Види підсумкових документів та порядок їх складання
Оформлення та використання результатів ревізії — важливий етап ревізійної діяльності.
Законодавство не містить вимог, яким повинні відповідати ревізорські документи, що складаються в ході ревізії. Воно визначає лише найменування окремих документів (акт, опис, довідка, розрахунок), які ревізор зобов'язаний скласти, але всі документи незалежно від повноти їх регламентації повинні відповідати певним загальним вимогам, оскільки вони фіксують ревізорські дії.
Проте, як і в багатьох інших видах праці, де виникає потреба у складанні багатьох однотипових документів, в ревізійній роботі також повинні використовуватися друковані форми - бланки. Впровадження бланків звільняє ревізорів від частини технічних прийомів праці, сприяє більш повному і точному дотриманню вимог інструкції про порядок проведення ревізій (друковані тексти роз'яснюють права і обов'язки різних осіб, які беруть участь у проведенні ревізійних дій; дають можливість дотримуватися послідовності ревізійних дій, які передбачає інструкція тощо), спрощує і прискорює саму роботу. Наприклад, ревізору не потрібно витрачати час на продумування і пригадування тих загальних даних, які потрібно записати в ході інвентаризації основних засобів, так як в бланку міститься їх перелік. Нарешті, за допомогою бланків істотно скорочується час і, відповідно, зусилля ревізора на складання документів, досягається уніфікація ревізорських документів, а це полегшує ознайомлення з матеріалами ревізії всіх осіб, які мають на це право, а також реалізацію матеріалів ревізії.
У загальному вигляді вимоги, які пред'являються до складання ревізорських документів, можна сформулювати так:
а) відповідність ревізорського документа тому нормативному акту, яким передбачено його складання, як за назвою і формою, так і за змістом;
б) логічність, стислість і ясність ревізорського документа. Всі питання в документі повинні викладатися послідовно так, щоб кожне нове речення витікало з попереднього або було логічно пов'язане з ним, щоб не зустрічались несподівані документи, висновки, які не відповідають тексту. В документі необхідно уникати зайвих слів;
в) чіткість тексту і однозначність суджень забезпечать одноманітність розуміння змісту документа;
г) грамотність і культура оформлення ревізорського документа.
Одним з найважливіших і найсуттєвіших документів в ревізії є акт ревізії. Він складається у всіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, зловживань і приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі завдані збитки тощо - тобто за наслідками заподіяної шкоди.
За змістом акту можна судити не тільки про результати ревізії, але й про якість роботи самого ревізора. Акт ревізії не тільки є способом відображення недоліків, порушень та зловживань, але і важливим документом, на основі якого вищестоящі органи дають оцінку роботи підприємства, на якому
проведена ревізія, роблять висновки про діяльність його відповідальних осіб і розробляють пропозиції щодо покращання фінансово-господарської діяльності підприємства.
На підставі фактів, викладених в акті, виноситься рішення керівника ревізійної організації. Тому акт ревізії слід складати особливо уважно.
Акт ревізії повинен містити:
- загальні дані про окремі основні виробничі і фінансові показники господарюючого суб'єкта;
- виявлені факти порушень законів України, нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного і не за цільовим призначенням витрачання готівки і матеріальних цінностей та інших порушень фінансової дисципліни, порушень ведення бухгалтерського обліку і складання звітності;
- виявлені факти безгосподарності, недостач, безпідставного списання і привласнення готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань, нерегламентованих державою виробництва товарів і надання послуг;
- розміри виявленої шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.
Для того, щоб не було нагромадження в акті ревізії однорідних порушень, приводяться декілька найбільш характерних фактів і кінцевий результат відповідного порушення. При цьому слід зробити посилання на накопичувальну відомість, проміжний або разовий акт, які додаються до основного акта ревізії.
