начальным прототипом создаваемой базы данных. Все понятия, выделенные при исследовании предметной области и их взаимосвязи в дальнейшем будут отображены в конкретные структуры какой-либо конкретной базы данных.
Результатом создания даталогической модели является модель, созданная с учетом выбранной модели данных, полученная путем преобразования инфологической модели с учетом определенных правил.

11. Среда MS Access. Объекты базы данных.

Среда Access включает в себя следующие составляющие (сверху вниз): титульную строку с кнопками управления окном, главное меню, панель инструментов, рабочее поле и строку состояния. На рабочем поле открывается окно, соответствующее выбранному режиму работы: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица -- основной объект БД , хранилище информации . Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа ,например о товарах, поставщиках , клиентах и т.д. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Каждоеполеимеет свое имя и содержит отдельный элемент информации. Например поле АДРЕС в таблице КЛИЕНТЫ содержит адрес клиента, поле ФАМИЛИЯ содержит фамилию и т.д. Для каждого поля необходимо указывать егоимя, тип данных, размер.От типа и размера поля зависит скорость доступа к БД и объем файла.

Запись в таблице -строка, содержащая в себе полный набор данных об описываемом объекте. Каждая запись таблицы КЛИЕНТЫ содержит полный набор сведений о клиентах: название фирмы, контактную персону, адрес, телефон и т.д.

Ключевое поле -поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице.

Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовывать связи между таблицами.

Схема данных – графическое представление связей между таблицами.

Запрос – средство , при помощи которого данные отобранные из одной или нескольких таблиц в соответствии с некоторым критерием выбора , представляются в виде промежуточной , виртуальной таблицы, доступной для дальнейшей обработки .В отличии от таблиц великолепно справляются с различными вычислениями.

Форма – специального вида диалоговое окно , предназначенное в основном для ввода данных и отображения их на экране. Форма строится на основе таблицы, запроса или взаимосвязанных таблиц. При помощи одной формы возможно занесение данных в несколько таблиц.

Отчет - средство , позволяющее получать данные из одной или нескольких таблиц для вывода на печать.

Макрос- объект БД , позволяющий автоматизировать ряд задач без применения традиционного языка программирования.

Модуль –представляет собой программу на встроенном языке программирования VBA. Обладает гораздо большими возможностями при автоматизации задач по сравнению с макросами, но требует владения основами программирования.

Приложение- сгруппированные по функциональному признаку формы и отчеты для эффективной работы пользователя. Позволяет пользователю при решении задач затрачивать меньше усилий , чем при работе с разрозненными объектами.

12. Структура таблиц. Типы данных полей и другие свойства. Установка связей между таблицами.

Таблица - основной источник данных для других объектов БД.

Структура реляционной таблице определяется составом и последовательностью полей , (столбцов). Каждое поле отражает определенный атрибут объекта и соответственно содержит данные одного типа.
Содержание таблицы заключено в ее строках. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре объекта и называется записью. Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается запись.

Ключевые поля используются для создания связей между таблицами. А связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из нескольких таблиц.

Размещение сведений о каждом объекте в отдельной таблице и связывание таблиц позволяет избежать дублирования данных и упрощает процесс обновления и поиска в базе.

Cв-ва полей: размер(текст,числ,счет), формат(текст, поле MEMO, числ,д/вр,денежн,счетчик,логич,гиперсс),число десятичн знаков(числ,денеж),нов знач(счетч), маска ввода(текст,числ,д/вр,денеж)...

Типы данн: текстов,MEMO,числов,д/вр/денежн,счетч,логич,вложен,гиперсс,мастер подстан.

Одним из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том , что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных. Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация позволяет уменьшить избыточность хранимых данных , упрощает их ввод , удаление, поиск

Отношение (связь) один - ко – многим (1: M или M:1) является наиболее часто используемым типом связи.

В такой связи каждой записи в таблице А (первичный ключ)соответствует несколько записей в таблице В (внешний ключ), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А. Таблица А называется главной ,а таблица В подчиненной таблицей. Или иногда таблицу А называют родительской таблицей, а В – дочерней .

Отношение ( связь) один - к – одному (1:1) . Запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот.

Содержимое таких таблиц как правило можно объединить в одну. Этот тип связи используется довольно редко Такие связи имеет смысл устанавливать для разделения таблиц с очень большим количеством полей, для отделения части таблицы по соображениям защиты или если не все данные из одной таблицы используются в другой .

