Наглядное представление данных

1. Графики и диаграммы

Диаграмма является графическим представлением данных рабочего листа. Дополнение табличных материалов диаграммами делает процесс анализа, оценки, сравнения данных наглядным, удобным для восприятия. Процесс построения начинается по команде Вставка\Диаграмма..., указывается местоположение диаграммы. Диаграмма может располагаться на том же рабочем листе, что и связанные с ней данные — встроенная диаграмма. В случае, когда требуется дать общее представление о данных, диаграмма строится на отдельном листе рабочей книги. Затем активизируется Мастер диаграмм, представляющий собой ряд диалоговых окон, в которых задаются интервал данных, тип диаграммы и т.д. В ряде случаев область данных, на основе которых строится диаграмма, состоит из несмежных интервалов. Для выделения несмежных интервалов сначала выделите ячейку в первой строке или столбце, а затем при нажатой клавише CTRL выделяйте остальные ячейки.

У каждого типа диаграмм есть, по крайней мере, одна разновидность или подтип, который позволяет представить одни и те же данные несколько по-иному. При создании диаграммы определяется ориентация данных, т.е. расположение рядов данных на рабочем листе — в строках или столбцах. Следует различать область диаграммы и область построения диаграммы. Область диаграммы содержит все ряды данных, оси, название диаграммы, названия осей, легенду. Область построения для плоской диаграммы ограничивается осями. В объемной диаграмме область построения включает метки засечек, имена категорий, названия осей.

В процессе работы диаграмму можно модифицировать (см.рис.8), например изменить ее тип. При работе с диаграммой доступны широкие возможности по ее модификации: тип диаграммы (Формат\Тип диаграммы...), порядок построения рядов данных (Формат\Выделенный тип диаграммы\Порядок рядов), обратный порядок отображения данных вдоль соответствующих осей (двойной щелчок по оси — панель Шкала).

Рис.8.

Иногда после создания диаграммы требуется обновить ее, добавив (команда Новые данные из меню Вставка) или удалив (команда Очистить\Ряды из меню Правка) ряды, точки данных.

2. Форматирование таблиц

MS Excel располагает множеством параметров форматирования, что позволяет сделать данные более выразительными. Ячейки рабочего листа можно форматировать до или после ввода данных (Формат\Ячейки... или контекстное меню). Столбцы и строки всего рабочего листа имеют стандартную ширину и высоту. Это значение может быть изменено как для всех элементов, так и для отдельных фрагментов рабочего листа (Формат\Строка или Столбец...). Кроме того, отдельные столбцы или строки можно скрыть (не выводить на экран). Форматирование шрифтов, выравнивание данных удобно выполнять, пользуясь панелью инструментов Формат. Выбор ориентации текста в ячейке может быть сделан на вкладке Выравнивание в команде Формат ячеек.... Здесь же устанавливается флажок «Переносить по словам».

При оформлении таблицы используются рамки разного типа и толщины (Формат ячеек\Границы), а также разнообразные узоры и цветовые гаммы (Формат ячеек\Вид).

3. Организация и управление данными в списке

Для упорядочивания, поиска данных, создания отчетов на их основе используются:

Ø Сортировка данных списка в алфавитном, числовом, хронологическом порядке. В диалоговом окне команды Сортировка может быть задан необходимый порядок сортировки, определяющий способ переупорядочивания данных. Команда выполняется как для всего списка, так и для выделенного фрагмента.

Ø Фильтрация данных с целью быстрого поиска и работы с подмножеством данных. В отличие от сортировки фильтрация не переупорядочивает список, а только временно скрывает строки, которые не нужно выводить на экран. Во время фильтрации строк MS Excel устанавливает рабочий лист в режим фильтра. Команда Автофильтр позволяет задать пользовательские критерии для каждого столбца. Команда Расширенный фильтр — для ввода критериев использует интервал критериев, задается над или под списком.

Сводная таблица

Один из способов обработки данных и получения итоговой информации — Сводная таблица, находящаяся с меню Вставка (см.рис.9).

Чтобы определить, какие данные нужно включить в сводную таблицу и как их в ней организовать, из исходной таблицы или списка выбираются те поля и элементы, которые должны войти в итоговую таблицу.

Рис.9.

В сводной таблице можно использовать два типа полей из исходного списка или таблицы:

Ø поля, применяемые в качестве меток строк, столбцов и страниц сводной таблицы;

Ø поля данных, состоящие из данных, которые нужно просуммировать.

Элементы из исходного списка становятся метками столбцов или строк в результирующей сводной таблице (см.рис.10). Числовые, а иногда и текстовые, данные суммируются в области данных сводной таблицы.

Рис.10.

Для заполнения таблицы данными нужно перетащить в соответствующие разделы интересующие поля исходной таблицы. Пример сводной таблицы, отображающей выручку за каждую дату продажы по каждому району приведён на рисунке 11.

Рис. 11.

Упорядоченное расположение полей и элементов сводной таблицы называется макетом. Макет может быть изменен с помощью всплывающего меню при нажатии правой кнопкой мыши, поля и элементы могут быть переименованы или удалены. При создании или редактировании сводной таблицы задается ориентация полей: перемещая их из поля строки или столбца в поле листа, получаем различные варианты таблицы.