Принципы ведения деловой беседы
Подводя итог всему вышеизложенному, сформулируем основ-ные принципы успешного ведения деловой беседы, а также на-помним наиболее важные практические рекомендации по повы-шению эффективности ее проведения.
Первый принцип–привлечь внимание собеседника(началобеседы). Если вы не в состоянии привлечь внимание собеседника, если он вас не слушает, зачем вам вообще что-то говорить?
Второй принцип–вы должны заинтересовать собеседника(передача информации). Если ваш собеседник проявляет интерес
к беседе, это означает, что он будет с вниманием слушать вас. Третий принцип–детальное обоснование(аргументация),за-
ключается в том, чтобы на основе вызванного интереса убедить
Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения
собеседника в том, что он поступит разумно, согласившись с ва-шими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ему и его фирме определенную пользу.
Четвертый принцип–выявить интересы и устранить сомне-ния вашего собеседника (парирование замечаний). Собеседник заинтересовался вашими идеями и предложениями, понял их це-лесообразность, но все еще ведет себя осторожно и не видит воз-можностей применения этих идей и предложений на своей фирме. Вызвав интерес и убедив собеседника в целесообразности выска-занного, вы должны выяснить и разграничить его желания.
Пятый принцип(основной) –преобразование интересов собе-седника в окончательное решение (принятие решения).
Рекомендации по повышению эффективности беседы
Что касается практических рекомендаций, позволяющих су-щественно повысить эффективность проведения деловой беседы, то они заключаются в следующем:
1) внимательно выслушивайте собеседника до конца. Слу-шать с должным вниманием собеседника – это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость;
2) никогда не пренебрегайте предубеждениями собеседника;
3) избегайте недоразумений и неверных толкований. Мно-гие деловые беседы и дискуссии «сворачивали с пути» или вообще оказывались бесплодными из-за неясного, несистематизированно-го и растянутого изложения. Поэтому следует обращать внимание на подготовку текста доклада, выявление и расшифровку непонят-ных для широкого круга слушателей терминов. При любой неясно-сти спрашивайте у своего собеседника, что ему непонятно;
4) уважайте своего собеседника, будьте вежливы, дружески настроены, тактичны и дипломатичны. Помните, что вежливость не снижает определенности просьбы или приказания, но во мно-гом препятствует появлению у собеседника внутреннего сопро-тивления;
Деловая этика
5) если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладно-кровие, когда «температура» беседы поднимается. Не драматизи-руйте ситуацию, если собеседник дает волю своему гневу. Опыт-ный и закаленный в дискуссиях человек всегда сохраняет твер-дость;
6) всеми способами старайтесь облегчить собеседнику вос-приятие ваших тезисов и предложений, учитывайте его внутрен-нюю борьбу между желаниями и реальными возможностями.
Существуют определенные правила этикета, которых целесо-образно придерживаться при ведении деловых бесед.
• Никогда не нужно с горячностью и нетерпением нападать на иной взгляд на проблему.
• Высказывая свое мнение, не отстаивайте его упорно, горя-чась, повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях дей-ствуют более убедительно.
• Достигайте изящества в разговоре через ясность, точность, сжатость высказываемых вслух доводов и соображений. Выяснив свою и противоположную точки зрения, следует остановиться, не продолжать часто бесполезные словопрения.
• Всегда сохраняйте в разговоре самообладание, хорошее расположение духа, благожелательность. В разговорах необхо-димо избегать серьезной полемики. Даже если есть уверенность
в своей правоте, ради сохранения взаимополезных контактов, дружбы, деловых отношений нужно добровольно уступить, когда видно, что разговор может перерасти в спор. Нужно помнить, что за спором идет ссора, за ссорой – вражда, за враждой – проигрыш обеих противостоящих сторон. Но если спорить, то нужно ста-раться четко формулировать свои мысли и уметь доказывать их. Крича с пеной у рта – ничего никому не докажешь. В самом жар-ком споре надо стараться сохранять уважение к собеседнику.
• Ни при каких обстоятельствах не перебивать говорящего и лишь в крайнем случае можно сделать замечание в максимально вежливой форме.
Глава 4. Этика и этикет в устных видах делового общения
• Воспитанный человек, прервав беседу при появлении но-вого посетителя, не продолжит рассказ, прежде чем не ознакомит пришедшего вкратце с тем, что было сказано до его прихода.
• Нужно избегать в беседах поддерживания злословия в адрес отсутствующих.
• Не говорите ничего такого, что самому было бы неприятно выслушивать от других.
• Никогда не касайтесь в разговоре предметов, о которых не имеете достаточно ясного представления.
• Упоминая в беседе третьих лиц, желательно называть их по имени-отчеству, а не по фамилии. Женщина никогда не долж-на называть мужчин по фамилии. Чтобы вас не сочли скучным и невоспитанным, не говорите с чужими людьми о поступках сво-их родных или о своих несчастьях.
• Считается неучтивым заставлять собеседника повторять сказанное под предлогом, что вы не расслышали каких-то деталей.
• Считается нетактичным высказывать удивление, когда не-ожиданно обнаруживается талант, способности у человека. Это равносильно высказыванию: «Возможно ли, чтобы такая ничтож-ная личность была одарена таким талантом».
• Образованный культурный человек избегает хвастать сво-ими знаниями, напротив, он старается снизойти до уровня разви-тия своих слушателей.
• Не следует хвастать интимным знакомством с людьми, за-нимающими высокое положение.
Достигнув цели, попрощайтесь с собеседником, поздравьте его с разумным решением, скажите ему, что он будет доволен сво-им выбором, и удалитесь.
Литература
1. Борисов, В.К. Этика деловых отношений : учебник / В.К. Борисов
[и др.]. – М. : ИД «ФОРУМ» : ИНФА-М, 2010. – С. 80–87.
2. Веснин, В.Р. Практический менеджмент персонала : пособие по кадровой работе / В.Р. Веснин. – М. : Юристъ, 1998. – С. 336–338.
Деловая этика
3. Павлова, Л.Г. Основы делового общения : учебное пособие / Л.Г. Павлова ; под ред. Л.А. Введенской. –2-е изд. – Ростов н/Д : Феникс, 2009. – С. 261.
Основные правила