Условные обозначения и сокращения

При описании процессов работы с программой и при описании выполнения упражнений мы будем использовать следующие условные обозначения и сокращения.

• ЛКМ–левая клавиша мыши (или однократное нажатие на нее).

• 2ЛКМ–двукратное нажатие на левую клавишу мыши.

• ПКМ–нажатие на правую клавишу мыши.

• АЦК–алфавитно-цифровая клавиатура.

• Кн.–кнопка: элемент интерфейса, содержащий название или пиктограмму и имеющий эффект нажатия или включения.

• Кл.–клавиша клавиатуры или мыши.

• ДО–диалоговое окно.

• Ins–клавиша «Insert».

• Del–клавиша«Delete».

• Sh–клавиша«Shift».

В описании схем выполнения последовательности команд или операций пользуется символ «/».

Выполнение выбранной команды или операции инициируется нажатием на ЛКМ или «Enter».

Введение

Данная глава служит для поддержки курса «Информатика» при изучении темы, посвященной созданию баз данных (БД) и средств их эксплуатации в среде системы управления базами данных (СУБД) MS Access.

Базы данных относятся к так называемым информационным системам (ИС). В основе создания информационных систем лежат такие понятия, как информационная модель (ИМ) и информационный объект (ИО).

Информационная модель – это средство формирования представления о данных, их составе и использовании в определенных условиях.

Основу ИМ составляют информационные объекты (далее – объекты) и взаимосвязи между ними.

Объектом может быть любой предмет реального мира (организация, человек, земельный участок, культура и т. д.), о котором необходимо хранить нужные сведения в базе данных.

Будем понимать под базой данныхименованную совокупность данных, отражающую состояние информационных объектов, их отношений и характеристик.

Наиболее распространенной формой представления данных (описания ИО) является двухмерная таблица. База данных, построенная на основе таких таблиц, называется реляционной базой данных (РБД).

Каждый информационный объект БД представляется в БД с помощью набора качественных и количественных характеристик, которые являются единицами хранения в таблицах БД.

Важным составным элементом базы данных является поле(столбец таблицы).

Определим поле как характеристику (или показатель) информационного объекта, которая имеет уникальное имя (название), тип, совокупность свойств и определенное множество значений.

Например, информационным объектом в организации может быть сотрудник. Его характеристики определяются совокупностью полей: табельный номер, фамилия, дата рождения, стаж, оклад и др.

Совокупность значений полей, которые описывают конкретный информационный объект, образует запись(строку таблицы).

Совокупность однородных записей, объединенных по смысловому или функциональному принципу, составляет таблицу БД.

Характерные особенности табличной организации представления данных состоят в следующем.

• Каждая таблица БД имеет строки и столбцы. Строка таблицы – это запись. Столбец таблицы–это поле. Таким образом, строка таблицы определяет некоторые характеристики информационного объекта, а столбец – множество текущих значений определенной характеристики разных объектов.

•Каждый столбец имеет уникальное имя (имя поля) и однороден по структуре (тип информации, разрядность, точность).

•Таблицы, составляющие базу данных, могут быть связаны различными отношениями, устанавливающими взаимосвязь (логическую, функциональную или смысловую) между родственными или одинаковыми (по свойствам) полями разных таблиц.

Таблицы БД не используются для расчетов (и не содержат формул), они служат только для хранения (исходных) данных, подмножества которых могут быть использованы разными пользователями для решения своих задач разного класса (статистических, информационных, математических и др.).

Введем еще одно очень важное понятие, выделяющее некоторые поля таблицы в особую категорию.

Выражение (арифметическое, логическое, текстовое), построенное с использованием полей и служащее для сортировки, фильтрации, поиска и выборки информации при запросах, а также для организации связей между таблицами БД, назовем ключевым (или ключом). В качестве ключа может использоваться и отдельное поле. Особое значение имеет ключ, который называется первичным ключом. Этот ключ всегда присутствует в любой таблице и служит для однозначной идентификации каждой записи. Если разработчик забывает определить такой ключ, то система это делает сама, добавляя специальное поле «Код», куда записывает порядковый номер записи таблицы.

Для создания БД и средств их эксплуатации используются специальные системы, которые называются системами управления базами данных (СУБД) и представляют собой совокупность языковых и программных средств, обеспечивающих разработчика и пользователя БД необходимым набором соответствующих инструментов.