Всі факти в акті ревізії викладаються таким чином, щоб по кожному з них можна було мати документально підтверджені відповіді на наступні запитання:
- що порушено (інструкція, стандарт, наказ, постанова тощо з посиланням на пункт, параграф і зміст порушення);
- хто порушив (із зазначенням посадових або матеріально відповідальних осіб);
- час порушення (дата або період здійснення порушення або зловживання);
- спосіб порушення;
- чим викликано порушення (причини і умови, які сприяли порушенню);
- розмір нанесеного збитку.
Побудову основного акта ревізії доцільно здійснювати у відповідності з програмою ревізії, найкраще розробити акт за наступною структурою і послідовністю викладення матеріалів дослідження (зразок ).
Зразок
АКТ
ревізії господарської діяльності____________________________
(назва підприємства)
від „___” ______________200_р. м. Полтава
Розділ І. Загальна (вступна) частина.
Розділ II. Ревізія перевірки виконання вказівок за матеріалами попередніх ревізій.
Розділ III. Ревізія виконання основних показників.
Розділ IV. Результати ревізії господарських операцій та цінностей підприємства.
1. Ревізія виробничих операцій, накладних витрат та собівартості.
2. Ревізія витрачання фонду заробітної плати та розрахунків з робітниками і службовцями.
3. Ревізія постачальницьких операцій та операцій з матеріальними цінностями.
4. Ревізія збутової діяльності та руху запасів.
5. Ревізія грошових коштів, розрахунків та інших активів.
6. Ревізія операцій з довгостроковими та поточними зобов'язаннями.
7. Ревізія фінансової діяльності та результатів.
8. Ревізія операцій з необоротними активами та фінансовими інвестиціями.
9. Ревізія операцій з власного капіталу і забезпечення зобов'язань.
Розділ V. Результати перевірки заходів по усуненню крадіжок та марнотратства.
Розділ VI. Результати перевірки стану обліку та звітності.
Розділ VII. Результати перевірки виконання спеціальних завдань.
Розділ VIII. Опис додатків до акта ревізії.
Ревізори
Директор
Головний бухгалтер
Акт (довідка) реєструється в контрольно-ревізійному підрозділі, як правило, відразу після його складання. Другий примірник вручається керівникові перевіреного об'єкта (для ознайомлення й підписання) під розписку на першому примірнику акта із зазначенням дати передачі, але не пізніше наступного робочого дня з дати завершення ревізії, що зазначена в посвідчені. Якщо ревізія проводилася за межами населеного пункту, в якому знаходиться контрольно-ревізійний підрозділ, то реєстрація акта здійснюється в день повернення керівника ревізійної групи з відрядження.
Підписують акт керівник ревізійної групи (ревізори), керівник та головний бухгалтер підприємства, що перевіряється. Акт ревізії (перевірки) фінансово-господарської діяльності міністерства, іншого управління, підприємства, установи, організації підписується керівником ревізійної групи (ревізуючим), міністром або одним з його заступників, керівником (або заступником) іншого перевіреного органу управління, підприємства, установи, організації та головним бухгалтером, у разі потреби — іншими відповідальними працівниками перевіреного об'єкта.
Кінцевою датою написання акта, як правило, є останній робочий день проведення ревізії (перевірки), зазначений у посвідчені на її проведення. У зв'язку з можливими затримками в підписанні акта ревізії слід письмово оформити передачу акта на підпис керівникові підприємства, що ревізується, який у такому випадку буде нести відповідальність за порушення встановленого терміну його підписання.
Акт ревізії може бути переданий ревізором на підпис службовою запискою приблизно наступного змісту (зразок ).
Зразок
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Керівнику ___________________________________________
(назва підприємства, що ревізується)
____________________________________________(прізвище, ініціали)
Недостачу при цьому два примірника акта документальної ревізії, що проведена мною в підпорядкованому Вам підприємству і прошу оформити їх підписами у відповідності з_______________________________________
(постанова, інструкція тощо та дата їх прийняття)
і в термін, встановлений ______________________________________
(назва інстанції)
Якщо по акту будуть заперечення, прошу надати їх у письмовій формі одночасно з підписаним актом ревізії не пізніше трьох днів з цієї дати.
