Делопроизводственные материалы ХVI – ХVII вв.

В ХVI – ХVII вв. сформировалась система органов центрального и местного управления и возникла потребность документного обслуживания, обеспечивающего принятие и реализацию управленческих решений. Центральная власть была представлена Боярской думой и приказами, местная – аппаратом наместников и волостелей (в ХVII в. – воеводой и его канцелярией). Корпус чиновников в приказах состоял из руководителя-судьи (из чинов Боярской думы), столоначальников – дьяков, которые занимались текущей работой и делопроизводством, и подьячих, осуществлявших техническую работу.

Приказное делопроизводство представляет собой более или менее стройную систему документов. Постепенно сложились определённые правила ведения дел: зачинания (инициации) и порядка прохождения дел, системы учёта документов, принципы обощения информации. Со временем сложилась устойчивая внешняя форма документов (формуляр) и их содержание. По внешним признакам различают такие формы, как грамоты, книги и так наз. столбцы (или свитки). Столбцы стали наиболее распространённой формой ведения дел. Столбец (или столп) – длинная полоса бумаги шириной 15-17 см., которая состояла из склеек (сставов). Соединялись они, сообразуясь с последовательностью документов в деле. Дело могло состоять из одного или нескольких столбцов. Их обычно хранили свёрнутыми в рулон. Тексты писались на одной стороне. Дьяки заверяли дело, или скрепляли «приписью» - росписью, т.е. наносили свои фамилию и имя на места сставов (склеек) один или несколько раз, смотря по величине дела. Таким образом «нотариально» заверялась подлинность дела и его целостность. Столбцы хранились в приказах в специальных ларях. Это был текущий архив.

В средневековом делопроизводстве специалисты выделяют документирование общей деятельности и документирование специальной деятельности. К системе общего документирования относятся:

· царские указы (грамоты) – распоряжения от имени царя (пожалования, податные льготы, назначения, воинские мероприятия и др.). В грамотах могли цитироваться документы, служившие поводом к созданию царской грамоты;

· приговоры, которые фиксировали наиболее важные решения царя и Боярской думы. Они начинались с фразы: «Царь и Великий князь (имярек) указал и бояре приговорили…»;

· наказы – документы, которые шли «сверху» в нижестоящие инстанции. Они составлялись от имени царя, поэтому формуляры наказов и царских грамот во многом сходны. Наказами чаще всего являлись подробные инструкции, адресованные воеводе;

· отписки и челобития – документы, направлявшиеся снизу в адрес центральных учреждений. Отписки писали должностные лица, а челобитные – частные лица или общины. Приличным (вежливым) считался самоуничижительный (смиренный) тон и уничижительные самоименования: Ивашка, Ромашка, мой домишко, моё именьишко, твой холоп (хоть и князь), твои сироты (посадские);

· памяти – текущая переписка между приказами и другими, равными по рангу ведомствами, а также между должностными лицами, например, воеводами, которые не могли писать друг другу наказы.

Документирование специальной деятельности – большой комплекс материалов по вопросам военным и административным. Основной объём составляют документы Разрядного приказа, который занимался распределением кадров на военную, придворную и гражданскую службу ежегодно. Разрядные книги содержат сведения и о росписи войск, приговоры о походах, дневники походов, воеводские отписки, сведения о назначениях и перемещениях на должности. Эти сведения имели непосредственное отношение к местничеству, местническим счётам. В разрядных книгах можно почерпнуть сведения о нормативах придворной жизни, о средневековых обычаях. Разрядные книги были не только официальными, но и частными. Семья списывала записи с официальных разрядов, при этом часто встречались ошибки, иногда преднамеренные, чтобы скомпрометировать конкурента. Но, с другой стороны, частные книги лучше сохранились, потому что в 1682 г., с отменой местничества, многие официальные разрядные книги были сожжены.

Документирование специальной деятельности включает и другие комплексы:

· судебно-следственные материалы, включая материалы по политичсеким делам, о сыске беглых крестьян и пр.;

· финансово-хозяйственные материалы, связанные со сбором податей и косвенных налогов, кабацких сборов;

· дипломатическая документация. По внешнему виду это столбцы, грамоты и посольские книги; по содержанию – дела, связанные с разными странами (крымские, шведские, польские и т.д.);

· писцовые и переписные книги – документы средневекового землевладения. Писцовые книги (с конца ХV в.) создавались во время общих, «валовых» описаний территории всей страны или отдельных частей. Проводились они редко, раз в 20-30 лет, поэтому в период между описаниями по челобитным с мест создавались дозорные книги, уточнявшие устаревшую информацию. В середине ХVII в. появилась разновидность писцовых описаний – переписные книги. В отличие от писцовых книг, в которых описывали только имения с указанием количества крестьянских дворов и хозяйства посадских, в переписных книгах значилось всё податное население (мужское).

Таким образом, документы делопроизводства позволяют выявить механизм и эффективность функционирования государственной власти. Вместе с тем историки высказали сомнение в исполнительской дисциплине и эффективности работы учреждений управления в центре и на местах (См. например: М.Н. Тихомиров. Приказное делопроизводство в ХVII веке. Спецкурс. Лекция 2// Тихомиров М.Н. Российское государство ХV – ХVII веков. М., 1973. С. 367).