Порядок приймання документів від джерел комплектування архіву

4.1. Приймання документів НАФ від юридичних осіб – джерел комплектування архіву – проводять щорічно за графіками, затвердженими архівом за погодженням з юридичною особою. У разі незначних обсягів документів архів приймає їх один раз на декілька років, але не рідше одного разу на 5 років.

4.2. Підготовку документів фондоутворювача до передавання до архіву (науково-технічне опрацювання, створення довідкового апарату, страхових копій на унікальні документи), а також транспортування документів до архіву здійснюють згідно з вимогами, визначеними законодавством, за рахунок юридичної особи - джерела комплектування, що передає документи.

4.3. Перед прийманням документів представник архіву на місці перевіряє якість упорядкування, фізичний, санітарно-гігієнічний і технічний стан документів. У разі виявлення під час перевіряння пошкоджень документів їх усувають шляхом фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.

4.4. Документи приймають в упорядкованому стані разом із страховими копіями унікальних документів за затвердженими описами справ (документів) постійного зберігання та оформлюють актом приймання–передавання документів юридичної особи на постійне зберігання, який складають у двох примірниках за формою, наведеною в додатку 9.

4.5. Разом з документами до архіву передають три примірники опису та довідковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишають у фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання).

4.6. Приймання документів здійснюють за описом поодинично в присутності представника фондоутворювача – юридичної особи, що передає документи на зберігання, справ з унікальними документами – подокументно і поаркушно та фіксують відповідним підсумковим записом в опису.

4.7. У разі відсутності справ, документів їх номери та причини відсутності зазначають в акті приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання (у графі «Примітки»), у письмовому поясненні фондоутворювача (юридичної особи, що передає документи на зберігання), що додають до акта, а також у підсумковому запису до опису справ постійного зберігання.

Юридична особа, що передає документи, зобов’язана вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притягнення осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальності згідно із законодавством.

У разі втрати оригіналів документів допускається заміна їх копіями, засвідченими в установленому законодавством порядку.

4.8. Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на постійне зберігання передають історичну довідку про установу – фондоутворювача. При наступних надходженнях подають доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпорядкованості, функціях, структурі юридичної особи, складі документів тощо.

4.9. Приймання документів НАФ від юридичних осіб – джерел комплектування недержавної форми власності – здійснюють відповідно до умов договору між власником і архівом із зазначенням у ньому умов користування документами, копіювання (відтворення) цих документів та використання відомостей, що в них містяться.

4.10. Якщо власник передає документи до архіву зі збереженням права власності на них за собою, то приймання документів архів здійснює на платній основі. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.

4.11. Приймання документів об’єднань громадян та релігійних організацій здійснюють за описом первинного розбирання з подальшим укладанням описів справ (документів) постійного зберігання працівниками архіву. У разі передавання права власності на документи зазначеними юридичними особами державі (територіальній громаді) їх упорядкування архів здійснює безоплатно.

4.12. Документи особового походження, внесені до НАФ, надходять на зберігання до архіву на підставі договору дарування, договору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання документів безхазяйними), оформлених згідно з чинним законодавством.

У договорі зазначають особливі умови користування документами, їх відтворення та використання відомостей, що в них містяться.

Приймання документів здійснюють після затвердження ЕПК архіву опису первинного розбирання та акта приймання-передавання документів із зазначенням вартості документів у разі їх купівлі-продажу. Описи первинного розбирання укладають окремо або як складову акта приймання-передавання документів.

4.13. Документи, які не підлягають прийманню до архіву, повертають власнику за актом повернення документів власнику, що складається у двох примірниках, один з яких отримує власник, за формою, наведеною в додатку 2, а другий примірник залишається в архіві.

4.14. Приймання аудіовізуальних документів здійснюють у такому комплекті:

кінодокументи (документальні кінофільми, наукові і науково-популярні фільми документального характеру, фільми-концерти, фільми-спектаклі, кіножурнали, спецвипуски, кіносюжети тощо) - негатив зображення, негатив фонограми перезапису (оптична фонограма), проміжний позитив (у разі наявності), позитив (еталонна копія), оригінал фонограми магнітного перезапису звукової інформації (для кінофільмів та кіносюжетів), установочні ролики і паспорти (до кольорових кінодокументів), текстова супровідна документація у вигляді монтажних листів;

фотодокументи – негатив, контратип (у разі відсутності негатива), позитив на правах оригіналу, фотоальбом, слайд, компакт-диск;

фонодокументи – оригінал фонограми магнітного запису, граморигінал, грамплатівка;

відеодокументи – відеокасета професійного формату та копія фонду користування.

Одночасно приймають текстову супровідну документацію:

для кінодокументів – монтажні листи, анотації, дозвільні посвідчення до закінчених творів, записи кольорових і світлових паспортів;

для фотодокументів – анотація;

для відеодокументів – анотація або режисерський монтажний лист.