Отношение ( связь) многие ко многим (N:M) . Одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В , а одной записи в таблице В может соответствовать много записей в таблице А.

Установление связи между таблицами возможно, если

	Связываемые поля имеют одинаковый тип данных. Исключение составляет поле счетчик, так как поле счетчик , так как не может быть использовано в качестве вторичного ключа. Поле счетчик может быть связано с числовым полем, имеющим размер длинное целое.
	Таблицы хранятся внутри одной БД.
	Главная таблица связывается с подчиненной по ключу

Создание связей между таблицами. Схема данных.

После формирования таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает эти связи и использует при заполнении таблиц и обработке данных. При создании схемы данных необходимо задать параметры целостности БД и каскадное обновление и удаление данных.

Схема Данных графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей (ключевые поля выделены жирным шрифтом) , а связи линиями между полями таблиц. Просмотреть схему данных можно при помощи команды меню Сервис - Схема Данных или соответствующей кнопки на панели Инструментов

Перетащите связываемое поле из одной таблицы на связываемое поле в другой.

Появится окно Изменение связей. Убедитесь, что в каждом из столбцов отображаются названия нужных полей. Если нужно, их можно изменить.

Чтобы установить связь, нажмите кнопку Создать.

Примечание. Создавать связи можно не только в таблицах, но и в запросах. При этом, однако, не обеспечивается целостность данных.

13. Создание запросов: конструктор, мастер запросов.

Запросы позволяют выбирать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц , производить необходимые вычисления и получать результат в виде таблицы .

	Запрос на Выборку--выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица , которая существует до закрытия запроса.
	Запрос на Создание Таблицы-- основан на запросе на выборку , но результат сохраняется в таблице
	Запросы на Обновление , Добавление , Удаление--Запросы действия , в результате которых изменяются данные в таблице.
	Перекрестный Запрос – предназначен для группирования данных и представления их в компактном виде, удобен для анализа

Виды Запросов:

В строку Поле включить имена полей , используемых в Запросе:

	двойной щелчок мыши на имени поля в таблице, вынесенной в верхнюю часть бланка.
	или выделить имя поля в таблице в верхней части бланка, перетащить мышью в нужный столбец бланка в строку Поле.

В строке Вывод на экран отметить поля , которые должны быть включены в результирующую таблицу (Можно для поля задать условие отбора , но значение поля не отображать на экране)

В строке Условие отбора задать условия отбора записей (например >100 ,Иванов , Like С*, between 10 and 20). Выполняя запрос, получаем ответ в виде так называемого динамического набора данных, который не сохраняется при сохранении запроса, однако он может быть использован как источник данных (наравне с таблицами) для построения другого запроса. Для просмотра результата запроса необходимо воспользоваться кнопкой Представление Таблицы на панели или пунктом меню Вид – Режим Таблицы.

14. Запрос на выборку. Задание критерия отбора данных.

Разработка Запроса производится в режиме Конструктора. Для создания запроса выделите объект Запросы , нажмите кнопку Создать и выберите режим Конструктора. Укажите используемые в запросе таблицу или таблицы.
В строку Поле включить имена полей , используемых в Запросе: двойной щелчок мыши на имени поля в таблице, вынесенной в верхнюю часть бланка.
или выделить имя поля в таблице в верхней части бланка, перетащить мышью в нужный столбец бланка в строку Поле.
В строке Вывод на экран отметить поля , которые должны быть включены в результирующую таблицу
В строке Условие отбора задать условия отбора записей (например >100 ,Иванов , Like С*, between 10 and 20)
Выполняя запрос, получаем ответ в виде так называемого динамического набора данных, который не сохраняется при сохранении запроса, однако он может быть использован как источник данных (наравне с таблицами) для построения другого запроса.
Для просмотра результата запроса необходимо воспользоваться кнопкой Представление Таблицы на панели или пунктом меню Вид – Режим Таблицы.

