Вопрос 24. Система архивных каталогов

Понятие архивного каталога

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в ко­тором информация о содержании документов архива сгруппиро­вана по предметам, темам, отраслям, расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ции документной информации. Совокупность различных ката­логов составляет систему каталогов архива.

Порядок каталогизации архивных документов

Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

ü определения вида каталога;

ü разработки схемы классификации в нем документной информации;

ü выявления и отбора документной информации для каталогизации;

ü описания документной информации на каталожных карточках;

ü индексирования каталожных карточек;

ü систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

ü определяется очередность выбора архивных фондов и их струк­турных частей по степени их значимости;

ü отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

ü в зависимости от формирующегося каталога применяются раз­личные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

ü уровень и профиль архива;

ü структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

ü интенсивность и задачи использования документов;

ü наличие и качество других архивных справочников;

ü кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать дело­производственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговремен­ных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и доку­ментов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавит­ной структуры. К первым относятся систематические, темати­ческие, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

ü систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;

ü тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

ü по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;

ü по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований;

ü хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

ü именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

ü географический — по алфавиту географических и топографических объектов;

ü ведомственный по личному составу — данные о трудовом ста­же, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления имен­ного каталога;

ü названий фондов — при большом количестве фондов может ис­пользоваться для первичного знакомства с фондами, их назва­ниями, номерами, крайними датами.

Виды архивных каталогов

Все каталоги объединяются в единую архивную систему ката­логов. При их классификации можно использовать Схему еди­ной классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

В международной документалистике приняты:

ü универсальная десятичная классификация;

ü классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом докумен­тов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от по­нятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсыл­ки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри- к межархивным каталогам, более полно от­ражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового
описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, до­кумента, группы документов, единицы хранения, группы еди­ниц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

ü индекс классификационного деления;

ü наименование рубрики и подрубрики;

ü обозначение даты и места события;

ü информационные сведения (описание содержания);

ü название архива;

ü название фонда;

ü архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

ü язык;

ü способ воспроизведения;

ü фамилия составителя;

ü дата составления;

ü в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

ü научно-методическое обеспечение работы;

ü индексирование карточек;

ü систематизацию их по индексам и рубрикам;

ü составление отсылочного аппарата к каталогу;

ü усовершенствование каталога;

ü ведение учетных форм работы по каталогизации и использова­нию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс — условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого яв­ляется передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

ü буквенными;

ü цифровыми;

ü комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Сис­тематизация их проводится в соответствии с индексами в по­рядке расположения букв и цифр.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержа­ния и оформления, совершенствование описаний.

В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.