Анализ описания структуры таблиц

Информация о таблицах является частью общего документирования БД, которое в MS Access выполняется с помощью специальной программы «Документатор» (или «Архивариус»). Эта программа анализирует БД и ее элементы и составляет специальный отчет, который можно просмотреть на экране и распечатать.

• Откройте вкладку «Работа с базами данных», ЛКМ на кнопку«Средство документирования базы данных». Откроется ДО «Архивариус».

• В ДО откройте вкладку «Таблицы» и включите индикаторы у таблиц «Группы» и «Культуры». Нажмите «Параметры». В ДО «Печать описания таблицы» включите следующие опции:

–«связи» в разделе «Включить в описание таблицы»;

–«имена, типы данных и форматы»–в следующем разделе (свойства печатать не будем);

– в разделе «Включить в описание индексов»–установите опцию «Ничего».

• После установки опций нажмите «ОК» в текущем окне и в ДО «Архивариуса».

Через некоторое время документатор откроет окно предварительного просмотра «Описание объектов» и поместит в него описание структуры (2–3 листа).

• Внимательно просмотрите отчет, разберитесь с его содержимым. Если необходимо, сохраните отчет архивариуса в виде отдельного файла типа .rtf (нажмите ПКМ и введите команду: «Экспорт / Файл Word…»

Пояснения по содержанию отчета здесь не приводятся.

Печать содержимого таблиц

Для предварительного анализа тех данных, которые мы ввели в нашу БД, можно распечатать содержимое таблиц. Эта операция выполняется на начальных этапах построения БД и служит для оценки структуры таблицы, характеристик и свойств полей, а также для отработки различных запросов на небольшом количестве записей контрольного примера.

В дальнейшем для вывода на печать информации из БД разрабатываются и создаются специальные формы отчетов, где данные представляются в удобочитаемом виде.

Таблицы распечатываются в том виде (по составу столбцов и структуре), в котором они заданы в текущий момент.

• Выделите таблицу «Группы» и введите команду «Файл /Печать / Предварительный просмотр». Система выведет в окно предварительного просмотра таблицу.

• Используя инструменты масштабирования и прокрутки окна, посмотрите таблицу.

• Поработайте с изменением макета страницы и, если есть возможность, – распечатайте.

Сортировка, фильтрация и организация выборки данных

Общие сведения об операциях с данными

Одно из основных назначений СУБД (и элементов эксплуатации БД)–находить и выдавать пользователю ту информацию, которую он в данный момент желает получить.

Для этого пользователь должен сформулировать некоторый запрос, затем представить его в формальном виде, определить в СУБД условия отбора или сортировки записей и выполнить запрос.

Например, мы можем потребовать отсортировать данные в таблице «Культуры» по полю сроков созревания, или отобразить в таблице только те культуры, которые можно разместить на нейтральных почвах и близких к ним (с РН от 6,2 до 7,2), или найти в таблице запись по определенной культуре.

Для решения таких задач (поиска, отбора и отображения записей, удовлетворяющих определенным условиям в запросах) система предоставляет несколько способов.

Сортировка записей. Эта операция может быть выполнена как для всей таблицы, так и для записей, составляющих результат выполнения запроса (см. ниже).

Поиск. Эта операция позволяет найти в таблице нужную запись или группу записей.

Фильтрация. Позволяет найти и отобразить в таблице только те записи, которые удовлетворяют определенным условиям. Здесь мы можем воспользоваться следующими фильтрами.

– Фильтрами по значению и по «выделенному». Их называют также фильтрами по «образцу».

– Расширенным фильтром (фильтром по условию). Это более гибкий инструмент фильтрации записей, но и более сложный в построении запроса.

Запрос на выборку. Данная форма отбора нужных записей имеет более сложный механизм выполнения операций фильтрации, но предоставляет пользователю и более мощный аппарат для выполнения запросов.

Сортировка таблицы и простейшие приемы фильтрации

Сортировка записей

• Откройте таблицу «Культуры».

При открытии таблицы система выводит записи в последовательности, определенной значениями первичного ключа, который, в нашем случае состоит из полей «Код_Гр» и «Код_культ».

Если этот порядок нас не устраивает, то необходимо отсортировать таблицу по другим полям.

• Отсортируем нашу таблицу по начальному сроку созревания культур в возрастающем порядке значений этого поля.

• Установите курсор на любой записи в столбце «Созр.–от» или выделите этот столбец. В разделе «сортировка и фильтрация» меню «Главная» найдите и нажмите кн. «А-Я» («Сортировка по возрастанию»). Посмотрите результаты сортировки.Для возврата к исходному состоянию нажмите кнопку «А-Я» (с «ластиком»).

• Повторите операцию с другими полями.

Поиск записей

Допустим, нам надо быстро найти и посмотреть информацию о смородине (т.е. выполнить поиск записей по одному полю).

• Выделите поле «Название» или поместите в него курсор вставки.

• Введите команду «Найти». Откроется ДО «Поиск и замена» (в поле).

• Установите в этом ДО (на вкладке «Поиск») следующие параметры.

– Введите в окошко «образец» первые буквы «смор».

– В окошке «Просмотр» установите опцию «Все», т.е. выполнить поиск по всей таблице.

– В окошке «Совпадение» установите значение «С начала поля».

– Отключите индикаторы «С учетом регистра» и «С учетом формата полей» (иначе прописные и строчные буквы будут различаться).

Укажите «Поиск в»: «Текущее поле»

• Нажмите «Найти далее». Если найденная запись загораживается окном, то перетащите его в другое место.

• Еще раз нажмите «Найти далее». Система выделит в таблице БД другую запись со словом «Смородина».

• Закройте ДО «Поиск в поле...».

• Самостоятельно выполните поиск по другим полям (например, найдите записи с уровнем кислотности почв = 5,6).

Замечание

С помощью опции «Совпадение» можно установить поиск по «Любой части поля». В этом случае, например, при образце «ня», будут высвечиваться записи со словами «Яблоня», «зимняя», «ранняя» и т.д.

Выполните такой поиск.