Значение коммуникаций для эффективного управления.

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления. Последние связаны с проектированием организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации как на уровне отдельного человека, так и на уровне подразделений, отделов организации. Такое проектирование включает и развитие индивидуальных навыков, опыта, умения общаться с людьми.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.

Различия в статусах и власти приводят к искажению информации, поступающей от нижних уровней организации вверх по иерархии.

Это связано с тем, что подчиненные, имеющие небольшую власть в организации, могут неохотно передавать информацию о проблемах, ошибках своим руководителям. Поэтому у последних возникает неверное, приукрашенное представление о состоянии дел на рабочих местах.

Руководители, обладающие большой властью, могут не почувствовать или не обратить внимания на то, что работники, имеющие низкий статус, не имеют стимулов к сотрудничеству. Устранить такой барьер позволяют «выходы в народ», создание климата доверия, открытости, поощрения инициативы, а порой и ошибок.

Различия целей и потребностей подразделений приводят к возникновению противоречий между ними, борьбе за организационные ресурсы, следованию в первую очередь локальным целям подразделений, а не целям организации в целом. Преодолеть данный барьер помогает совершенствование структуры организации, использование специальных команд, отделов, кураторов, дополнительных каналов связи, направленных на координацию, объединение усилий разных подразделений.

Несоответствие коммуникативных сетей и задач. Количество информации и обмен ею должны соответствовать объему и содержанию решаемых задач. Это означает, что для решения трудной, творческой, инновационной задачи должны использоваться децентрализованные коммуникативные сети типа «круг», которые поощряют участие, обсуждение проблемы, проявление инициативы работников.

Дефицит формальных каналов. Отсутствие формальных каналов сокращает эффективность коммуникаций. В организации должно быть достаточно восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций в форме опросов работников, системы сбора предложений, информационных бюллетеней, политики открытых дверей и др.

Опрос работников – это вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем – снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу-вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо нередко отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.

Систему сбора предложений можно создать и по-иному. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы.

Коммуникационные барьеры.

Барьеры: межличностные и организационные

Коммуникативные барьеры в межличностных коммуникациях включают:

преграды, обусловленные восприятием – различное восприятие одинаковой информации разными людьми вследствие различий в ценностях, опыте и представлениях;

семантические барьеры – несовпадение способов использования слов и их значений.

Семантика — это наука, изучающая способы использования слов и передаваемые ими значения.

Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, т.е. ситуации, в которой использован символ. Семантические барьеры часто становятся проблемой для компаний.

Невербальные преграды – неоднозначное толкование символов (кроме слов), искажающее смысл сообщения;

Серьезной преградой часто становятся культурные различия.

плохая обратная связь или её отсутствие – невозможность получить подтверждение правильной интерпретации сообщения;

неумение слушать – неудовлетворительные способности воспринимать информацию.

Для устранения барьеров в межличностных коммуникациях рекомендуются следующие приемы:

обдумывание и пояснение идей перед началом их передачи адресату;

исключение двусмысленных выражений во избежание искажений семантики и восприятия;

выбор непротиворечивых невербальных средств общения;

демонстрация эмпатии и открытости;

установление эффективной обратной связи.

Коммуникативные барьеры в организационных коммуникациях включают:

непреднамеренное искажение сообщений – личностная фильтрация и интерпретация смысла, искажение вследствие обобщения, обработки, упрощения информации, статусных различий и др.;

сознательное искажение информации – интерпретация сообщения в интересах пользователя;

информационные перегрузки – перегрузка каналов коммуникации, отсеивание информации и потеря важной её части;

неудовлетворительная структура организации – искажения информации на многочисленных уровнях управления;

мотивационные барьеры – неудовлетворенность трудом, низкий уровень мотивации, страх перед наказанием;

кадровые ограничения – некачественный состав рабочих групп и персонала в целом;

управленческие преграды – неэффективное использование власти, ошибки лидерства; ограничения организационной среды – плохое состояние социально-психологического климата, конфликты, стрессы в организации.

Устранению барьеров в организационных коммуникациях способствуют следующие приемы:

регулирование информационных потоков с учетом их количественных и качественных характеристик и потребностей получателей информации;

установление регулярных контактов между потребителями информации путем проведения встреч, бесед, обсуждений, совещаний;

обеспечение эффективной системы обратной связи;

внедрение систем сбора предложений посредством анонимной почты, телефонной связи, обсуждения решений в рабочих группах, информационных бюллетеней, публикаций, видеозаписей и др.;

внедрение электронных средств связи и телекоммуникаций (электронная почта, видеоконференции и др.);

совершенствование системы стимулирования труда персонала;

повышение качественного уровня менеджмента;

Устранение коммуникативных барьеров позволяет формировать продуктивные организационные коммуникации, способствующие достижению целей организации.