Ст. ревізор (прізвище, ініціали)
Службова записка передається під розписку керівнику або головному бухгалтеру підприємства, що ревізується, на другому примірнику.
Не пізніше ніж через п'ять робочих днів з дня підписання акта із зауваженнями головний бухгалтер або директор повинні подати з приводу зауважень органам КРУ письмові пояснення чи заперечення.
Обов'язкові документи, що додаються до акта ревізії
Виявлені в ході ревізії факти безгосподарності, неефективного витрачання грошових коштів, матеріальних цінностей, фондів, а також зловживання та інші порушення повинні бути підтверджені відповідними документами, наприклад, довідками чи виписками з первинних документів або бухгалтерських записів. В них слід вказати дату здійсненого порушення, зазначити номери первинних документів, назву підприємства, структурного підрозділу чи особи, яка дала дозвіл на здійснення незаконної операції тощо. Нижче наведена схема документального підтвердження найбільш характерних фактів порушень або зловживань (табл.).
Таблиця. Документи, які необхідні для підтвердження порушень
| № з/п | Перелік порушень | Підтверджуються документами (посилання на облікові реєстри) | |||
| Касові операції | |||||
| Недостача або лишок готівки в касі | Акт інвентаризації касової готівки, довідка бухгалтерії про залишок грошей на дату проведення інвентаризації, пояснення касира | ||||
| Порушення або зловживання по касових операціях | Описи виявлених порушень з посиланням на пункти положення про ведення касових операцій, посадових осіб, вилучення підтверджуючих документів (оригіналів), в яких є сліди підробок | ||||
| Банківські та розрахунково-кредитні операції | |||||
| Недостача грошових коштів у підзвітної особи | Акт інвентаризації підзвітних сум, довідка бухгалтерії про заборгованість підзвітної особи на дату проведення інвентаризації, пояснення підзвітної особи | ||||
| Виникнення та наявність заборгованості | Акти взаємної перевірки розрахунків, копії або виписки з відповідних документів, договорів, облікових регістрів, пояснення посадових осіб | ||||
| Неправильність використання банківських кредитів | Довідка бухгалтерії, пояснення посадових осіб | ||||
| Підробки в документах | Оригінали підроблених документів або їх копії, пояснення посадових осіб | ||||
| Порушення | Описи виявлених порушень, підписані у встановленому порядку | ||||
| Збереження запасів | |||||
| Недостачі або лишки сировини, матеріалів, МШП тощо | Акти інвентаризації, порівняльні відомості, пояснення матеріально відповідальних осіб | ||||
| Перевитрати сировини, будівельних матеріалів тощо | Виписки із нормативних документів, розрахунки, пояснення головного бухгалтера | ||||
| Неправильне списання природного убутку | Виписка з діючих норм, розрахунки, пояснення головного бухгалтера | ||||
| Неправильне списання фактичної собівартості матеріальних цінностей за їх обліковою вартістю | Розрахунок, пояснення головного бухгалтера | ||||
| Операції з нарахування заробітної плати (оплата праці) | |||||
| Приписки та завищення розцінок в документах на оплату праці | Опис документів, в яких виявлені приписки та завищені розцінки, довідки спеціалістів, які приймали участь в ревізії, виписки з діючих норм та розцінок, пояснення посадових осіб | ||||
| Підробки в документах на оплату праці | Оригінали документів, в яких допущені підробки, пояснення посадових осіб | ||||
| Перевитрати фонду заробітної плати (оплати праці) | Розрахунки, пояснення керівників підприємства, структурних підрозділів та головного бухгалтера | ||||
| Порушення штатної дисципліни | Виписка з штатного розпорядку, розрахунки, пояснення керівника та головного бухгалтера | ||||
| Незаконні виплати премій, доплат | Виписка з діючих положень про преміювання, розрахунки, копії наказів (рішення зборів), пояснення керівника і головного бухгалтера | ||||
| Підробки в розрахунково-платіжнихдокументах | Оригінал розрахунково-платіжної відомості, пояснення посадових осіб | ||||
