Упорядочивание данных в таблице
Лекция 3
РАБОТА С ГРАФИЧЕСКИМИ ОБЪЕКТАМИ И ТАБЛИЦАМИ
1 Создание и редактирование таблиц.
2 Создание рисунков и диаграмм.
3 Установление графических объектов.
4 Создание и редактирование математических формул.
Создание и редактирование таблиц
Определение таблиц
Таблица предоставляет возможность упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент ячейки таблицы не зависит от других элементов. Существует возможность построить таблицу с произвольным количеством столбцов и строк, существует возможность изменения размеров и форматирование каждой ячейки. Ячейка может содержать текст, рисунки и прочее, что может содержать документ Word. Но существует единое исключение: в таблице не может содержаться другая таблица.
Таблицы в Word бывают простые и сложные.
Простые таблицы –это таблицы,которые могут максимальносостоять из четырех строк и пяти столбцов.
Сложные таблицы –это таблицы,которые могут иметь произвольноечисло столбцов и строк.
Простая таблица
Для создания простой таблицы необходимо найти на панели инструментов Стандартная кнопку Добавит таблицу и задать ее параметры.
С помощью мышки выбрать и обозначить необходимое количество столбцов и строк будущей таблицы. Если в макете не хватает клеточек, то в этом случае необходимо его увеличить в нужном направлении, удерживая нажатой левую кнопку мышки, пока не будут достигнуты необходимые размеры. После этого кнопку мышки необходимо отпустить, и в результате таблица с заданными размерами будет добавлена в текущую позицию.
Сложная таблица
Для создания сложной таблицы необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Вставить → Таблица. После чего появляется диалоговое окно Вставка таблицы, в котором необходимо задать параметры:
1) число столбцов;
2) число строк;
3) задать ширину столбцов.
После выбора параметров таблицы и нажатии на кнопку Ок появится пустая таблица,которую необходимо будет заполнить.
Сложную таблицу также можно создать самостоятельно. Для этого необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Нарисовать таблицу.Курсор мышки приобретаетвид карандаша, с помощью которого можно собственноручно мышкой нарисовать таблицу как графический элемент: сначала рисуют контуры таблицы, а потом строки и столбики. Для удаления линий существует кнопка Ластик.
Редактирование таблицы
Word имеет возможность редактировать таблицы. Существует два способа редактирования таблицы: с помощью мышки и команд меню Таблица.Выбор того или другого способа зависит от пользователя. Большей частью использование мышки ускоряет работу, при этом внесение изменений более наглядное. Если нужно дополнить таблицу новыми данными или удалить лишние, объединить несколько клеток, вставить или удалить строки или столбики, целесообразно применять команды контекстного меню.
Операции редактирования:
1 Вставка столбцов и строк.
Эта операция выполняется с помощью подменю Вставить меню Таблица или контекстного меню таблицы. При этом необходимо выделить строки или столбцы таблицы и вызвать контекстное меню.
2 Изменение ширины столбца.
Эту операцию лучше и легче выполнять с помощью мышки. Для этого нужно разместить указание мышки на ограничительной линии (вид указания мышки при этом изменится) и при нажатой левой кнопке перетянуть в нужном направлении.
3 Изменение высоты строки.
Высота строки зависит от объемов и параметров введенной информации. В некоторых случаях нужно задать высоту строки, которая отличается от установленной по умолчанию. Для этого необходимо выполнить действия, аналогичные изменению ширины столбца.
4 Автоподбор ширины и длины столбцов.
Эта операция выполняется с использованием пунктов меню Таблица → Автоподбор
5 Разделение и объединение ячеек таблицы.
Таблица часто имеет заголовок, который является общим для нескольких столбиков. При этом проще всего объединить несколько ячеек для получения ячейки большего размера. Чтобы объединить ячейки, нужно их выделить и воспользоваться командой Таблица → Объединить ячейки. Также аналогичная команда содержится и в контекстном меню таблицы. Для разделения клеток таблицы на несколько предназначена команда Таблица → Разделить ячейки.
6 Удаление элементов таблицы (ячеек, строк и столбцов).
Для удаления ячеек, строк и столбцов необходимо выделить соответствующий участок и воспользоваться командой Таблица → Удалить или командой контекстного меню.Выделенныеучастки нельзя удалить с помощью клавиши Delete или Backspace.Эти клавиши используют для удаления только содержимого ячеек.
Форматирование таблиц
Форматирование ячеек таблицы можно проводить с помощью панели инструментов Таблицы и границы и с помощью пунктов меню Таблица и Формат.
В меню Таблица или с помощью контекстного меню таблицы необходимо выбрать пункт меню Свойства таблицы, с помощью которых можно настраивать параметры форматирования таблицы, строк столбцов и ячеек.
С помощью пункта Границы и заливка можно сделать цветное оформление таблицы, приготовить вид рамок таблицы.
С помощью меню Таблица → Автоформаттаблицы можно выбрать один из существующих форматов.
В таблице существует возможность размещать текст как вертикально, так и горизонтально. Для вертикального размещения текста необходимо воспользоваться контекстным меню и выбрать пункт Направление текста,после чего появится диалоговое окно Направление текста – Ячейка таблицы
Перемещение по таблице
Передвижение по ячейкам таблицы проводится с помощью клавиш:
TAB – перемещение по правую сторону по строке; SHIFT+TAB – перемещение налево по строке;
Enter – текст разбивается на строки при нажатии (для возвращения используют клавишу Delete);
↑, ↓, ←, → – перемещение с помощью стрелок.
Вычисления в таблице
В таблице можно проводить несложные вычисления, используя формулы и стандартные функции. Формула, как и в Excel, должны начинаться со знака = (равняется) и ссылаться на адреса ячеек, которые принимают участие в вычислениях.
Адрес ячейки составляется из латинской буквы – столбики (А, В, С і т. д.) и арабской цифры – строки (1, 2, 3,…). Таким образом, ячейка, которая имеет адрес А2, размещается на пересечении первого столбца (А) и второй строки (2).
Каждая стандартная функция имеет свое имя и в скобках содержит свои аргументы. Аргументами могут быть как конкретные данные или адрес одной ячейки или нескольких ячеек (диапазон ячеек).
К стандартным функциям относятся:
Ø Sum(диапазон ячеек) – вычисляет сумму значений в указанном диапазоне;
Ø Average(диапазон ячеек) – вычисляет среднее значение в указанном диапазоне;
Ø Max(диапазон ячеек) – вычисляет максимальное значение в указанном диапазоне;
Ø Min(диапазон ячеек) – вычисляет минимальное значение в указанном диапазоне;
Ø Count(диапазон ячеек) – подсчитывает количество ячеек в указанном диапазоне.
Для записи формулы курсор размещается в ячейке, где нужны вычисления и вызывается пункт меню Таблица → Формула,формула записывается в строку формул,можно изсписка выбрать нужный числовой формат, а затем нажимается Ок.
Упорядочивание данных в таблице
Для упорядочивания данных в таблице ее необходимо выделить (вместе со строкой заголовков, но без итоговой строки), потом вызвать пункт меню Таблица → Сортировка, выбрать столбец – главный признак сортировки, способ сортировки (по возрастанию или по убыванию) и нажать Ок.
Если есть повторы среди данных главного признака сортировки, можно выбрать вспомогательный признак – из списка Затем по, если же и там есть повторы, то можно добавить еще один вспомогательный признак сортировки из списка Затем, потом указать способ сортировки и нажать на Ок. Если же данные не повторяются, то вспомогательные признаки не имеют смысла.