Служебных совещаний: этические и технологические аспекты

Теоретическое описание

Служебное совещание представляет собой инструмент управления причастностью сотрудников к делам организации и одновременно эффективный способ их привлечения к процессу принятия решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации.

Практика деловой жизни свидетельствует, что служебные совещания эффективнее административных решений узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как расходуют дорогостоящее рабочее время сотрудников, отрывая их от основной работы. Поэтому, прежде чем собирать совещание, необходимо подумать относительно необходимости подобного шага.

Проведение служебного совещания целесообразно в тех случаях, когда:

- проблема является сложной, и один человек не обладает всей информацией, необходимой для решения;

- целесообразно разделение ответственности за решение этой проблемы;

- желательно рассмотрение альтернативных решений;

- полезна проверка различных взглядов;

- важно, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса,

- руководитель хочет получить доверие своих подчиненных;

- членам группы необходимо лучше узнать друг друга и т.д.

Особенность служебного совещания в организации состоит в том, что оно осуществляется в рамках официального статусного общения, этикетные и временные рамки которого строго регламентированы

Служебные совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной цели (решаемой задаче). Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские). проблемные.

Цель инструктивного совещания – передача необходимых сведений, распоряжений сверху вниз по иерархии управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний – получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3-х дней.

Цели проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы:

1) нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания;

2) выбор оптимального решения из двух или нескольких вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

3) принятие решения, найденного руководителем до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

Технологическая реализация служебного совещания как особой формы публичного делового общения предполагает наличие трех этапов: подготовительного, актуализируемого и итогового.

В процессе подготовки и проведения служебных совещаний происходят существенные изменения в корпоративных отношениях: меняются приоритеты внутрифирменных отношений, уточняются функции и полномочия исполнителей, вырабатываются новые идеи, оцениваются результаты предыдущих программ и др.

Кроме того, в ходе совещания проходит проверка и испытание на соответствие занимаемой должности, своему служебному положению как руководителя, так и каждого специалиста.

При этом самим ходом и содержанием заседания, его эффективностью наглядно демонстрируется стиль деловой жизни коллектива, стиль руководства, следование сотрудников этическому кодексу поведения в организации. Таким образом, общение коллег в ходе подготовки и проведения служебного совещания представляет собой часть корпоративной культуры.

Подготовительный этапслужебного совещаниявключает:

1) составление повестки дня служебного совещания и ее объявление для сотрудников организации. Повестку дня всегда составляет руководитель. Он же определяет вид совещания;

2) формирование процедурного сценария ведения служебного совещания с указанием ведущего, докладчика, содокладчиков и выступающих;

3) установление регламента проведения служебного совещания, в том числе регламента докладчика, содокладчиков, выступающих в прениях по докладу;

4) проведение предварительных консультаций с ведущими руководителями и неформальными лидерами организации по поводу обсуждаемой деловой проблемы;

5) подготовка проекта решения служебного совещания.

Актуализируемый этап– практическая реализация процедурного сценария проведения служебного совещания, которая включает:

- ведение протокола служебного совещания;

- выборы председателя (ведущего) служебного совещания;

- утверждение регламента служебного совещания;

- заслушивание докладчика и содокладчиков (если существует необходимость в их сообщениях к докладу);

- обсуждение доклада в выступлениях сотрудников организации (рабочей группы);

- принятие решения по обсуждаемой проблеме на основе голосования.

Итоговый этап– это анализ принятого на служебном совещании решения по деловой проблеме и формирование механизма его практической реализации.

Эффективность служебных совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.

К факторам, снижающим эффективность совещания, относятся:

- нечетко сформулированные цели совещания;

- недостаточно ответственное отношение участников совещания к своим обязанностям;

- безапелляционное изложение руководителем своей позиции, не оставляющее места для развертывания творческой дискуссии.

Этические нормы служебных совещаний:

- обеспечение начала работы точно в назначенное время;

- представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;

- четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных причин, обстоятельств, существенных факторов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;

- тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения;

- стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;

- корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;

- периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение недоразумений, возникающих между участниками совещания;

- обобщение результатов в конце совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

Этические требования к речи докладчика, выступающего на служебном совещании, предполагают включение в его речь контактоустанавливающих вербальных и невербальных элементов.

К вербальнымконтактоустанавливающим элементам относятся:

- этикетные формулы обращения к слушателям («Уважаемые сотрудники ...»; «Уважаемые господа ...»; «Уважаемые коллеги»; «Позвольте мне ...»; «Разрешите мне ...»; «Позвольте предложить ...»; «Позвольте представить ...»; «Благодарю за внимание»);

- коммуникативные запросы к слушателям для установления диалогичности совместного размышления над проблемой («Давайте подумаем ...»; «Наши совместные усилия ...»; «Ваши предложения ...»; «То, что Вы считаете важным в решении этой проблемы ...»);

- фразы, декларирующие общность позиций коммуникатора и аудитории («Наша общая позиция в решении этого вопроса состоит в ...»; «Думаю, мы понимаем важность решения этой проблемы»);

- вербальная апелляция к опыту слушателей («Вам, конечно, известно ...»; «Вы, конечно, знаете ....»).

