Этап 5. Сохранение результатов распознавания
Заключительным этапом работы над текстом является его сохранение в одном из форматов.
В первую очередь необходимо выбрать формат сохраняемого файла (и, соответственно, приложение, в котором впоследствии этот файл будет редактироваться). Для этого служит первый выпадающий список панели инструментов окна «Текст» (рис. 8.7). Наиболее часто результаты сохраняются в формат Microsoft Word, поэтому в списке следует выбрать либо «Документ Microsoft Word», либо «Документ Microsoft Word 2007». В последнем случае будет создан файл с расширением .docx, при редактировании которого будет возможность использовать максимум эффектов оформления текста и объектов.
Выбор типа файла в первом списке влияет на иконку на главной кнопке панели инструментов.
Помимо сохранения, в ABBYY FineReader поддерживается передача в нужную программу. На примере Microsoft Word это значит, что ABBYY FineReader запускает Microsoft Word, создает в нем новый безымянный документ и наполняет данный документ текстом. Именно в этом состоянии результат представляется пользователю. Сохранение документа под нужным именем в нужной папке становится в этом случае задачей пользователя.
В случае отправки результатов в Microsoft Word важным становится режим форматирования текста, выбираемый из второго выпадающего списка.
Режим «Точная копия» заставляет FineReader при составлении документа Microsoft Word максимально точно выдерживать все особенности форматирования оригинала, включая числовые значения отступа и другие размеры. Применение этого режима не рекомендуется, так как есть риск, что в результирующем документе на каждой странице будут свои размеры полей, а межстрочный интервал и отступы будут выражаться дробными числами. Полезен этот режим, например, если сканируется буклет с целью изменить в нем только одну-две строчки текста.
Режим «Редактируемая копия» также сохраняет все форматирование оригинального документа, но без точного соблюдения размеров. Этот режим удобно использовать, если форматирование выходного документа должно незначительно отличаться от форматирования оригинала.
Режим «Форматированный текст» полностью убирает структуру оригинального документа: расположение текста на листе, колонки, обтекание текстом рисунков и т.д. При этом форматирование текста (выделения шрифтом, списки) сохраняются. По мнению автора, этот режим – оптимальный при оформлении студенческих работ в соответствии с теми или иными нормативными требованиями, так как работы по форматированию и вычитке документа в Microsoft Word избежать все равно не удастся.
Наконец, в режиме «Простой текст» в Microsoft Word не будет передано вообще никакого форматирования, даже разбиения на абзацы (каждая строка представляет собой отдельный абзац). Использовать такой режим с современными текстовыми процессорами не рекомендуется.
Пункт «Опции…» выпадающего списка открывает диалоговое окно настроек программы на вкладке «3. Сохранить» для тонкой настройки процесса экспорта в каждый из форматов. Данные настройки в пособии рассматриваться не будут.
Когда параметры экспорта настроены, можно осуществлять сохранение или передачу распознанного текста.
Для сохранения результатов распознавания в файл служит пункт Сохранить как… выпадающего меню главной кнопки « 
Сохранить» панели инструментов окна «Текст» либо меню Файл – Сохранить как – нужный тип файла. Будет открыто стандартное диалоговое окно сохранения документа. Целевая программа определяется типом документа (например, Документ Word, Книга Excel). В этом же окне присутствует переключатель сохранения только выделенных страниц или всех страниц документа FineReader, а также выпадающий список, позволяющий задать, будет ли создаваться по отдельному документу на страницу или группы страниц будут экспортироваться в отдельный документ. Кнопка «Опции» для открытия диалогового окна настроек программы присутствует и здесь.
Для передачи результатов в программу служат команды Передать страницы в и Передать все страницы в в выпадающем меню главной кнопки « Сохранить» панели инструментов окна «Текст» (либо аналогичные команды меню Файл. Подача команды сразу же начнет процесс передачи, в ходе которого программа (например, Microsoft Word) будет запущена. Когда передача закончена, не забудьте сохранить созданный документ!
Также в меню Файл присутствует команда, позволяющая сохранить графические изображения страниц в файлы (это полезно, если страницы сканировались из-под ABBYY FineReader, но их распознавание не требуется), а также команды для передачи распознанных страниц или отсканированных изображений по электронной почте (будет запущена программа, используемая на компьютере как почтовый клиент по умолчанию, например Microsoft Outlook).