Связывание таблиц в Excel 2003

Если на одном рабочем листе используются данные из другого листа, то эти листы считаются связанными. С помощью связывания можно свести воедино значения ячеек из нескольких разных таблиц на одном рабочем листе.
Изменение содержимого ячейки на одном листе или таблице (источнике) рабочей книги приводит к изменению связанных с ней ячеек в листах или таблицах (приемниках). Этот принцип отличает связывание листов от простого копирования содержимого ячеек из одного листа в другой.
В зависимости от техники исполнения связывание бывает “прямым“ и через командуСПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.
1 способ – "Прямое связывание ячеек"

Прямое связывание листов используется непосредственно при вводе формулы в ячейку, когда в качестве одного из элементов формулы используется ссылка на ячейку другого листа. Например, если в ячейке таблицы В4 на рабочем Листе2 содержится формула, которая использует ссылку на ячейку А4другого рабочего листа (например, Листа1) и оба листа загружены данными, то такое связывание листов называется “прямым”.
Термин “прямое” связывание обозначает, что пользователь сам непосредственно при вводе формулы указывает имя листа и абсолютный адрес ячейки, разделенные восклицательным знаком "!".

Примеры формул: = C5*Лист1! A4
= Лист3! В2*100%
= Лист1! A1- Лист2! A
Примечание.Для указания ссылки на ячейки и листы, находящиеся в незагруженных (неоткрытых) рабочих книгах, в формуле нужно без пробелов задать полный путь местонахождения файла. Путь задается в одинарных кавычках, где указывается название диска, каталога (папки), имя рабочей книги (имя файла) в квадратных скобках и имя листа, на который идет ссылка.

2 способ – Связывание ячеек через команду "Специальная вставка"
Связывание через команду СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКАпроизводится, если какая либо ячейка таблицы на одном рабочем листе должна содержать значение ячейки из другого рабочего листа.
Чтобы отразить в ячейке С4на листе Цена значение ячейки Н4на исходном листе Закупка, нужно поместить курсор на ячейку Н4 исходного листа и выполнить команду Правка–Копировать. На листе Цена поставить курсор на ячейку С4, которую необходимо связать с исходной, и выполнить команду Правка–Специальная вставка– Вставить связь. Тогда на листе Цена появится указание на ячейку исходного листа Закупка, например: = Закупка!$4
При таком связывании Excel 2003 автоматически использует абсолютный адрес на ячейку, т.к. относительный адрес обращения может привести к ошибкам, особенно если обращаться к незагруженным файлам (рабочим книгам).

Excel. Представление таблицы в виде списка. Обработка данных в таблицах. Сортировка данных.

Представление таблицы списком

1. Выберите ячейку таблицы и дайте команду Данные > Список > Создать список.
2. В открывшемся диалоговом окне Создание списка проверьте, правильно ли выбран диапазон, содержащий таблицу. Если столбцы таблицы имеют заголовки, установите флажок Список с заголовками.
3. После нажатия кнопки ОК таблица преобразуется в список. Список выделен рамкой, каждый столбец снабжен кнопкой автофильтра, а в нижней части списке располагается строка ввода.
4. Дополнительную строку итоговых данных добавляют к списку кнопкой Переключить строку итогов на панели инструментов Список (Вид > Панели инструментов > Список).

Удобство представления таблицы в виде списка связано в первую очередь с тем, что при операциях сортировки и фильтрации гарантируется корректный автоматический выбор диапазонов. Обычное представление таблицы восстанавливают командой Данные > Список > Преобразовать в диапазон. Если в список была добавлена строка итоговых данных, она останется в документе и после преобразования.

Сортировка списков.

Вызовите директиву Сортировка из меню Данные. Откроется диалоговое окно этой директивы. В группе полей Сортировка по этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок по возрастанию ипо убыванию, которые расположены рядом с каждым полем, позволяют проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями.

Обработка информации в электронных таблицах Ехсеl или списках. Основные понятия и требования к спискам

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информацией. Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных.

К спискам в Ехсеl предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять , удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).

Фильтрация данных в списке. Сложный фильтр.