II. Порядок исполнения запросов
СОВЕТ МИНИСТРОВ
ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 07 июня 2016 года № 297
г. Луганск
Об утверждении Порядка исполнения архивами запросов юридических,
Физических лиц на основании архивных документов и оформления
Архивных справок, архивных выписок, архивных копий
В соответствии со статьями 28, 41, 45 Закона Луганской Народной
Республики от 25.06.2014 №14-I «О системе исполнительных органов
государственной власти Луганской Народной Республики», Совет Министров Луганской Народной Республики постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Порядок исполнения архивами запросов
юридических, физических лиц на основании архивных документов и
оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального
опубликования.
Временно исполняющий обязанности
Председателя Совета Министров
Луганской Народной Республики С. Иванушкин
УТВЕРЖДЕН
постановлением Совета Министров
Луганской Народной Республики
от 07 июня 2016 года № 297
ПОРЯДОК
Исполнения архивами запросов юридических, физических лиц
На основании архивных документов и оформления архивных справок,
Архивных выписок, архивных копий
I. Общие положения
1.1. Порядок исполнения архивами запросов юридических, физических
лиц, адвокатов в связи с выполнением своих профессиональных обязанностей
на основании архивных документов и оформления архивных справок, архивных
выписок, архивных копий (далее – Порядок) устанавливает основные
требования к исполнению социально-правовых запросов юридических,
физических лиц и (или) физических лиц – предпринимателей, адвокатов в связи
с выполнением своих профессиональных обязанностей, других видов запросов,
определенных действующим в Луганской Народной Республике
законодательством на основании архивных документов и оформлению
архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
1.2. Действие Порядка распространяется на Государственную архивную
службу Луганской Народной Республики, архивные управления, отделы,
секторы администраций городов и районов Луганской Народной Республики,
архивы государственных органов, органов местного самоуправления,
предприятий, учреждений, организаций Луганской Народной Республики
независимо от форм собственности (далее – архивы) в части выдачи архивных
справок, архивных выписок, архивных копий.
1.3. В Порядке используются следующие понятия:
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива,
имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о
предмете запроса с указанием поисковых данных (номера фонда, описи, дела,
листов единиц хранения) тех архивных документов, на основании которых она
составлена;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива,
дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к
определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных (номера
фонда, описи, дела, листов);
архивная копия - документ архива, дословно воспроизводящий текст
архивного документа, с указанием его поисковых данных (номера фонда,
описи, дела, листов), заверенный в установленном порядке. Архивная копия
может быть изготовлена средствами печати, фото- или электрографическим
способом;
генеалогический запрос – запрос о предоставлении информации,
необходимой для установления родства, родственных связей двух или более
лиц, истории семьи, рода;
информационное письмо – письмо, составленное на бланке архива,
содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по
определенной теме, проблеме или рекомендацию по обращению в то или иное учреждение, где по сведениям архива может находиться интересующая
информация;
тематический запрос – запрос о предоставлении информации по
определенной проблеме, теме, событию, факту за определенный
хронологический период;
тематический перечень – систематизированный, сжатый или
аннотированный перечень заглавий архивных документов по определенной
теме с указанием их конкретных дат и поисковых данных, подписанный
составителем перечня и руководителем архива;
тематический обзор – расширенное описание документального комплекса
(фонда, нескольких фондов, частей фонда или нескольких фондов), которые
содержат информацию по определенной теме или проблеме;
тематическая подборка копий документов – систематизированный
комплект копий архивных документов или выписок из них по определенной
теме. Подборка включает титул, перечень архивных документов по теме, при
необходимости – историческую справку и другие элементы описания.
1.4. Запрос физического лица может касаться самого заявителя, лиц,
находящихся на его иждивении, под опекой или попечительством, его
умершего мужа (умершей жены), близких родственников по прямой линии.
1.5. Предоставление документной информации по запросам
юридических, физических лиц и (или) физических лиц – предпринимателей,
адвокатов в связи с выполнением своих профессиональных обязанностей (далее
– заявитель) осуществляется путем составления и отправки следующих
информационных документов:
информационного письма;
тематического перечня;
тематического обзора;
тематической подборки копий документов;
архивной справки;
архивной выписки;
архивной копии.
