Форма журнала регистрации входящих документов
Лекция 7. Организация работы с документами. Документооборот. Номенклатура дел.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
К таким работам можно отнести:
· прием и регистрацию;
· рассмотрение документов должностными лицами;
· порядок прохождения документов в организации;
· контроль исполнения;
· формирование дел;
· подготовку и передачу дел в архив.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.
Объем документооборота зависит от:
- значимости организации;
- ее функций и уровня решаемых задач;
- связей с внешними организациями.
Организация и ведение документооборота является основной задачей службы документационного обеспечения управления. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:
- управление делами;
- управление делопроизводства;
- канцелярия;
- отдел ДОУ;
- секретариат (дирекция);
- общий отдел.
В документационном управлении традиционно выделяют три потока (группы) документов:
- входящие (поступающие в организацию):
o документы вышестоящих организаций – указы, законы, поручения, приказы, распоряжения, письма, инструкции и т.д.;
o документы подведомственных организаций – отчеты, инициативные докладные записки, письма, акты;
o документы от неподчиненных организаций – письма, договоры и документы, сопровождающие договоры – акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты;
o обращения граждан – предложения, письма, жалобы;
- исходящие (документы, отправляемые из организации):
o распорядительные документы (если организация имеет подведомственные);
o информационные (письма, докладные, справки, отчеты, договоры)
- внутренние документы, регулирующие жизнь организации:
o организационно-распорядительные документы;
o информационно-справочные документы;
o плановые и отчетные документы, документы личного состава, бухгалтерские документы и т.д.
Общими для всех групп документов являются операции:
- рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних документов и резолюция – для входящих документов);
- регистрация документов;
- передача документов исполнителям;
- контроль исполнения документов;
- исполнение документов;
- подшивка исполненных документов в дела;
- использование документов в справочно-информационных целях;
- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения)
Входящие документы проходят следующие этапы:
· первичную обработку (проверка правильности доставки);
· предварительное рассмотрение, разметку;
· регистрацию (отметка в журнале регистрации см. ниже);
· рассмотрение документов руководством;
· направление на исполнение;
· контроль исполнения;
· исполнение документов;
· подшивку документов в дела.
ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
| Номер документа | Дата поступления документа | Исходящий № | Дата документа | Автор-отправитель | Краткое содержание | Резолюция или кому направляется документ (исполнитель)т | Срок исполнения | Отметка об исполнении |
| 171/1-3 (при поступлении) | 18.12.2003 | О сокращении поставок |
Основные этапы обработки исходящих документов:
- составление проекта документа исполнителем ;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- согласование проекта документа;
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра(копии) документа в дело.
Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:
- номер документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат;
- краткое содержание или заголовок к тексту;
- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
- исполнитель;
- примечание (например, о предоплате).
Основными принципами работы с документами являются:
- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;
- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, сканеры, электронная почта, системы электронного документооборота и т.д.).
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура предназначена:
- для группировки исполненных документов в дела;
- учета и обеспечения сохранности дел;
- оперативного поиска документов в делах.
Номенклатуры дел подразделяются на:
- типовые;
- примерные;
- конкретного предприятия.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например, типовая номенклатура дел учебного заведения. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел НИИ Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику.
Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 1 – соответствует номеру структурного подразделения, 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате.
Пример номенклатуры дел организации.
Наименование УТВЕРЖДАЮ
организации Руководитель организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подпись расшифровка
00.00.00 № 00 Дата подписи
Москва
на 19____ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дел (томов, частей) и № статьи по перечню | Примечание |
Должность руководителя
службы ДОУ подпись расшифровка
подписи
ОДОБРЕНО
Протокол заседания
ЭК предприятия
от 00.00.00 № 00
Определение сроков хранения документов (экспертиза ценности) проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000г.
В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения:
1г., 3г., 5л., 10л., 15л., 50л., 75л., постоянно. Срок хранения ДМН (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года. При исчислении сроков хранения учитываются только годы (день и месяц составления документа значения не имеют).
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дело – это совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное оформление дел способствует:
- оперативному поиску необходимых документов;
- обеспечивает их сохранность;
- устанавливает порядок в организации делопроизводства.
При формировании делнеобходимо придерживаться следующего порядка:
- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);
- в дело формируются документы одного года;
- уставы предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;
- приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
- переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией.
Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2003г.».