Полномочия и способы их распределения

Когда субъекты действуют сами по себе, то они вольны в своих по­ступках и по собственной инициативе принимают те решения, кото­рые считают нужными и ведут себя так, как им заблагорассудится.

Другое дело, если люди выступают как представители организа­ции и решают задачи, стоящие перед ней. В этом случае именно организация определяет основные направления и рамки служебного поведения. Происходит это путем предоставления официальных полномочий, т. е. совокупности прав и обязанностей самостоятель­но, без согласования с другими принимать решения, отдавать распо­ряжения и выполнять те или иные действия.

Прежде, когда организа­ции были невелики, всеми полномочиями обладал собственник, ко­торый одновременно являлся ее главным управляющим. Увеличение масштабов и сложности организаций приводит к то­му, что ни один человек не в состоянии единолично решать все воз­никающие задачи. Во-первых, их слишком много, а время у него ог­раничено, а во-вторых, они настолько сложны, что требуют исполь­зования знаний и опыта многих людей.

В связи с этим руководителю приходится отдавать часть своих полномочий подчиненным. Это дает ему возможность освободиться от второстепенных задач и одновременно приблизить принятие решений к месту их реализации.

Распределение управленческих полномочий в организации может осуществляться на основе двух подходов.

1. Первый основывается на единоначалии и разделении полномо­чий. Единоначалие предполагает, что полномочия принимаются из рук только одного непосредственного руководителя, перед которым подчиненный несет всю полноту ответственности. Разделение же полномочий означает, что сам руководитель не вмешивается в теку­щие дела подчиненных, а лишь осуществляет общий контроль за ни­ми. Таким образом, не допускается руководство «через голову» (вспомните известный из истории Средних веков принцип феодаль­ного вассалитета «вассал моего вассала — не мой вассал»), а также подчинение нескольким руководителям одновременно.

2. В отдельных случаях встречается иной подход к распределению полномочий — система поглощения полномочий и множественно­го подчинения. Ее суть в том, что вышестоящий руководитель (обычно являющийся собственником), передавая подчиненному полномочия, одновременно полностью сохраняет их за собой. Это позволяет ему в любой момент вмешиваться в действия всех ниже­стоящих сотрудников, что в предыдущем случае считается недо­пустимым.

Распределение полномочий всегда происходит сверху вниз по уровням управления. При этом возникает своего рода лестница пол­номочий, «ступеньками» которой эти уровни являются. Аналогия с лестницей (от лат. scala) дала процессу распределения полномочий другое, более краткое название — скалярный.

В результате складывается иерархия полномочий - четкое распределение полномочий по уровням управления и установ­ление рангов каждого участника управленческой структуры. Эти ран­ги закрепляются юридически и являются показателями социального неравенства.

Таким образом, полномочия - совокупность прав и обязанностей самостоятельно, без согласо­вания с другими принимать решения, отдавать распоряжения и выполнять те или иные действия в интересах организации.

2. Принципы распределения полномочий

Величина полномочий, сосредоточенных у отдельного субъекта, оп­ределяется многими обстоятельствами:

- прежде всего, это сложность, важность и разнообразие решаемых проблем. Так, чем они больше и сложнее, тем значительнее должны быть полномочия тех, кто занят их решением. В условиях же простых, постоянно повторяющихся задач больших полномочий работникам предоставлять не требуется. Не требуется их и тогда, когда легко связаться с руководством и получить от него необходимые указания;

- во многом размер полномочий предопределяется личными осо­бенностями людей, например квалификацией, опытом, образованием. Чем они выше, тем полномочий может быть предоставлено больше.

- наконец, полномочия зависят от морально-психологического климата в организации. Если он благоприятен, исполнителям может быть предоставлена значительная самостоятельность, которой они не будут злоупотреблять. И наоборот, неблагополучные коллективы должны быть под жестким контролем руководства.

В количественном отношении масштабы полномочий характери­зуются двумя моментами:

- величиной ресурсов, которыми их облада­тель может распоряжаться самостоятельно, без согласования с выше­стоящим уровнем руководства;

- числом лиц, которые юридически или фактически долж­ны выполнять принятые им решения.

При распределении управленческих полномочий необходимо со­блюдать ряд важных принципов.

1) полномочия должны быть достаточными для дости­жения поставленных целей. Например, если в организации предсто­ит ревизия, лицо, ее проводящее, должно иметь возможность знако­миться со всеми финансовыми документами.

2) полномочия каждого работника должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходится сотрудничать. Это позво­ляет обеспечить четкое взаимодействие персонала. Если бы полно­мочия перекрывались или, наоборот, не охватывали все необходимые проблемы, работники либо мешали друг другу, либо не имели бы возможности полностью выполнить стоящие задачи.

3) каждый сотрудник должен точно знать, от кого он получает полномочия, кому их передает, перед кем отвечает и кто должен отвечать перед ним;

4) работники обязаны все проблемы, не выходящие за рамки их полномочий, решать самостоятельно, не переадресовывая их руководителю, и полностью отвечать за свои действия и достигнутые результаты.