>10	больше 10
< >2	не равно 2
Between 5 And 10	больше 5, но меньше 10
Date( )	за текущую дату
< Date -3	месяц назад
Between Date( ) And Date( ) - 90	в течении последних 90 дней
Between Date( ) And DateAdd(‘’м’’;-3;Date( ))	в течении последних трех месяцев
Between 01.01.97 And 31.12.97	За 1997 год
Иванов (‘‘Иванов’’)	только для Иванова
И* (Like ‘’И*’’)	все клиенты фамилия , которых начинается на И
Like “[!ъ]*”	Строка не должна начинаться со знака ъ
[Введите Фамилию Сотрудника]	Просит задать фамилию
Between [Введите Дату1] And [ Введите Дату2]	возможность самому задавать временной интервал
In(1;10;50;100)	1 или 10 или 50 или 100
In(“Минск”; “Киев”)	Минск или Киев
Null.	(пусто)- не введено никакого значения
Not IsNull	(не пусто), т. е. значение введено
Year([ДатаП])	Позволяет выделить год из даты

Например выбрать заказы только за зимние месяцы 1997 года
Between 01.01.97 And 01.03.97 Or Between 01.12.97 And 01.01.98

Еще один пример . Пусть требуется выводить данные о заказах только за определенный год. Год пользователь вводит с клавиатуры.
т.е. в строке поле вставим выражение Year([Дата]), а в условии отбора [Введите год]

15. Создание запроса на выборку с параметром.

16. Вычисляемые запросы.

В запросах, в отличии от таблиц над полями могут производится вычисления . При этом могут использоваться как арифметические выражения так и встроенные функции MS Access . Вычисляемое поле , включенное в запрос позволяет получить новое поле с результатами вычислений только в таблице запроса и не создает полей в таблицах БД.

Примеры вычисляемых полей

Стоимость: [Товары]![Цена]*[Продажи]![Количество]

Клиенты: [Клиенты]![Фамилия] & ‘‘ ’’&[ Клиенты]![Имя]& ‘‘ ’’& [Клиенты]![Отчество]

Сформировать выражение можно при помощи Построителя выражений ,который запускается из контекстного меню , связанного со строкой Условие отбора на бланке или при помощи соответствующей кнопке на панели инструментов. При составлении выражений имена полей заключаются в квадратные скобки , символьные константы - в кавычки , имена объектов БД отделяются от полей "!"

17. Перекрестные запросы.

Перекрестные Запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Позволяют представить большой объем данных в виде удобном для восприятия, анализа, сравнения. Могут использоваться в качестве базового при создании отчета.
Создание перекрестного запроса создать запрос на выборку данных на основе таблицы Товары и Клиенты, Продажи, отобразив в динамическом наборе поля: Фамилия и Название

Создать два вычисляемых поля Стоимость.

преобразовать запрос на выборку в перекрестный запрос при помощи пункта меню Запрос - Перекрестный или кнопки Тип запроса на панели Инструментов

выбрать Sum в строке Групповая операция для вычисляемых полей

заполнить строку перекрестная таблица.

Для отображения в поле Стоимость символа денежной единицы Выделите поле Стоимость

Воспользуйтесь командой Свойство из Контекстного меню

В стоке формат установите Денежный

18. Создание формы: автоформы, Мастер форм, Конструктор форм.

Формы позволяют осуществлять первоначальную загрузку таблицы БД , выполнять их просмотр, а также производить корректировку данных) . При наличии схемы данных состоящей из взаимосвязанных таблиц формы позволяют выполнять корректный ввод взаимосвязанных данных .
Прежде чем вводить данные в форму необходимо ее сконструировать в соответствии с требованиями пользователя. При этом определяется : из каких таблиц нужно отображать данные (другими словами, какие таблицы будут являться источниками данных для формы), какие поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться (линии, рисунки, поясняющий текст) и пр
Форма может быть

однотабличной - источник данных одна таблица или запрос

многотабличной ,построенная на основе нескольких взаимосвязанных таблиц

без источника данных (чаще всего используется для реализации пользовательского кнопочного меню).

Конструктор позволяет создавать форму вручную

Автоформа - автоматический и самый быстрый способ создания только однотабличной формы. При этом в форме отобразятся данные из всех полей таблицы - источника данных.

1 в столбец: на одной странице располагаются данные только из одной текущей записи. Такая форма называется простой.

2 ленточная: для каждой записи отводится отдельная строка формы и представлялся обзор нескольких записей.

3 табличная: данные представляются в виде таблицы, оформленной в определенном мастером стиле. По внешнему виду не отличается от обычной таблицы.