Все виды информационных документов предоставляются заявителям с
указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в выписках),
тиражироваться другим способом или включены в информационные сети, базы
данных без разрешения архива, предоставившего информационные документы.
1.6. График личного приема граждан в архиве доводится к их сведению
путем размещения публикаций в средствах массовой информации, на
информационных стендах в вестибюле архива, на официальном сайте архива.
1.7. Делопроизводство по исполнению запросов заявителей ведется
отдельно от общего делопроизводства архива.
II. Порядок исполнения запросов
2.1. Архив рассматривает и исполняет запросы, поступившие в
письменной форме.
Запрос должен содержать следующую информацию:
наименование юридического лица – автора запроса (для граждан –
фамилии, имени, отчества);
почтовый адрес, по которому должен быть дан ответ;
сведения, интересующие заявителя и хронологические рамки
запрашиваемой информации;
личную подпись заявителя или должностного лица (для юридических лиц
- с печатью);
дату.
К заявлению следует приложить пакет соответствующих документов.
2.2. Запрос регистрируется, рассматривается руководством архива или
уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в
соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и
исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся
к предмету запроса.
2.3. При поступлении повторных запросов, архивом проверяется
соответствие содержания сведений ранее выданной архивной справки
сведениям, содержащимся в документах, и в случае выявления дополнительной
информации, архив включает ее в архивную справку, которая будет выдаваться
повторно.
2.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных
документов, в течение 5 дней с момента его регистрации, направляется в
другой архив или организацию, где могут храниться необходимые архивные
документы, с уведомлением об этом заявителя, или ему дается
соответствующая рекомендация.
В случае, если запрос не содержит данных, необходимых для принятия
обоснованного решения архивом, он в тот же срок возвращается заявителю с
соответствующими разъяснениями.
2.5. При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) с указанием
адреса электронной почты, заявителю направляется уведомление о приеме
обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в этом.
Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается,
регистрируется, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном
законодательством порядке.
2.6. Ответ на запрос оформляется на русском языке.
2.7. Архив осуществляет прием заявителей и ведет его учет по
установленной законодательством форме. Руководство архива несет личную
ответственность за организацию приема и рассмотрение запросов.
2.8. Тематический запрос государственного органа или органа местного
самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив
рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством
либо в согласованные с ними сроки.
2.9. Генеалогический запрос архив исполняет как в отношении заявителя,
так и в установленном законодательством порядке в отношении других лиц
(при наличии нотариально заверенной доверенности от заявителя).
При проведении генеалогических исследований, заявителем
подтверждаются родственные связи с лицами (прямой и побочной линии
родства), в отношении которых проводится поиск персональных данных.
При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов
(в том числе отсутствии точных данных), архив рекомендует заявителю
проводить самостоятельный поиск интересующей его информации
генеалогического характера в читальном зале архива.
2.10. Ответы на запросы (в том числе на запросы социально-правового
характера) оформляются в форме архивных справок, архивных выписок или
архивных копий, оформленных и заверенных в установленном
законодательством порядке.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запросов,
составляется ответ на бланке с указанием причин их отсутствия.
2.11. Запросы исполняются архивом в срок не более одного месяца со дня
их поступления, а те, которые не нуждаются в дополнительном изучении, -
безотлагательно, но не позднее десяти дней со дня их получения. Если в
месячный срок решить поставленные в запросе вопросы невозможно,
руководитель архива или его заместитель устанавливают необходимый срок
для его рассмотрения, о чем сообщается лицу, подавшему запрос. При этом
общий срок решения вопросов, поставленных в запросе, не может превышать
сорока пяти дней.
По обоснованному письменному требованию заявителя срок
рассмотрения может быть сокращен от установленного в соответствии со
статьей 20 Закона Луганской Народной Республики «Об обращениях граждан».
Запросы заявителей, имеющих установленные законодательством льготы,
рассматриваются в первоочередном порядке.
2.12. Запросы социально-правового характера исполняются архивом
бесплатно. Архивы имеют право оказывать платные услуги в случаях,
предусмотренных законодательством.