Хранение аудиовизуальных и электронных документов
52.1. Для хранения аудиовизуальных и электронных документов (документы на кинопленке черно-белые и цветные на натрооснове и безопасной основе, негативы цветные и черно-белые на стекле и пленке, документы на магнитной ленте и дисковых носителях) используются стационарные или передвижные металлические стеллажи.
Эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей возможна при условии нахождения их в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработки огнезащитными составами.
В качестве специального или вспомогательного оборудования используются также металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи с металлическими перегородками и полками.
В хранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.
В хранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенности помещения, конструкции оборудования и норм его размещения.
Стационарные стеллажи шкафы с устанавливаются с соблюдением следующих норм:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа – 45 см;
расстоянии е между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа – 15 см, а в цокольных этажах – не менее 30 см.
Не допускается хранение документов на носителях с магнитным рабочем слоем на ферромагнитных металлических стеллажах, а также размещение оборудования вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
52.2. Негативы и диапозитивы хранятся в специальных металлических шкафах и коробках с гнездами или в обычных коробках; каждый должен быть помещен в конверт из плотной бумаги типа "крафт" или кальки (в крайнем случае, отделяется один от другого листом бумаги).
Негативы следует помещать только в коробки соответствующего размера. Запрещается класть негативы разного размера в одну коробку.
Коробки ставятся в вертикальном положении на полках шкафов или стеллажей. На крышках и обращенном наружу крае коробки пишутся номера хранения и по возможности краткая аннотация (например, N 100 - 112. Реставрационные негативы).
Малоформатные негативы, в том числе на пленке, целесообразно хранить в конвертах, которые укладываются в специальные коробки или ящики типа каталожных, но обязательно с крышкой.
Катушечные и малоформатные пленки разрезают на части по числу кадров, умещающихся в конверте. При большом количестве пленок и малоформатных негативов целесообразно иметь железные шкафы с выдвижными ящиками типа каталожных. Не следует касаться пальцами эмульсии негатива.
Брать за угол стеклянный негатив запрещается, так как он может отколоться от собственной тяжести и осколками может быть повреждена эмульсия на соседних стеклах.
52.3. В диапозитивах эмульсионную сторону следует защищать стеклом. Оба стекла склеиваются по краям полоской бумаги или материи.
Пленочные диапозитивы защищают стеклом с обеих сторон. Отпечатки хранятся в коробках соответствующих размеров или наклеиваются на картон. Старые отпечатки, представляющие историческую, художественную или материальную ценность, наклеивать на картон нельзя.
52.4. Позитивы должны храниться в пакетах от фотобумаги соответствующих размеров, не более 10 штук в одном пакете.
Пакеты хранятся в один - два ряда, на выдвижных лотках в деревянных или металлических шкафах. Шкафы должны быть на 5 - 7 см глубже выдвижных лотков, папок и коробок.
При хранении позитивов в папках или картонных коробках последние могут устанавливаться горизонтально или вертикально. При горизонтальной укладке они должны быть расположены на одной полке в один - два ряда, с расстоянием между полками 8 - 10 см. При вертикальном хранении полки должны быть съемными и легкими.
Альбомы с позитивами хранятся в вертикальном положении отдельно от разрозненных позитивов.
Для наклеивания фотоотпечатков применяется специальный фотоклей. Пользоваться канцелярским клеем для наклеивания фотоотпечатков и диапозитивов запрещается (он разрушает изображение).
Методы монтировки и хранения старых отпечатков те же, что и графики.
52.5. Один раз в два года фотоматериалы должны просматриваться с целью выявления предметов, в которых появились нарушения эмульсионного слоя или бумаги.
Физико-химические дефекты эмульсионного слоя фотодокументов (выцветание, кристаллизация солей) способны довольно быстро распространиться на соседние документы. Поэтому фотоотпечатки и негативы с такими дефектами подлежат хранению в отдельных шкафах. Поврежденные позитивы консервируются и репродуцируются на негативы, которые затем хранятся в репродукционном разделе фонда негативов.
52.6. Кинодокументы и рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых стандартных коробках на стеллажах типа «елочка» либо на стационарных стеллажах, а пленки со звукозаписью - в специальных картонных коробках.
52.7. Магнитные ленты хранятся в первичной упаковке или в специально изготовленных картонных коробках, поставленных вертикально на деревянных стеллажах.
Периодически в процессе хранения внешнюю поверхность коробок и бумажных мешков необходимо очищать от пыли.
Магнитную ленту каждые шесть месяцев нужно перематывать для снятия внутреннего напряжения в рулоне. Магнитная лента должна эксплуатироваться на аппаратуре с исправленным, хорошо отрегулированным лентопротяжным механизмом.
Вблизи от хранилища магнитных лент не допускается размещение аппаратуры, способной создать магнитные поля (трансформаторы, электромоторы и т.п.).
52.8. Грампластинки хранятся в индивидуальных конвертах, в шкафах, поставленными на ребро. Полки шкафов делятся вертикальными перегородками на ячейки, рассчитанные на 10-12 пластинок.