Мастер форм позволяет создать как однотабличную, так и многотабличную формы. В отличие от автоформ мастер позволяет отобрать поля, данные из которых пользователь хочет иметь в форме. Кроме того, можно выбрать стиль формы и некоторые другие параметры.
Самый простой и быстрый способ создания форм – это автоформы. Недостаток – возможно построение формы только на основе одной таблицы или запроса.
При создание формы в режиме Конструктора новая форма будет содержать только область данных (серая сетка) , границы которой можно изменять. Если в режиме Конструктора не видна сетка или линейка их можно вывести на экран при помощи меню Вид . Для добавления в форму области заголовка или примечания необходимо выполнить команды меню Вид – Заголовок/ Примечание
Для размещения в форме полей базовой таблицы или запроса необходимо выполнить команду меню Вид – Список и перетащить поле из списка в нужную позицию формы.

19. Составные формы: подчиненные и связанные формы.

К многотабличным формам относятся формы, построенные на основе запроса , объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными другими формами.
Форму можно создавать на основе одной или нескольких связанных таблиц или на запросов. Для загрузки данных сразу в две таблицы используются составные или связанные формы. Составная форма состоит из главной формы, выводящей данные из главной таблицы (например Клиенты ) и подчиненной, отображающей данные из подчиненной таблицы (например Заказы). В подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, или она может быть выведена как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма. Иногда главная форма содержит несколько подчиненных форм.
Самый простой способ создания составной формы – при помощи мастере форм. Рассмотрим работу мастера форм на следующем примере - главная форма Клиенты и подчиненная (связанная ) Заказы. Для создания связанной или подчиненной формы необходимо выполнить одинаковую последовательность действий На вкладке Формы нажать кнопку Создать

Выбрать таблицу или запрос на основе которого будет создаваться форма главная форма (Клиенты).

Выбрать все поля таблицы Клиенты

Выбрать все поля таблицы Заказы .

Указать , что таблица Клиенты используется для создания основной части Формы

Выбрать Подчиненные Формы)

Выбрать тип и стиль Формы

Ввести имя составной и подчиненной формы

После завершения работы мастера выводится формы с данными из 2-х таблиц. При этом в подчиненной форме выводятся все записи , связанные с текущей записью основной части формы

Пример составной формы Клиенты и связанной Заказы На вкладке Формы нажать кнопку Создать

Выбрать таблицу или запрос на основе которого будет создаваться форма главная форма (Клиенты).

Выбрать все поля таблицы Клиенты

Выбрать все поля таблицы Заказы .

Указать , что таблица Клиенты используется для создания основной части Формы

Выбрать Связанные Формы

Выбрать тип и стиль Формы

Ввести имя составной и связанной формы

20. Использование элементов управления в Конструкторе формы.

Создание элементов управления на форме осуществляется с помощью панели Элементов в режиме конструктора формы

Надпись
Поле
Группа переключателей

Выключатель

Переключатель

Флажок

Поле со списком

Список

Кнопка

Рисунок

Набор вкладок

Подчиненная форма/отчет

Линия

Прямоугольник

Дополнительные элементы

Если кнопка Мастера Элементов . нажата , тогда для создания элемента управления будет запускаться соответствующий мастер, что значительно упростит его создание

Создание элемента управления (ЭУ):

Одинарный щелчок мышью по соответствующей кнопке. Указатель мыши примет вид перекрестия, снабженного значком выбранного элемента.

поместить указатель-перекрестие в нужную позицию формы

удерживая нажатой левую кнопку мыши, задать необходимые размеры элементу

отпустить кнопку мыши

Рассмотрим отдельные элементы и их часто используемые свойства. Каждый элемент , как и форма в целом обладает своими свойствами, которые можно просматривать и корректировать, выполнив команду меню Вид- Свойства или выбрав соответствующую команду из контексного меню. Перед выполнением команды элемент должен быть выделен щелчком мыши.

Элемент Надпись позволяет написать любой текст в требуемой позиции формы. При вводе текста поле надписи автоматически расширяется. Надпись может быть многострочной. Нажатие клавиш <Ctrl-Enter>, зафиксирует ширину окна надписи и осуществится переход на новую строку. Далее вводимый текст будет ограничиваться зафиксированной шириной окна. После ввода текста надо нажать клавишу <Enter> или щелкнуть за пределами окна надписи. Надпись можно отформатировать, используя окно свойств или панель Форматирования. Предварительно необходимо надпись выделить.

