Облік надходжень документів до архіву
5.1. Усі надходження документів до архіву на постійне зберігання (у тому числі друкованих видань, музейних предметів тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності) фіксують у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Архівні документи також обліковують за результатами проведення окремих видів архівних робіт.
5.2. Архівний фонд (об’єднаний архівний фонд, архівну колекцію), який уперше надійшов до архіву, вносять до списку фондів, на нього укладають аркуш фонду, картку фонду, започатковують справу фонду.
Відповідні дані у встановленому законодавством порядку вносять також до облікових баз даних.
5.3. Усі надходження до архіву аудіовізуальних документів фіксують у книзі обліку надходжень аудіовізуальних документів, що ведуть окремо для кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно-).
Після проведення експертизи цінності документів та прийняття рішення щодо внесення їх до НАФ і приймання на постійне зберігання аудіовізуальні документи обліковують у встановленому законодавством порядку.
Облік вибуття документів
6.1. В облікових документах фіксують вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, об’єднання справ під час перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених документів тощо).
6.2. Вибуття описаних та неописаних документів фіксують у відповідному розділі аркуша фонду.
Під час зняття з обліку описаних справ зазначають їх кількість за кожним описом і кожним томом окремо.
6.3. У разі зняття з обліку описаних документів в описах у графі «Примітки» відповідних описових статей проставляють штамп «Вибуло». До опису чи його тому укладають новий підсумковий запис, у якому зазначають: назву, номер і дату акта-підстави, номери і загальну кількість вибулих облікових одиниць; загальну кількість облікових одиниць (у т.ч. пропущені, літерні), що залишилися на зберіганні.
6.4. Для аудіовізуальних документів внесення записів про вибуття документів до аркушів обліку та до описів здійснюють в аналогічному порядку.
6.5. У разі вибуття усіх документів опису його обліковий та інвентарний номери іншим описам не надають. У реєстрі описів у графі «Вибуття» зазначають, куди і на якій підставі опис вибув.
6.6. У разі вибуття документів усього фонду в списку фондів у графі «Відмітка про вибуття» зазначають назву, номер і дату акта-підстави та причину вибуття.
У разі створення об’єднаного архівного фонду або уточнення фондування додатково зазначають номер фонду, до якого даний фонд перефондовано; у разі передавання фонду до іншого архіву - назву цього архіву, а також новий номер фонду в архіві, до якого фонд передано.
6.7. Номери втрачених і переданих до іншого архіву фондів, номери фондів, що увійшли до складу об’єднаного архівного фонду (за винятком номера, наданого об’єднаному архівному фонду), номери фондів, документи яких повністю вилучені для знищення, номери вибулих одиниць обліку та одиниць зберігання аудіовізуальних документів іншим архівним фондам (документам) не надають.
6.8. У разі приєднання усього фонду до іншого фонду цього ж архіву його справу фонду та аркуш фонду долучають до справи фонду, до якого приєднано документи.
На карткових покажчиках до аркуша фонду проставляють номер фонду, до якого документи перефондовано; картку знятого з обліку фонду вилучають.
6.9. У разі передавання фонду до іншого архіву на постійне зберігання разом з ним передають описи фонду, аркуш фонду, справу фонду.
В архіві, що передав документи, заводять справу переданого фонду, в якій зберігають документи стосовно передавання фонду: копія листа із запитом про дозвіл, дозвіл Укрдержархіву, акт про передавання тощо.