Техника ведения личных картотек

После того, как необходимая информация для учебной или научной деятельности найдена, возникает проблема группировки и хранения найденного материала. Поскольку материал существует в двух вариантах — традиционном и электронном, то и проблема сохранения решается в этих же двух технологиях.

Ручные картотеки — это картотеки, которые ведутся на традицион­ных бумажных карточках и группируются по определенному принципу в специальных контейнерах (ящиках). Главное в картотеках — это вы­бор критерия отбора и способа группировки материала.

Новая информация о публикациях берется из книг, журналов, ин­формационных и библиографических источников, каталогов библио­тек и иных источников, рассмотренных в предыдущих разделах настоящего пособия. Каждый из перечисленных источников информации имеет свои особенности поиска и обработки.

На карточ­ку заносится библиографическое описание издания, а затем собствен­ные пометки, реферат, аннотация и пр.

Реферат (от лат. refero — докладываю, сообщаю) — краткое изложение содержания документа (или его части), включающее основные фактические сведения и выводы, необходимые для первоначального ознакомления с документом или его частью, и определение целесообразности обращения к нему [19].

Аннотация, как правило, дополняет и уточняет библиографическое описание, представляя собой краткую характеристику документа, поясняющую его содержание, назначение, форму и другие особенности.

В соответствии с функциональным общественным назначением различают справочные и рекомендательные аннотации. Справочные аннотации уточняют неясное заглавие и сообщают краткую информацию (справку) об авторе, содержании, жанре и т.д. Их объем невелик: от нескольких слов до нескольких строк.

Рекомендательные аннотации, наряду с краткой справкой о документе, преследуют и другие цели – показать значение и особенности данного документа, его место в ряду других, близких по тематике и назначению. При оформлении картотек лучше обходиться без сокращений, так как через определенное время сокращение забываются, а трудности расшифровки собственной записи не позволяют использовать преиму­щества картотеки как хранилища нужной информации.

Следует помнить также о точности записей. Точная ссылка для того и нужна, чтобы можно было узнать первоисточник информации, отвечающий за ее правдивость и точность. Еще одна важная функция точной ссылки — с интересной информацией можно познакомиться подробнее, уточнить интересующие детали. Отсутствие точных ссылок или неправильные ссылки могут испортить рукопись.

Единицей хранения информации в картотеке может быть: вырезка из статьи, карточка, лист бумаги, выдернутая или переснятая статья, конспект, тетрадь, журнал. В зависимости от типа карточек изменяется и форма картотеки. Это может быть ящик для карточек, папки для бумаг и статей, блокноты, базы данных на персональном компьютере.

В развитии личной картотеки можно выделить три периода:

1. Начальный период.Информация собирается сравнительно медленно (менее 10 карточек в месяц). Картотека не велика и еще практически не используется. Информация не классифицируется и не обрабатывается.

2.Период интенсивного накопления. Часть карточек «увядает» уже всамом начале сбора картотеки. Другая часть вступает в период интенсивного пополнения (10-100 карточек в месяц на одну тему). Толчком к переходу ко второму периоду могут быть внешние и внутренние факторы. Внешним фактором, например, может быть начало работы над новой темой. Внутренний фактор — обнаружение в картотеке захватывающей идеи, гипотезы, закономерности.

Примерно с середины второго периода из-за быстрого увеличения объема картотеки приходится вводить классификацию материала.

3. Период насыщения.Этот период наступает после того, как общее число карточек (вырезок, выписок и т. п.) превысит 500-1000 по одной теме.

Заканчивается работа над темой, отбор карточек сокращается, а са­ма информация начинает дублироваться. С разросшейся картотекой, даже при наличии классификации, трудно работать. Невольно повыша­ется строгость отбора: если на первом этапе вполне закономерно попа­дает много лишнего, то на третьем — отбрасываются даже сравнительно любопытные карточки, если они не содержат явно «отличающуюся» информацию по сравнению с выявленными закономерностями и пра­вилами [19].

Успех использования электронных картотек достигается, в первую очередь, за счет возможностей баз данных быстро находить нужную информацию по заданным признакам, а не за счет развития самой классификации- Большим удобством для современных пользователей служит возможность ведения личных электронных картотек (баз данных).

Стандартным решением создания личной БД является офисное приложение Microsoft Office Access.