Свойства надписи, вкладка Макет:

Подпись (введенный текст)

Вывод на экран (да, нет). При необходимости можно отключать вывод на экран

Режим вывода (всегда, только при печати, только на экран)

Цвет, фон, оформление и пр.

Свойства надписи, вкладка Другие:

Имя . Каждому элементу дается имя в виде имя элемента, за которым стоит число - номер по порядку при создании элемента, например Надпись1. Можно элементу задать другое имя.

Всплывающая подсказка. Здесь можно написать текст всплывающей подсказки, который появляется при выделении мышью элемента в режиме формы.

Следует отметить, что некоторым свойствам нужно обязательно задавать значения, а некоторым - не обязательно.

Окно надписи можно выровнять по размеру данных при помощи пункта меню Формат –Размер - По размеру данных

Надпись может быть свободной или связанной с каким-либо ЭУ (присоединенной к ЭУ). Например, при создании ЭУ Поле можно случайно удалить присоединенную к нему надпись, Чтобы воспроизвести надпись и связать ее с полем, надо:

создать надпись, как это было описано выше

выделить надпись и вырезать ее в буфер обмена (Правка-Вырезать)

выделить ЭУ, к которому надо присоединить надпись

вставить надпись из буфера обмена (Правка-Вставить)

Элемент Поле - элемент, служащий для вывода значения поля источника для просмотра и/или редактирования. Рассмотрим создание вычисляемого поля, которое отсутствует в источнике и в котором выводится значение заданного выражения. Например, создадим вычисляемое поле в форме ленточной Товары, в котором будет отображаться стоимость товара на складе. Это можно сделать так:

открыть форму Товары в режиме конструктора

Щелчок мышью по кнопке Поле на панели элементов

перенести указатель мыши в требуемую позицию формы. Появится свободный элемент Поле и присоединенная к нему надпись

исправить надпись, написав текст Стоимость:

при помощи буфера обмена перенести надпись в заголовок формы

выделить элемент Поле

открыть окно Свойств

открыть вкладку Данные

на свойстве Данные открыть построитель выражения, с помощью которого написать выражение = [Цена] * [На складе]

на вкладке Макет в строке Формат поля задать Денежный

Внимание! Значения вычисляемого поля можно только просматривать

Аналогичным образом можно создать в примечании формы итоговые поля Общее количество и Общая стоимость. Для этого потребуется увеличить область примечания

Элемент Группа переключателей

Этот ЭУ используется для создания группы элементов, которые работают совместно. Например, удобен для ввода и редактирования значений логического поля или числового поля, которое может принимать несколько фиксированных значений, удобен для создания фильтра.

Используя ЭУ Группа переключателей можно создавать группу флажков и выключателей.

Элемент управления Поле со списком

Удобный ЭУ, позволяющий вводить значения в поля записи, выбирая значения из раскрывающегося списка.

Примеры создания полей со списком.

1. Пусть таблица Заказы создавалась без помощи Подстановок, тогда мы получим следующую автоформу. Согласитесь, что работать с такой формой затруднительно.

Откройте форму в режиме Конструктора.

Удалите имеющиеся поля Товар и Клиент

Проверьте, чтобы кнопка мастера была нажата

Выполните щелчок мышью по кнопке Поле со списком на ПЭ

Выделите строку “Объект будет использовать значение из таблицы или запроса”

Выберете таблицу Товары

При помощи кнопки >> выберите все поля из таблицы

Скройте ключевой столбец

Обязательно укажите строку Сохранить в поле-и выберите Код Товара

Задайте подпись Товар

Аналогичным образом будет создайте поле со списком Клиент

Поле со списком можно создавать и без помощи мастера , подобно созданию Подстановок в таблицах. Если в таблице была выполнена Подстановка , то при создании формы поля со списками формируются автоматически.

2. В режиме Конструктора формы имеется возможность создавать поле со списком для поиска записей в форме

Откройте форму в режиме Конструктора

Увеличьте область заголовка формы

Проверьте, чтобы кнопка мастера была нажата

Выполните щелчок по кнопке Поле со списком на ПЭ

Выделите строку “Поиск записи в форме …”

Выберите необходимые поля из таблицы (номерЗ и Дату)

Выберите Строку “Запомнить значение”

Зададайте подпись Поиск по номеру Заказа

Элемент управления Список отличается от элемента Поле со списком тем, что хуже использует пространство планшета формы, так как открывает сразу несколько элементов списка.

