Приемы унификации языка служебных документов

Унификация — это приведение чего-либо к единообразию; единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

Языковая модель

Особенность унификации языка служебных документов заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом языковая модель понимается как логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций. Языковая модель обычно состоит из двух частей — мотивации действия и собственно речевого действия. Например:

В соответствии с Вашим запросом (мотивация) информируем Вас... (речевое действие).

Рассмотрев Вашу просьбу о поставке оборудования (мотивация), сообщаем... (речевое действие).

Учитывая важность укрепления связей между нашими предприятиями (мотивация), просим (речевое действие) изучить возможность участия...

Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению; либо соответствующее решение было обязательно исполнено.

Цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа, выбор языковых моделей (табл. 5.1).

Итак, процесс составления официально-деловых бумаг предполагает соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Типовые тексты и тексты-трафареты

В официально-деловом стиле существуют типовые тексты и тексты-трафареты.

Типовой текст — это текст-стереотип, текст-шаблон, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документа по типовому тексту называется типизацией документов. Этот способ используется для построения текстов аналогичного содержания в аналогичных ситуациях делового общения в государственных учреждениях, на производстве, в торговле и т.п. (например, Устав организации; приказы о назначении на должность, предоставлении отпуска, протокол).

Текст-трафарет — это способ фиксации информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации (например, бланки справок отдела кадров, бланки текстов контрактов, договоров, командировочных удостоверений и др.). Применение трафаретных бланков существенно сокращает время на их заполнение, т.е. на составление документа. При составлении текстов-трафаретов обязательно соблюдение правила: постоянная информация всегда предшествует переменной. С точки зрения языковых формул «постоянная информация располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения» [22, с. 10].

Специалисты, занимающиеся вопросами документационного обеспечения управления, отмечают, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшают возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения. Соответственно, возрастает роль владения речевыми средствами воздействия на деловых партнеров, умения не только пользоваться речевыми моделями оформления деловых бумаг, но и составления моделей по аналогии.

Классификация документов

Деятельность организаций, предприятий, фирм так или иначе связана с документацией. Классификация документов осуществляется по различным основаниям [50, с. 12].

По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: (1) документы по общим и административным вопросам; (2) документы по функциям управления. Первая группа документов — по вопросам общего руководства организацией (предприятием) и его деятельности — может составляться работниками всех подразделений. Вторая группа документов составляется работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др.

Документы классифицируются также

• по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т.д.;

• по месту составления, внутренние (документы, составляемые между должностными лицами одной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций, от частных лиц);

• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);

• по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);

• по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

• по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации, фирмы) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными);

• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

• по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др.

• по форме отправления, традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления.

В основном все эти официальные документы следуют по вертикали управления, снизу вверх: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения — к руководителю организации, от подведомственной организации — к вышестоящей.

Основа служебной документации — управленческие документы — организационные и распорядительные. Принято также выделять инструктивно-методические документы и коммерческую корреспонденцию.

Для всех видов служебных бумаг общим является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими государственными стандартами.