На сегодняшний день MS Access является наиболее популярной СУБД, используемой для разработки настольных баз данных (БД). Богатый набор мастеров и построителей позволяет полностью автоматизировать создание пользовательского интерфейса, а множество удобных средств разработки помогает сократить время создания за­конченного приложения. Полная интеграция с другими приложениями MS Office (Word, Excel, Outlook) — также большой плюс Access. Встроен­ный язык Visual Basic for Application (VBA) позволяет выполнять не­стандартные задачи.

Корпорация «Электронный Архив»— ведущая российская компа­ния в области разработки комплексных решений, предназначенных для преобразования больших массивов информации в электронный вид, создания, наполнения и оснащения корпоративных электронных архивов, поставки и сервисного обслуживания профессиональной техники. Корпорация (,предлагает несколько типовых решений для создания электронных архивов с различной степенью функциональности. В качестве стандартного решения предлагается электронная картотека, дополнен­ная массивом графических образов документов (отсканированных изо­бражений). Такой архив позволяет полностью отказаться от использо­вания в повседневном обороте оригиналов документов, которые могут в этом случае храниться удаленно (например, в библиотеках). Стандартный программно-аппаратный комплекс архива гарантирует, что в ре­зультате поиска по электронной картотеке пользователь получит в свое Распоряжение точный образ нужного документа, который можно использовать для просмотра, передачи по сети или печати бумажной ко­пии. Следует отметить, что данное программное обеспечение решает проблему ретроконверсии — перевода архива документов и чертежей в электронный вид путем сканирования с последующей индексацией по­лученных изображений по определенным полям — первый шаг на пути включения бумажного архива в электронный документооборот [29].

Существует еще одна программа, которая позволяет организовать личную картотеку «TheBrain» («Мозг») компании Natrificial. Этот интеллектуальный органайзер позволяет работать с проектами, организуя их как комплекс мыслей, концептов, целей и т. д. Все элементы связаны ненавязчивыми ссылками, нажимая на которые, можно перемещаться по папкам и файлам, минуя стандартный интерфейс. Интерфейс оценивается пользователями как интуитивно удобный, но эта программа не для начинающих пользователей, она больше рассчитана на профессионалов с хорошими навыками работы Подход разработки проекта, изложенный выше, можно с успехом применять и для «личных» проектов.

В любом случае следует использовать простые и доступные программные средства, позволяющие создавать электронные картотеки. Дополнительное удобство компьютерных картотек — из базы данных нужный пример можно вставлять прямо в текст будущей рукописи. Кроме того, следует учитывать возможности электронных полнотек­стовых изданий (энциклопедий, монографий, журналов и пр.), а также возможности сканирования и цифровых диктофонов.

Работа с рукописью основывается на нормативно-регламентирующих документах (ГОСТах), которые определяют формальные требования к научной рукописи и техническому документу.

Для оформления документов используются:

· ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской работе: структура и правила оформления.

· ГОСТ 7.38-82. Доклад о наиболее важных отечественных и зару­бежных достижениях в области науки, техники и производства: общие требования.

· ГОСТ 15.101-98. Порядок выполнения научно-исследовательских работ.

Кроме общих требования к научным рукописям существуют специ­альные требования к определенным видам документов. Эти стандартные документы объединены в серии — Единая серия конструкторской документации (ЕСКД) и Единая серия технологической документации (ЕСТД).

ЕСКДпредставлена (в том числе) следующими стандартами:

· ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные подписи.

· ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

· ГОСТ 2.106-96 ЕСКД. Текстовые документы.

· ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам.

· ГОСТ 2.702-75 ЕСКД. Правила выполнения электрических схем.

· ГОСТ 2.721-74 ЕСКД. Обозначения условные графические в схемах. Обозначения общего применения.

ЕСТДвключает:

· ГОСТ 3.1001-81 (Ст. СЭВ 875-78) ЕСТД. Общие положения.

· ГОСТ 3.1102-81 (Ст. СЭВ 1799-79) ЕСТД. Стадии разработки и
виды документов.

Оформление вторичных документов опирается на:

· ГОСТ 7.9-95 (ИСО 214-76). Реферат и аннотация. Общие тре­бования.

· ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографиче­ское описание. Общие требования и правила составления.

· ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографиче­ское описание электронных ресурсов. Общие требования и пра­вила составления.

· ГОСТ 7.12-93. Сокращения русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати.

· ГОСТ 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».