| Необоротні активи та капітальні вкладення | |||||
| Недостачі або лишки основних засобів | Акти інвентаризації, порівняльні відомості, пояснення матеріально відповідальних осіб | ||||
| Неправильне нарахування амортизації | Розрахунки, пояснення головного бухгалтера | ||||
| Неправильне віднесення затрат по капітальному та поточному ремонту | Довідки відповідних спеціалістів, які приймали участь у ревізії, розрахунки, пояснення посадових осіб | ||||
| Порушення положень Статуту підприємства | Виписка із діючого на підприємстві Статуту, пояснення керівника підприємства | ||||
| Виявлення порушення правил ведення обліку | Посилання на нормативні документи, що регулюють правила (стандарти) ведення обліку | ||||
| Нанесена матеріальна шкода | Акти, довідки, описи, розрахунки, виписки з наказу, виписки з нормативних документів, пояснення винних осіб | ||||
За результатами ревізії керівник ревізійної групи розробляє висновки і пропозиції. Висновки повинні ґрунтуватися тільки на фактах, що викладені в акті про проведення ревізії, а пропозиції виходити із цих висновків.
Якщо в акті ревізії описуються лише факти виявлених порушень, то у висновках ревізора - його думка, сформована на всебічно проаналізованих фактах, судження про існуючі зв'язки між фактами, їх ревізорська оцінка. Саме думка, судження та оцінка фактів ревізором на підставі спеціальних бухгалтерських та ревізорських знань мають доказовий характер. Висновки ревізор складає самостійно, без будь-якого втручання і підписує їх тільки він. Однак висновки, за які ревізор несе відповідальність як посадова особа, повинен затверджувати керівник ревізійного органу або відомства, який дає їм остаточну оцінку.
Висновки не повинні повторювати зміст акту ревізії. В них дається оцінка основних порушень, встановлених ревізією, і описується, в чому конкретно полягає провина посадових осіб. Висновки повинні бути цілком обґрунтовані матеріалами, діючими законами, інструкціями і постановами вищестоящих організацій. В процесі ревізії слід також усувати виявлені незначні недоліки і порушення в господарсько-фінансовій діяльності і бухгалтерському обліку. Пропозиції по актах повинні бути розгорнутими, давати ясні та досить вичерпуючи положення по встановленню виявлених недоліків із зазначення строку їх виконання і конкретних виконавців.
Отже, висновки повинні розкривати причини і наслідки основних факторів порушень та зловживань.
Пропозиції за результатами ревізії повинні базуватися на висновках, бути конкретними і чіткими. В них слід вказувати, що повинно бути зроблено і яким шляхом, хто є відповідальним і які строки виконання.
Висновки та пропозиції за результатами ревізії надаються керівнику організації, який призначив ревізію. Він розглядає результати ревізії та приймає рішення щодо усунення недоліків та порушень, покриття матеріальної шкоди, притягнення до відповідальності винних осіб.
Після підписання і отримання заперечень і пояснень ревізор складає висновки та пропозиції.
Щодо організаційних висновків (адміністративні стягнення, зьілв.існия працівників, причетність яких встановлюється актом документальної ревізії), то питання про них вирішується керівництвом підприємства за пропозицією ревізора.
З метою підготовки наказу або іншого рішення за наслідками ревізії, спрощення підготовки звітів про контрольно-ревізійну роботу та для здійснення контролю за виправленням порушень на момент закінчення ревізії (перевірки) необхідно скласти узагальнюючу цифрову довідку (розшифровку збитків і донарахувань).
У разі виявлення ревізією прихованих і занижених платежів до бюджету складається рішення за встановленим зразком щодо їх стягнення із застосуванням фінансових санкцій. Це рішення передається для виконання до відповідної податкової адміністрації. Надалі ревізор має відслідковувати процес повного й своєчасного відшкодування завданих державі збитків.