Статическое и динамическое состояние организации

Статическое и динамическое состояние организации определяется этапами жизненного цикла организации.

Статическая группа включает этапы нечувствительности и ликвидации (утилизации). Эти этапы характеризуются решением внутренних проблем в компании, причем, внутренние и внешние отношения рассматриваются в отдельности.

Динамическая группа включает этапы внедрения, роста, зрелости, насыщения, спада и краха. Эти этапы характеризуются решением внешних и внутренних проблем компании во взаимосвязи.

Выйти в статическое состояние можно из любого этапа жизненного цикла организации двумя путями:

постепенным накоплением продукции на складе для компенсации временного свертывания производства, для сокращения, наращивания или реструктуризации производства. При этом не будет потери рынка продаж;

свернуть производство старой продукции и провести сокращение, наращивание или реструктуризацию производства с целью выпуска продукции, более полно удовлетворяющей потребности и интересы покупателей или инновационной продукции.

Понятие и значение коммуникаций в организации. Коммуникационный процесс

Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления – планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.

Организационные отношения включают внутренние и внешние связи – коммуникации. Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс.

Коммуникации как явление представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, принципы, закономерности, положения) отношений между людьми в рамках организаций при выполнении ими закрепленных функций, процедур и операций, а также систему документооборота.

Коммуникации как процесс – это фактические отношения работников друг к другу, к клиентам, поставщикам, потребителям, а также отношения между человеком и информационными отношениями.

Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией.

Коммуникационный процесс в организации или в группе приводит к выполнению и реализации следующих функций коммуникации:

информативная функция – передача истинных или ложных сведений, играющая определенную роль в процессе принятия решений;

мотивационная функция – побуждает работников к исполнению и улучшению работы, используя управление поведением, убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

контрольная функция – отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

экспрессивная функция – способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации, поэтому они заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организационной эффективности;

мастерство коммуникации необходимо также для выражения действенности авторитета и воли руководителя.

Типы коммуникаций

В настоящее время выделяют следующие типы коммуникаций: внутриличностная, межличностная, коммуникация в малой группе, общественная, внутренне оперативная, внешне оперативная, личностная и др.

Внутриличностная коммуникация – это коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей стороной, его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком. В этом типе коммуникации индивидуумы действуют и как принимающая, и как посылающая сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника этой коммуникации.

Коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается вместе с какой-то целью. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов,посылающих и получающих информацию. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же.

Общественная коммуникация – это, когда выступающий передает послание аудитории. Общественная коммуникация возникает тогда, когда группа становится слишком большой. Каналы те же, что и при межличностном общении, или общении в малой группе. Однако возможны более громкий голос, более экспансивные жесты и др.

Внутренне оперативная коммуникация состоит из структурированной коммуникации в пределах организации. Непосредственно направленной на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация – часть деятельности организации.

Внешне оперативная коммуникация связана с достижением организаций своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и теми образованиями, которые существуют вне ее.

Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются. Люди ощущают постоянную потребность в общении.

Формы и методы коммуникации

Выделяют две формы коммуникации: вербальную и невербальную.

При вербальной коммуникации в качестве символа используют слова человеческого языка.

Невербальная коммуникация предполагает передачу информации при помощи движений человеческого тела.(Поведение человека, гримасы, лица, взгляд, интонация, тембр голоса, поза)

Вербальная коммуникация подразделяется на устную(Конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы) и письменную(Письма, меморандумы, отчеты, письменные доклады, записки, правила и процедуры, приказы, электронная почта)

Для взаимодействия со своими сотрудниками руководители выбирают различные коммуникационные методы. Выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации. Большинство руководителей предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга.

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи. Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течении неопределенного времени.

Внутриорганизационные правила и процедуры представляют собой письменный документ компании, устанавливающий порядок действий ее сотрудников в определенной сфере организационной жизни.

Меморандум представляет собой формальное письменное обращение одного сотрудника организации к другому. Меморандум содержит фамилии адресатов, сотрудников, которым направляются копии, дату написания, тему послания.

Справочник сотрудника представляет собой брошюру, содержащую основную информацию об организации, в которой работает сотрудник. Справочники сотрудника преследуют три основные цели:

изложить базисные ценности и философию компании, ее долгосрочные и краткосрочные цели;

объяснить сотрудникам, что руководство компании ожидает от них и какие обязательства оно берет на себя;

предоставить справочную информацию, облегчающую сотрудникам профессиональную и социальную жизнь в компании.

Внутриорганизационные публикации (многотиражки, газеты, журналы) представляют собой периодические издания, публикующие разнообразные материалы, связанные, а иногда и не связанные с организацией и ее деятельностью.

Электронная коммуникация является наиболее быстро развивающимся средством организационной коммуникации, позволяющим увеличить интенсивность информационного обмена в сотни раз. Электронная почта дополняет внутриорганизационные меморандумы такими важными характеристиками, как расширение адресатов, высокая скорость передачи и обратной связи, снижает организационные издержки на бумагу, почту, курьеров. Электронная коммуникация в определенной степени позволяет преодолеть проблему взаимодействия в географически разбросанной организации, позволяет объединять усилия сотрудников, которые находятся за тысячи километров друг от друга.

Однако использование электронных средств коммуникации порождает новые проблемы:

во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к исчезновению эмоциального аспекта в деловых отношениях;

во-вторых, объем информации создает угрозу перегруженности сотрудников и, в первую очередь, руководителей;

в-третьих, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей