ПОЛОЖЕННЯ про архів матеріалів відділу променевої діагностики

1. Архів матеріалів променевої діагностики є складовою частиною відділу променевої діагностики.

2. Відповідальність за облік, зберігання та видачу матеріалів архіву здійснює завідуючий відділом променевої діагностики. При зміні завідуючого відділом передача архіву оформлюється приймально-здавальним актом спеціально створюваній комісії, яка перевіряє стан та організацію роботи архіву.

3. Особи, винні у необгрунтованому знищенні архівної документації, притягаються до відповідальності у встановленому законом порядку.

4. Зберіганню у архіві підлягають носії зображувальної діагностичної інформації (рентгенограми, флюорограми, електрорентгенограми, фото-, кінозображення, зображення на магнітній плівці, стрічці, дискетах та ін.).

5. Архів поділяється на три частини:

5.1. Оперативний архів на хворих, обстежених протягом року.

5.2. Основний архів із строком зберігання носіїв діагностичної інформації більше року.

5.3. Навчально-науковий архів.

6. Оперативний архів знаходиться безпосередньо у відділі променевої діагностики. Матеріали цього архіву зберігаються у спеціально виділеній кімнаті на стелажах або шафах, встановлених у коридорі відділу променевої діагностики.

Основний архів має зберігатися у приміщенні, розташованому у загальному лікувальному корпусі, бажано у підвальному поверсі без вікон. При наявності вікон вони екрануються від прямого сонячного проміння шторами чи жалюзями. Приміщення архіву має бути сухим. Середня відносна волога - 60 - 70 %. Температура повітря - 17 - 19° C.

Навчально-науковий архів зберігається разом з оперативним архівом на полицях або у шафах.

7. Рентгенівська і флюорографічна плівка випускається на триацетатній основі, внаслідок чого не є матеріалом, що самозаймається, та вимагає підвищеного протипожежного режиму. Рентгенівська плівка зберігається у шафах, на полицях, виготовлених з деревини чи металу, поділених на секції шириною 50 см, такої ж глибини і висоти. Освітлення сховища електричне, лампи розжарювання і денного світла повинні бути закриті плафонами. Всі рентгенограми одного хворого зберігаються в індивідуальному пакеті з жорсткого паперу розміром 16 х 41 см. Пакети розміщуються вертикально, у порядку номерів амбулаторних карт чи історій хвороб за роками. В архіві з порівняно невеликим обсягом матеріалу припускається систематизація у алфавітному порядку за прізвищами.

8. Інші плівкові та паперові носії, у тому числі листові флюорограми, зберігаються разом з рентгенограмами у спільному пакеті, рулонні матеріали - у секційних шафах, картотеках, магнітні носії та кіноматеріали - відповідно до заводської інструкції, ехограми - у спеціальній картотечній шафі у відділі променевої діагностики.

9. Для ведення архіву вводиться посада медичного реєстратора із розрахунку 1 посада на 500 ліжок лікувально-профілактичного закладу, а в поліклінічних установах - 1 посада на 1000 відвідувань у зміну. Обов'язки працівників архіву визначаються посадовими інструкціями, затвердженими керівником установи.

10. На архів покладаються такі функції:

10.1. Облік, концентрація, систематизація, зберігання та видавання матеріалів.

10.2. Контроль за правильністю оформлення матеріалів, що приймаються до архіву.

10.3. Забезпечення користування архівними матеріалами з практичною та науковою метою.

10.4. Підготовка фотоматеріалів для утилізації відповідно до існуючих положень та наказів Міністерства охорони здоров'я України.

11. Матеріали здаються до архіву у день виписки хворого. При цьому рентгенлаборант чи медична сестра кабінету променевої діагностики, у якому обстежено хворого, перевіряє повноту здавання матеріалів клінічними відділеннями, упаковує їх, маркує згідно з прийнятою в установі системою. На титульній сторінці історії захворювання ставиться печатка про здачу рентгенограм з вказівкою їх числа та підпис рентгенлаборанта, який оформляє пакет. При повторній госпіталізації при амбулаторному лікуванні ставиться нова дата обстеження. Браковані знімки збираються для утилізації. Необхідні знімки можуть бути отримані у відділі після відповідного оформлення через архів. В архіві медичний статистик приймає архівні матеріали, про що робиться позначка у спеціальному журналі. Видача матеріалів здійснюється за запитом лікуючого лікаря або співробітника відділу променевої діагностики, про що у журналі видавання матеріалів робиться відмітка з вказівкою адресата чи особи, яка отримала матеріали. Видача матеріалів для використання поза даною установою проводиться тільки з дозволу адміністрації. Термін користування матеріалами, взятими з архіву, визначається тривалістю перебування хворого у стаціонарі, але не перевищує одного місяця. У разі необхідності цей термін може бути подовжений, про що у журналі видачі робиться позначка. У разі переходу хворого на постійне обслуговування до іншого лікувального закладу за місцем проживання чи роботи пакет із знімками на запит цього закладу передається з дозволу адміністрації до архіву останнього.

12. Списування та утилізація фотоматеріалів здійснюються у встановленому порядку. Термін зберігання рентгенівських знімків визначений у 2 роки при відсутності патології і у 5 років для знімків, що відбивають патологічні зміни. Такий же термін встановлюється і для зберігання флюорограм. Знімки хворих дітей зберігаються 10 років. Постійно діюча експертна комісія, затверджена наказом по установі, здійснює систематичний відбір та списання рентгенограм та інших матеріалів із вичерпаним строком зберігання.

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Міністерства охорони здоров'я України від 28 листопада 1997 р. N 340