Из особых свойств следует отметить несвязное выделение (отсутствует, простой, со связным выбором). Если - отсутствует, то выделение нескольких элементов списка не допускается. Если - простой, то выделение элемента списка осуществляется клавишей Пробел. Если - со связным выбором, то допускается выделение нескольких элементов списка с использованием клавиш Shift или Ctrl.

В остальном этот элемент аналогичен полю со списком.

Элемент управления Кнопка

Обычно создается с целью выполнить какую-либо макрокоманду, макрос или программу на VBA Если кнопка создается с целью выполнения одной команды (открыть форму, перейти к следующей записи и пр.), то лучше создавать кнопку с использованием мастера на ПЭ. В этом случае надо сначала включить кнопку Мастера на ПЭ, а затем создавать кнопку. Если кнопка создается с целью выполнения нескольких команд (например, сначала закрыть одну форму, затем открыть другую), то такую кнопку надо создавать без мастера и к событию Нажатие кнопки привязывать макрос (см Макросы)

Свойства элемента управления Кнопка

Вкладка Макет:

Подпись определяет текст, который хотим видеть на кнопке.

Рисунок (отсутствует,...) определяет рисунок, который хотим видеть на кнопке. Для этого нужно указать полную спецификацию файла рисунка.

Тип рисунка (внедренный, связанный). Об этих значениях было сказано выше.

Вкладка Данные:

Доступ (да, нет)

Вкладка Другие:

Имя задает имя кнопке в составе элементов формы

По умолчанию (нет, да). Если - да, то кнопка получает фокус по умолчанию. В этом случае нажатие клавиши Enter инициирует событие одинарный щелчок мыши по кнопке.

Отмена (нет, да) позволяет определить кнопку как Отмена

Автоматический повтор (нет, да) определяет, следует ли повторно выполнять процедуру обработки события одинарный щелчок мыши, если кнопка удерживается нажатой.

Элемент Рисунок позволяет вставлять в форму иллюстрации. После того, одинарного щелчка мыши по кнопке Рисунок на ПЭ и будет на планшете очерчена рамка для рисунка, отобразится диалоговое окно для выбора файла рисунка. Для этого ЭУ важными являются следующие свойства:

Вкладка Макет:

Рисунок указывает полную спецификацию файла с рисунком

Тип рисунка (внедренный, связанный)

Установка размеров (фрагмент, вписать в рамку, по размеру рамки). Если - вписать в рамку, то рисунок полностью заполнит рамку. При этом конфигурация деталей рисунка может быть искажена. Если - по размеру рамки, то рисунок вписывается в рамку без искажения конфигурации деталей.

Элементы Присоединенная и свободная рамки объекта

служат для добавления в форму объектов OLE. Присоединенная рамка показывает содержимое поля объекта OLE БД , которое изменяется при перемещении по записям. Свободная рамка объекта OLE показывает объект OLE, который не изменяется при перемещении по записям. Она, как правило, используется для добавления в формы данных типа логотип (фирменный знаки).

Элемент Подчиненная форма/отчет

позволяет создать подчиненную форму, источником данных для которой служит дочерняя таблица (таблица со стороны “многие” в схеме данных) в окне основной формы, источником данных для которой служит родительская таблица ( со стороны “один” в схеме данных). При этом для текущей записи основной формы в подчиненной форме будут отображаться только связанные с ней записи, что создает максимальные удобства для ввода и редактирования записей в обеих формах.

Создание подчиненной формы :

Создать основную форму для родительской таблицы

Создать форму для дочерней таблицы

Открыть основную форму в режиме конструктора

Расширить область данных для подчиненной формы

Одинарный щелчок мыши по кнопке Подчиненная форма/отчет на ПЭ

Очертить контур подчиненной формы на свободном месте области данных основной формы

Отредактировать присоединенную надпись, например написав имя подчиненной формы

Выделить подчиненную форму и открыть для нее окно свойств

Указать источник данных для подчиненной формы. Для этого в свойстве данных Объект источник указать имя дочерней таблицы. Если была создана в схеме данных связь между соответствующими родительской и дочерней таблицами, то ACCESS автоматически присвоит свойству Подчиненные поля имя поля связи в дочерней таблице, а свойству Основные поля - имя поля связи в родительской таблице.

