Редактирование элементов отчета

Чтобы изменить размер выделенного элемента управления, можно воспользоваться маркерами изменения размера, находящимися на сторонах, в нижних углах и в правом верхнем углу. Если элемент управления имеет присоединенную надпись (рисунок 4), она перемещается вместе с ним. Для перемещения выделенного элемента нужно установить указатель мыши на границу выбранного объекта так, чтобы указатель принял форму открытой ладони. После этого нажать кнопку мыши и переместить элемент на новое место. Перемещать элемент управления и присоединенную надпись можно независимо друг от друга с помощью маркеров перемещения, расположенных в левых верхних углах элемента управления и надписи. Если подвести к ним указатель мыши, то он примет форму указательного пальца руки. В этом положении можно переместить каждый из связанных элементов отдельно.

надпись поле ввода

Рисунок 4 Фрагмент окна Конструктора отчета с элементами поля

Для выравнивания элементов управления по краям или узлам сетки на линейке Упорядочить существует группа инструментов Выравнивание.

Для удаления элемента отчета нужно его выделить. После этого следует нажать клавишу DELETE.

Свойства элементов отчета

Все объекты отчета характеризуются своими свойствами, которые можно настроить в соответствии с определенными требованиями.

Для того чтобы получить доступ к свойствам объекта отчета, следует сначала выделить этот объект в окне конструктора, а затем выполнить нажать кнопку Страница свойствв группеСервисна панели инструментов конструктора отчетов. В результате на экране появится окно со свойствами и событиями выбранного объекта.

При размещении в отчете нового объекта для него устанавливаются значения свойств, принятые по умолчанию. Некоторые свойства наследуются из базовой таблицы. Например, для элемента Поле свойства Формат, Число десятичных знаков, Маска ввода, Значение по умолчаниюкопируются из структуры таблицы, в которой находится данное поле.

Каждый элемент формы имеет свое имя. Это имя используется в дальнейшем для ссылок на данный элемент. По умолчанию, новым элементам присваивается имя, состоящее из названия элемента и его номера, который определяется порядком создания. Например, Поле1или Надпись25(рисунок 4).

Если элемент управления создается путем переноса поля с помощью мыши из списка полей, то в свойство Имя копируется значение свойства Имя поля. Например, если из списка полей в отчет перенесено поле Факультет, то этому элементу в отчете будет задано имя Факультет.

Не допускается существование в одном отчете двух элементов управления с одинаковыми именами, однако, в разных отчетах элементы управления могут иметь одинаковые имена. Нельзя присвоить одинаковые имена элементу управления и разделу в одном отчете.

Сортировка и группировка

Отчеты предоставляют возможность группировать выводимую информацию. Для этого используются инструменты группы Группировка и итоги (рисунок 5).В этом окнеможно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

По умолчанию значения в группе сортируются по возрастанию. Для изменения порядка сортировки выбирается значение По убыванию в раскрывающемся списке, который появляется после щелчка в ячейке столбца Порядок сортировки.

В отчете должно быть зарезервировано место для заголовка каждой группы и примечания, в котором могут выводиться итоговые поля, подводящие итоги для группы записей. Информация, размещенная в этих разделах, будет выведена, соответственно, в начале или в конце каждой группы записей. Чтобы добавить в отчет эти разделы, нужно установить для свойств Заголовок группы и Примечание группызначение Да.

Рисунок 5 Определение группировки и итогов в отчете

В результате выполненных действий в окно конструктора отчета будут добавлены дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы.

Задание диапазонов группировки

Для каждого поля или выражения, заданного в верхней части окна сортировки и группировки, можно установить свойства Группировка и Интервал. Обычно данные группируются по каждому значению. Но записи можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начинать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля. Например, чтобы образовать группы записей, начинающихся с каждой буквы алфавита, определяется создание новой группы при изменении первой буквы значения поля. Таким образом, получится группа записей, в которых значение поля начинается с буквы А, затем с буквы Б и т.д. Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается для свойства Группировка значение По первым знакам, а в ячейке свойства Интервал вводится число начальных символов, по которым образуются группы.

Для числовых полей можно создать группы по интервалу значений. В этом случае свойство Интервал определяет диапазоны группировки. Вычисление диапазонов начинается с 0. Если задать интервал, равный 10, то будут формироваться группы значений от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно установить в качестве значения свойства Группировка такие единицы измерения как По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам. Для свойства Интервал укажите число единиц измерения, если вы хотите проводить группировку по определенному отрезку времени. Например, если нужно создать группы с интервалом в два года, устанавливается для свойства Группировка значение По годам, а в ячейке свойства Интервал вводится 2.