Правила складання запитів, обробка, формування відповідей.
Реферат
З дисципліни
«Комп’ютерне діловодство”
На тему:
«Обробка електронних документів за допомогою запитів»
Виконала: студентка 1 курсу групи МРТП-12
Тесленко Ірина Вікторівна
Перевірила: викладач Пашніна А.О.
Рівне 2013
Зміст
1)Вступ. 3
2)Електронний документ: 4
3)Запит в діловодстві 6
4)Висновок. 10
Вступ
Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство. Документація, що застосовується при оформленні розпорядчо-виконавчої діяльності органів державного управління та підприємств і організацій, називається організаційно-розпорядчою документацією. У своїй управлінській діяльності керівник перш за все хоче виконувати свою роботу швидко і ефективно. Без збирання інформації управлінська діяльність неможлива, а допомагає збирати потрібні дані такий вид інформаційної діяльності як запит.
Метою реферату є вивчення типів запитів, процесів, що пов’язані з їх використанням, видів документів, що можуть оброблятися з їх допомогою.
Об’єктом вивчення роботи є запит, як один із видів інформаційної діяльності, допоміжний ресурс в управлінській діяльності, спосіб підвищення ефективності роботи керівних підрозділів підприємств, правила створення запитів з погляду діловодства, правила їх обробки, реєстрації та складання відповідей на них, контроль за виконанням запитів, сутність запиту в роботі діловода, управлінця на підприємстві.
Електронний документ:
1)Документ, зафіксований на електронному носії (у вигляді набору символів , звукозапису або зображення ) і призначений для передачі в часі і просторі з використанням засобів обчислювальної техніки та електрозв'язку з метою зберігання та громадського використання.
2) Форма подання інформації в цілях її підготовки , відправлення, отримання або зберігання за допомогою електронних технічних засобів, зафіксована на магнітному диску, магнітній стрічці, лазерному диску та іншому електронному матеріальному носії.
3) Документована інформація, представлена в електронній формі, тобто у вигляді , придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно - телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах.
4) документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа
Зміст електронного документа - це текстові та графічні частини, що складають документ. Контекст електронного документа - інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами. Запит іноді формується у вигляді електронного документа.
Запит
Запит – це формулювання своєї інформаційної потреби користувачем деякої бази даних, наприклад, пошукової системи. Для складання запиту використовується мова пошукових запитів. Всі запити до пошукових систем умовно (через деяких випадків неоднозначності) можна розділити на три типи.
Типи запитів:
· Інформаційні запити. Користувач шукає певну інформацію, не піклуючись про те, на якому саме веб-сайті він її виявить. (Приклад запиту: «текст гімну України»).
· Навігаційні запити. Користувач шукає сайт, де, за його припущенням, міститься цікава йому інформація. (Приклад запиту: «офіційний сайт КМУ»).
· Транзакційні запити. У формулюванні запиту користувач висловлює свою готовність зробити якусь дію. (Приклад запиту: «Установка драйверів», або «ping ip adress" через командний рядок Windows).
Статистика запитів показує, що запити трьох перерахованих типів за частотою приблизно однакові. Всі структурні підрозділи підприємства можуть використовувати запити у своїй діяльності для: збору інформації, ії швидкої передачі, інформування інших структур організації чи інших підприємств.
Запит в діловодстві
Запитом в діловодстві називають не тільки процес, а й документ. В системі документних комунікацій ділові листи - наймасовіші документи, а серед ділових листів найпоширенішою різновидом є листи-прохання та листи-запити. Діловодство за запитами на інформацію ведеться окремо від інших видів діловодства.
Ділові ситуації, які потребують складання запитів можна поділити на:
1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.
2. На прохання підвідомчих установ.
3. При здійсненні оперативних зв'язків.
4. Рекламна діяльність фірми.
5. По роботі з клієнтами.
6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.
Як правило, запити складаються з метою отримання будь-яких відомостей офіційного характеру або документів. У комерційній діяльності запит - це звернення покупця до продавця (імпортера до експортера) з проханням дати детальну інформацію про товар (послуги) або направити пропозицію на поставку товару (надання певних послуг). Запит є основним способом швидкої передачі інформації з однієї організації в іншу. Запит формує відносини і зв’язки між підприємствами. З погляду управлінської діяльності – запит надає змогу швидше збирати інформацію по всім структурним відділам, швидше роботи маркетингові дослідження ринку, який достатньо великою сукупність різних об’єктів, які обробити самостійно іноді неможливо. Інформаційній запит дає швидку, обґрунтовану повну відповідь на поставлене питання. Управлінська діяльність за допомогою запитів збільшує свою продуктивність і ефективність водночас.
Правила складання запитів, обробка, формування відповідей.
Установи організовують діловодство за запитами на інформацію на підставі власних інструкцій. Безпосередня організація виконання запитів на інформацію, що надійшли від фізичних, юридичних осіб, крім суб’єктів владних повноважень, об'єднань громадян без статусу юридичної особи, забезпечення доступу до публічної інформації та функціонування спеціальних місць для роботи запитувачів з документами чи їх копіями покладаються на спеціальний структурний підрозділ або посадову особу.