Сохранить внесенные изменения, перейти в режим формы и убедиться в правильности отображения данных в обеих формах.

Это - достаточно длинный путь создания подчиненной формы. Существует более простой и быстрый способ, заключающийся в следующем.

После выполнения первых двух пунктов надо расположить окно БД так, чтобы на вкладке Формы было видно имя дочерней формы, а на основной форме было доступно пространство для подчиненной формы. Далее следует выделить имя подчиненной формы в окне БД, захватить его мышью, протащить и бросить на свободное место планшета основной формы. При этом автоматически будут установлены перечисленные выше свойства подчиненной формы.

Элемент Разрыв страницы

позволяет разбивать на страницы большие формы. Такая форма называется многостраничной. Вместо полосы прокрутки пользователь может в этом случае перемещаться по страницам формы, используя клавиши <PgDn> и <PgUp>.

Элемент управления Набор вкладок

Вместо многостраничной формы часто удобно создать одностраничную форму со вкладками, и на каждой вкладке расположить информацию одной страницы. Можно на отдельных вкладках создать подчиненные формы. Можно на отдельных вкладках отображать объекты OLE (диаграммы, рисунки и пр.).

При первоначальном создании этого ЭУ будет создано две вкладки. Добавить новую вкладку можно, выбрав команду Добавить вкладку из к.з. меню, открытого на любой уже имеющейся вкладке. Удалить вкладку можно, выбрав команду Удалить вкладку из к.з. меню.

21. Вычисляемые поля в форме. Построитель выражений.

открыть форму Товары в режиме конструктора

Щелчок мышью по кнопке Поле на панели элементов

исправить надпись, написав текст Стоимость:

при помощи буфера обмена перенести надпись в заголовок формы

выделить элемент Поле

открыть окно Свойств

открыть вкладку Данные

на свойстве Данные открыть построитель выражения, с помощью которого написать выражение = [Цена] * [На складе]

на вкладке Макет в строке Формат поля задать Денежный

Значения вычисляемого поля можно только просматривать

22. Создание отчетов: автоотчеты, Мастер отчетов, Конструктор.

Отчеты позволяют выбирать из БД требуемую пользователю информацию, оформить ее в виде документа и распечатать. Источником данных может быть таблица, запрос или несколько взаимосвязанных таблиц. Отчеты и формы имеют много общего, но в отличии от форм отчеты не предназначены для ввода и корректировки данных. Разделы отчета подобны разделам форм.

В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчета, размещение в нем значений , выводимых из полей связанных таблиц БД формируются заголовки , размещаются вычисляемые поля.

Для создания отчета нужно выполнить следующую последовательность действий: Открыть вкладку Отчеты

Кнопка Создать. Откроется диалоговое окно для выбора способа создания отчета: Конструктор (отображает пустой планшет отчета). Режим конструктора используется для создания нового отчета вручную или для редактирования имеющегося отчета.

Мастер отчетов позволяет создать отчет с помощью мастера

Автоотчет (в столбец или ленточный) - это, как и при создании форм, самый быстрый способ создания отчетов.

Диаграмма позволяет создать диаграмму для вывода данных в графической форме.

Почтовые наклейки

Выбрать способ создания отчета

Выбрать из списка источник данных для отчета (таблицу или запрос), кн. ОК. Далее следует действовать в зависимости от способа создания отчета.

В конце отчет следует сохранить, задав ему имя.

Режим Конструктора Отчетов очень похож на режим Конструктора Форм. Новый отчет будет содержать только область данных (серая сетка) , границы которой можно изменять.. Для добавления в отчет области заголовка или примечания необходимо выполнить команды меню Вид – Заголовок/ Примечание.

В отчете, как и в форме, можно создавать вычисляемые поля. В области Примечание рекомендуется подводить итоги или производить другие вычисления по всему отчету. Для этого создается вычисляемое поле с использованием стандартных функций, например, Sum и др.

В отчетах имеется возможность создания группировки данных по одному или нескольким полям Для этого используется команда меню Вид – Группировка и Сортировка или соответствующая кнопка на панели инструментов. В примечаниях по группе могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе.