4.15. Науково-технічні документи приймають у комплекті, що дає змогу створити об’єктивне уявлення про результати досліджень чи розробок та відтворити об’єкт, виріб, технологію процесу.

4.16. Електронні документи приймають разом з обов’язковими реквізитами, у т.ч. з електронним цифровим підписом. Формати подання даних в архівній електронній справі та комплект супровідної документації визначається законодавством.

4.17. Документи, створені архівом у результаті ініціативного документування подій (анкети, фотографії, записи спогадів, бесід, інтерв’ю тощо), приймають до архіву на загальних засадах після внесення їх до опису справ (документів) постійного зберігання.

Ініціативне документування проводять працівники архіву або спеціалісти, залучені для цієї роботи за договором. Стороною, що передає документи до архіву, у цьому випадку виступають особи, які здійснили ініціативне документування.

4.18. Приймання документів культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, до архіву здійснюють на підставі:

міжнародних угод;

договору дарування, купівлі-продажу документів, обміну копіями, безоплатного передання копій документів;

заповіту.

В угодах зазначають особливі умови користування документами.

4.19. Приймання-передавання секретних документів здійснюють одночасно з прийманням-передаванням несекретної частини фонду за окремими описами справ (документів) та оформлюють окремим актом приймання-передавання документів на постійне зберігання.

4.20. Архів приймає на депоноване зберігання будь-які документи, що не належать державі, якщо це не погіршує умови зберігання документів НАФ.

Приймання документів на депоноване зберігання здійснюють на підставі договору між архівом і власником документів зі збереженням за власником права власності на документи.

Архів приймає архівні документи на строкове і безстрокове депоноване зберігання.

У разі безстрокового депонованого зберігання документи мають бути повернені власнику на його першу вимогу.

У разі строкового депонованого зберігання документи повертають власнику після закінчення строку їх зберігання в архіві.

Під час укладання договору слід передбачити місце та строки подальшого зберігання документів, якщо власник вчасно не забирає документів.

4.21. Приймання документів на депоноване зберігання здійснюють за описами первинного розбирання або описами справ (документів) поодинично зі складанням аркушів та актів перевіряння наявності і стану документів та обов’язковою фіксацією їх фізичного (технічного) стану у відповідних облікових документах. Приймання оформлюють актом приймання-передавання документів на депоноване зберігання. У разі передавання до архіву документів НАФ в акті зазначають їх вартість, визначену відповідно до Порядку проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2004 року № 1649.

4.22. Депоноване зберігання документів архіви здійснюють на платній основі. Під час укладання договору необхідно передбачити умови доступу до документів та використання відомостей, що в них містяться. Експертизу цінності та науково-технічне опрацювання депонованих документів архів здійснює лише за попередньою домовленістю з власником.

4.23. Документи, не внесені до НАФ, архів передає до архівних установ сільських, селищних, міських рад, що здійснюють централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (далі – трудові архіви). Документи, строки зберігання яких закінчилися, вилучають для знищення у встановленому законодавством порядку.

4.24. У разі реорганізації юридичної особи – джерела комплектування архіву її документи впродовж граничних строків, визначених у пункті 3.9 глави 3 цього розділу, зберігає правонаступник, а після закінчення строків зберігання документи НАФ передають до архіву на загальних підставах.

4.25. У разі ліквідації юридичної особи документи НАФ підлягають передаванню до архіву: в обов’язковому порядку, якщо ліквідована юридична особа - державної форми власності; згідно з договором – якщо ліквідована юридична особа - приватної форми власності.

Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності ліквідованої юридичної особи, приймають до архіву на загальних підставах.

4.26. Документи з кадрових питань (особового складу), а також документи, строки тимчасового зберігання яких не вичерпано, ліквідаційна комісія (ліквідатор) передає на зберігання до трудових архівів.

4.27. Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб, строки зберігання яких вичерпано, вилучають для знищення.

4.28. Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичерпано, науково-технічне опрацювання документів, що підлягають зберіганню, передавання цих документів до трудових архівів забезпечує ліквідаційна комісія (ліквідатор).

4.29. У випадку банкрутства ліквідатор передає у встановленому законодавством порядку на зберігання документи банкрута, які відповідно до нормативно-правових актів підлягають обов'язковому зберіганню, забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у тому числі фінансово-господарських, документів банкрута протягом ліквідаційної процедури.

4.30. Після винесення судом ухвали про ліквідацію юридичної особи – банкрута ліквідатор зобов'язаний забезпечити збереженість архівних документів банкрута і, за погодженням зі спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства або уповноваженою ним архівною установою, визначити місце подальшого їх зберігання.

4.31. Приймання-передавання документів з одного архіву до іншого в результаті уточнення фондової належності документів або профілю архіву здійснюють з дозволу Укрдержархіву.