К невербальнымсредствам установления контакта относятся:

- этикетная модуляция тональности речи (спокойный, доброжелательный, уверенный и уважительный тон речи с установкой на конструктивный контакт);

- открытые позы докладчика (позы доверия, расположения к общению – открытые ладони, расслабленные кисти рук, свободно поставленные ноги);

- приветливая мимика лица и открытый, прямой визуальный контакт с аудиторией.

Важным компонентом речи докладчика является следование основным законам деловой риторики:

- закону ориентации публичной речи на адресата – аудиторию слушателей, который предполагает учет докладчиком образовательного и культурно-речевого уровня слушателей, доступность изложения деловой проблемы;

- закону последовательного продвижения к цели, т.е.соблюдение принципа последовательности в развитии проблемы; использование средств текстовой связи, указывающих на последовательность изложения проблемы (во-первых, во-вторых, ... следующий вопрос ...;

- закону позитивной действенности речи (содержание речи должно настраивать слушателей на конструктивность решения деловой проблемы, на возможности преодоления всех трудностей в ее реализации).

Критерии этичного поведения участников служебного совещания:

- эмоционально-чувственное принятие слушателем (участником совещания) докладчика;

- возможность и стремление слушателя проверить правильность своего понимания автора с помощью вопросов на понимание;

- стремление слушателя к целостному пониманию мысли докладчика (выступающего);

- умение слушателя контролировать понимание мысли докладчика (выступающего);

- ненавязывание слушателем своих смыслов докладчику;

- умение слушателя выделять существенное в речи докладчика;

- неформальность соглашения слушателя с докладчиком.

Для участников служебного совещания недопустимо отвлекаться от темы совещания, заниматься личными делами, разговаривать по мобильному телефону, ходить во время совещания и т.п.

Этикетный минимум подготовки и проведения деловых совещаний

Подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение цели и тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости – размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

Руководитель до проведения совещания должен определить основную цель, которую он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться

- для решения производственных задач,

- обучения и воспитания подчиненных,

- предварительного обмена мнениями,

- подготовки рекомендаций для принятия решения,

- принятия решения по вопросу.

Тема совещания – это предмет обсуждения. Темы становятся интересными, когда они сформулированы конкретно.

Выносить на обсуждение нужно только те вопросы, которые не удается решить в рабочем порядке. Повестка совещания – это письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и включающий в себя следующую информацию:

- тема совещания;

- цель совещания;

- перечень обсуждаемых вопросов;

- время начала и окончания совещания;

- место, где оно будет проходить;

- фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;

- время, отведенное на каждый вопрос;

- места и время, где можно ознакомиться с материалом по каждому вопросу.

Кроме того, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное, или инструктивное, оперативное, проблемное совещание.

Оптимальное число участников совместных обсуждений – 5-7 человек. Если присутствует больше 20-25 человек, возникает опасность массовости, а значит, и возможной пассивности большинства участников.

Как часто нужно созывать совещания? Надо исходить из конкретных задач организации и ее устройства. Желательно, чтобы совещания проводились в определенный день и время, например, руководитель собирает планерки по понедельникам.

Заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После этого одному из участников следует поручить ведение протокола

Для участников совещания существует ряд правил этикета:

- необходимо представиться другим. Если вы представитель другого учреждения, сообщите об этом;

- при рассадке участников садиться следует только в том случае, если это совещание отдела и у участников есть постоянные места. Если это не так, руководитель или ведущий совещание должен указать, куда следует сесть;

- если вы чего-то не понимаете, задавайте вопросы;

- недопустимо использовать собрание как трибуну для обсуждения своих собственных проблем;

- совещание ведет председатель. Независимо от того, насколько высок по положению состав его участников, командует председательствующий;

- уходя, следует поблагодарить председателя. Если в совещании участвовали представители других организаций, при прощании они, как правило, обмениваются рукопожатиями с председательствующим и другими участниками совещания.

Ведущий совещание обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

Руководитель должен следить, чтобы выступления были корректны; с этой целью можно регулировать их очередность.

Руководитель внимательно следит за ходом совещания, контролирует содержание выступлений, делает необходимые записи, короткими репликами акцентирует внимание присутствующих на наиболее ценных предложениях выступающих.

Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений.

Завершайте совещание в точно назначенное время. Таким образом вы обеспечите себе репутацию умелого организатора.

На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, что и кто будет выполнять. За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствовавшие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководство вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.

Тесты