Глава 2. определение хронологических границ фонда

СОДЕРЖАНИЕ

Введение.........................................................................................................3

Глава 1. Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов............................................................................4

Глава 2. Определение хронологических границ фонда.............................5

Заключение....................................................................................................7

Список использованных источников..........................................................8

ВВЕДЕНИЕ

Как правило, документы, у которых закончился срок хранения в архиве организации, передаются на хранение в архивный фонд. Документооборот переданных в архивный фонд документов называется фондированием.

Процесс фондирования включает себя следующие виды работ:

1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

2) определение фондовой принадлежности документов.

При этом стоит понимать, что архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, как правило, перефондированию не подлежат. В качестве исключений выступают только грубые ошибки в фондировании.

Таким образом, национальный архивный фонд – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа.

ГЛАВА 1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ХРОНОЛОГИЧЕСКИХ ГРАНИЦ АРХИВНЫХ ФОНДОВ И КРАЙНИХ ДАТ ДОКУМЕНТОВ ФОНДОВ

В понятие хронологические границы архивного фонда учреждения включаются:

- официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения,;

- даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода;

- для объединенного архивного фонда – это даты, характеризующие моменты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда;

- для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Наряду с этим под крайними датами документов фонда принято понимать даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Практика показывает, что нередко крайние даты документов фонда могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя. В частности, это может связано с отсутствием по каким-либо причинам документов начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т.д.

Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.

ГЛАВА 2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ХРОНОЛОГИЧЕСКИХ ГРАНИЦ ФОНДА

При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые фонды.

Если при изменении границ республик или административно-территориальных единиц сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы (округа, районы, аймаки, территории сельсоветов и т.п.), то документы их органов власти и органов управления до и после изменения границ административно-территориальных единиц составляют единые фонды.

Документы органов государственной власти и органов государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют единые фонды.

Документы территориальных объединений, общественных организаций (профессиональных, научных, культурно - просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения административно-территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления.

Документы промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно - территориального деления составляют единые фонды.

Документы органов административно - хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и ликвидация которых не зависят от изменения административно - территориального деления, составляют единые фонды.

Документы организации, временно прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, являются единым фондом.

Документы организации, образованной с тем же названием, под которым существовала ликвидированная ранее организация, или с несколько измененным названием, составляют новый фонд, если организация получила функции, отличные от функций ликвидированной организации.

При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой организации составляют отдельные фонды.

Переименование организации или частичное изменение ее названия, передача ее из одного ведомства в другое, изменение подчиненности организации внутри ведомства, ее местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями первоначальных функций, не являются основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно - территориальной системе (центральное, краевое, областное и т.п.) не является основанием для разделения ее документов на разные фонды.

Выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им ряда функций первой не является основанием для разделения ее документов на два (или несколько) фонда.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение, важно также отметить, что у сотрудников архивного фонда нередко возникают затруднения по определению крайних дат документов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного происхождения. При этом под крайними датами документов архивного фонда учреждения принято понимать даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Практика показывает, что в нередко они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, что связано с отсутствием по каким-либо причинам документов начального или завершающего этапов деятельности учреждения или такая ситуация нередко возникает, когда в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника.