IV Письма претензионного характера

1. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнёром взятых на себя обязательств или принятых договорённостей.

Вторично напоминаем Вам …

Напоминаем Вам, что …

Обращаем Ваше внимание на то, что …

Ставим Вас в известность, что …

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что …

2. Письмо-требование составляется в ситуациях, когда организация-партнёр не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на неё функции.Письму-требованию предшествует письмо-напоминание.

Срочно требуем выполнить …

Требуем выполнить взятые на себя обязательства …

Требуем незамедлительно выполнить …

В противном случае, Вам будут предъявлены штрафные санкции

В противном случае, дело будет передано в Арбитражный суд

В противном случае, мы не несем ответственности за последствия

3. Письмо-рекламация (цель – возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора)

Заявляем Вам претензию в отношении …

Направляем Вам претензию на …

Предъявляем Вам претензию в связи с …

V Письма, связанные с выражением внимания и участия

1. Письмо-поздравление направляется в торжественных случаях

Искренне поздравляем Вас

Поздравляем Вас в связи с …

Примите наши искренние поздравления в связи с …

Сердечно поздравляем Вас …

2. Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое адресату с выражением благодарности за совершённые действия или оказанные услуги.

Благодарим Вас за …

Благодарим за оказанную помощь …

Выражаем Вам свою благодарность за …

Позвольте Вас поблагодарить за …

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за …

3. Письмо-соболезнование – письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях для выражения участия.

Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было глубоким потрясением известие о …

Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти …

4. Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причинённые неудобства.

Мы искренне сожалеем, что …

Пожалуйста, примите наши искренние извинения за …

Позвольте принести Вам свои извинения за …

Приносим свои извинения за то, что …

VI Рекомендательное письмо –письмо, в котором даётся характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение.

VII Сопроводительное письмо – письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Представляем Вам …

Направляем Вам …

Высылаем Вам …

Для писем установлен специальный бланк — бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (01);

• герб субъекта Российской Федерации (02);

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);

• код организации (04);

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

• код формы документа (07);

• наименование организации (08);

• справочные данные об организации (09);

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12);

• ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) при письмах- ответах;

• адресат (15);

• резолюция (17);

• заголовок к тексту (о чём?) (18);

• текст (20);

• отметка о наличии приложения (21);

• подпись (22);

• гриф согласования документа (23);

• визы согласования документа (24);

• оттиск печати (25);

• отметка об исполнителе (27);

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28);

• отметка о поступлении документа в организацию (29);

• идентификатор электронной копии документа (30).

К служебному письмупредъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТа Р 6.30-2003.

Структура текста

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются при­чины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссыл­ки на другие документы.

Во второй части письма (заключении)высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, мо­гут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа(просим сообщить; направляем на рассмотрение);

• от третьего лица единственного числа(ВНИИДАД считает возможным; министерство не возражает);

• от первого лица единственного числа(считаю необходимым, прошу напра­вить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, в них использу­ется повторяемый набор обращений, начальных и заключительных выражений.

Варианты обращенийв письмах:

• «Уважаемый Михаил Георгиевич!»;

• «Господин Орлов!»;

• «Уважаемый г-н Тенин!»;

• «Иван Тихонович!»;

• «Уважаемые господа!» (употребляется в тех случаях, когда неизвестны име­на и фамилии получателей письма).

Варианты заключительных(комплиментарных, лестных) фраз:

• «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;

• «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;

• «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;

• «С уважением».

Требования к письму

Служебное письмо 1.должно быть посвящено одному вопросу,так как при ра­боте с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:

• при регистрации такого документа (в графе «Содержание» нужно указать не один, а несколько вопросов);

• на этапе контроля исполнения, так как неясно, кому из исполнителей на­правлять документы в первую очередь;

• при определении дела по номенклатуре (куда подшить документ).

Служебное письмо 2.должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объ­ема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Письмо 3.должно быть полным, исчерпывающим.Несмотря на краткость пись­ма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.

Текст служебного письма 4.должен быть точным и объективным,содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо 5.должно быть корректным по форме.

При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважи­тельное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо 6.подписываетруководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

Право подписи служебных писем закрепляется в уставе; положении, в том чис­ле в положениях о структурных подразделениях; в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при от­сутствии руководящих должностных лиц.

Некоторые разновидности писем имеют свои особенности в оформлении. На­пример, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи и заверяются пе­чатью.