Наиболее простым способом создания отчетов является использование средств автоматического создания.

23. Форматирование отчета и параметры печати.

22 билет +

Перед печатью отчета его можно просмотреть в окне предварительного просмотра: кн. Просмотр в окне БД или соответствующая кн. на ПИ. Рядом с кнопкой предварительного просмотра на ПИ находится кн. раскрывающегося списка, из которого можно выбрать режим работы с отчетом: Конструктор (для редактирования структуры отчета)

Предварительный просмотр

Образец (отображает отчет в режиме предварительного просмотра, при этом видно только небольшое количество данных в качестве образца).

24. Итоговые отчеты.

Отчет - средство , позволяющее получать данные из одной или нескольких таблиц для вывода на печать. Отчеты позволяют выбирать из БД требуемую пользователю информацию, оформить ее в виде документа и распечатать.

Источники данных - таблица, запрос или несколько взаимосвязанных таблиц. Отчеты и формы имеют много общего, но в отличии от форм отчеты не предназначены для ввода и корректировки данных. Разделы отчета подобны разделам форм.

Access позволяет добавлять в отчет суммы, счетчики и итоги. С использованием последних связан такой тип отчетов как итоговые.

Итоговые отчеты (о продажах, операциях, оборотах и т.д.), требующие вывода на бумагу, всегда присутствуют в любой ИС.

В итоговых отчетах должен выводиться перечень всех заказов в указанном диапазоне дат с итоговой суммой.

Чтобы вычислить сумму объемов заказов по всему отчету, поместите в примечании отчета текстовое поле и присвойте свойству текстового поля следующее выражение:

=Sum([QuantityOrdered])

Функция Sum вычисляет итог по набору значений источника записей — в данном случае, столбца «Объем заказов». Sum — статистическая функция Access, которая позволяет вычислять итоговые значения.

Большинство итоговых значений представляют собой сумму по группе записей или по всем записям. При вычислении суммы важно то, в каком разделе отчета размещается вычисляемый элемент управления, содержащий выражение суммирования. Access определяет способ подсчета суммы на основании места размещения элемента управления, то есть на основании того, в каком разделе он находится.

25. Разработка элементов пользовательского интерфейса.

26. Кнопочная форма. Параметры автозапуска.

В MS Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению приложением пользователя, называемое Диспетчером Кнопочных Форм.

Для создания главной кнопочной формы необходимо воспользоваться пунктом меню Сервис – Служебные Программы --Диспетчер Кнопочных Форм

Создайте страницу Продавец и страницу Менеджер

Нажмите кнопку Создать

Введите название страницы – Продавец —кнопка OK

Нажмите кнопку Создать

Введите название страницы – Менеджер —кнопка OK

Создайте переходы из главной формы на страницы форм ПРОДАВЕЦ и МЕНЕДЖЕР

Выделите Главную кнопочную форму (MainSwitchboard(default))—кнопка –Изменить

Создайте связь с формой Продавец

Кнопка Создать

Текст—Продавец

Команда-- Переход к кнопочной форме

Кнопочная форма -- Продавец

Аналогично создайте связь с формой Менеджер

Закройте станицу изменения главной кнопочной формы кнопка -- Закрыть

Заполнение страниц кнопочной формы

Выделите страницу Продавец —кнопка –Изменить

Создание возврата на первую страницу

Кнопка Создать

Текст—Возврат

Команда -- Переход к кнопочной форме

закройте станицу изменения кнопочной формы Продавец-- кнопка – Закрыть

Для оформления заказов аналогичным образом заполните страницу Менеджер

Одна страница кнопочной формы может содержать не более 8 кнопок

Параметры запуска приложения позволяют предусмотреть открытие главной кнопочной формы, меню и панели инструментов пользователя сразу при открытии файла БД. Можно запретить пользователю работать со стандартным окном базы данных и тогда пользователь сможет выполнять только те действия, которые предусмотрел для него разработчик.

1 Для изменения параметров запуска воспользуйтесь пунктом меню СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ ЗАПУСКА

2 Укажите главную форму, созданную Вами при помощи мастера

3 Снимите флажок Окно базы данных

4 Укажите созданные Вами меню и панель

5 Закройте Вашу БД и снова откройте

Теперь, чтобы можно было вносить изменения в БД необходимо при открытии удерживать нажатой клавишу <Shift>.