II Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг
Современное деловое письмо
Письмо –самый распространённый вид служебных документов. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи – объём переписки весьма велик (80%)
Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.
Служебное письмо— обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).
Очень важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки.
По содержанию и назначению письма делятся на группы
I Письма, связанные с распространением информации
1. Информационное письмо – деловое письмо, содержащее сведения официального характера. Как правило, рассылаются органами власти и управления. В письмах могут приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения по их применению в определённых ситуациях.
2. Письмо-извещение – служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок и конференций)
3. Письмо-приглашение – деловое письмо, содержащее информацию о каком-либо проводимом мероприятии и приглашение адресату принять в нём участие. В письмах используется личное обращение к адресату «Уважаемый!» Письма, направляемые в вышестоящие организации, органы власти и управления, известным лицам, должны подписываться руководителем организации. Они рассылаются по почте или курьерской связью. Рассылка по каналам факсимильной связи допускается в том случае, если проводимое мероприятие носит рабочий характер (совещаний, семинаров, выставок и конференций)
Приглашаем Вас принять участие в …
Приглашаем Вас посетить выставку …
Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нём. Различие между ними состоит в том, что приглашения носят персональный характер, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.
4. Письмо-уведомление – деловое письмо, содержащее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату.
Уведомляем Вас о том, что …
Уведомляем, что …
5. Письмо-сообщение – деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и адресата.
Доводим до Вашего сведения, что …
Сообщаем Вам, что …
Считаем необходимым поставить Вас в известность, что
6. Письмо-предложение (оферта) содержит приглашение к деловому сотрудничеству, приобретению товаров, использованию услуг.
В подтверждение нашей договоренности, предлагаем Вам…
В связи с … предлагаем Вам …
На условиях … предлагаем Вам …
Предлагаем Вам …
7. Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.
II Письма, связанные с обращениями по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг
1. Письмо-просьба – деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации. Письмо-просьба требует письма-ответа.
Обращаемся к Вам с просьбой о …
Просим Вас предоставить данные о …
Просим Вас провести …
Просим Вас сообщить информацию о …
Надеемся на положительное решение вопроса …
2. Письмо-заявка – это разновидность письма-просьбы. Письма-заявки не требуют письменного ответа. Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.
Просим Вас включить в состав группы для участия в …
Просим Вас зарегистрировать в качестве участников …
Просим Вас предусмотреть участие двух представителей
Нашей фирмы в конференции …
3. Гарантийное письмо – деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита.Такие письма подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер. Подписи удостоверяются печатью организации.
4. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое для получения каких-либо сведений или документов.
Просим Вас сообщить о возможности поставки …
Просим Вас сообщить подробную информацию о …
Просим сделать предложение на поставку …
5. Письмо-заказ – коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением её конкретных условий.
III Письма-ответы
1. Письмо-согласие – деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Готовы принять Ваши условия на …
Доводим до Вашего сведения, что …
Извещаем Вас о …
Согласны рассмотреть …
Сообщаем Вам, что…
2. Письмо-отказ – письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение. Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому следует начинать следующим образом
В связи с …, мы не можем предоставить интересующую
Вас информацию
Организация не располагает возможностью для выполнения этой задачи
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не предоставляется возможным в соответствии с …
3. Письмо-подтверждение направляется для сообщения информации о готовности выполнить определённые действия, принять участие в каких-либо мероприятиях. Ключевыми фразами являются:
Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)
Поддерживаем Ваше ( намерение, обращение, предложение)