Лабораторная работа №5 Дополнительные действия с

Документами

Пересылка документа

В системе DIRECTUM существуют следующие возможности для пересылки документов.

1. Вложением в задачу - используется, если необходимо фиксировать движение документов,
например, при согласовании или подписании.

2. Ссылкой в письме — может использоваться, если необходимо отправить ссылку на документ
другому пользователю, но при этом не требуется ни ответ, ни контроль исполнения.

3. Копией в письме — используется для пересылки документов пользователям, не имеющим доступа к
системе DIRECTUM. Например, копией в письме может отправляться договор партнерам или
высылаться прайс клиентам. При отправке можно выбрать вариант отправки структурированным
электронным документом или в виде архива.

Отправка ссылки или копии документа в письме выполняется с помощью почтовой программы, установленной на рабочем месте пользователя. Пересылка документа:

• главное меню Файл/Отправить;

• контекстное меню Отправить.

В открывшемся меню необходимо будет выбрать, каким образом отправить документ: Вложением в задачу, Ссылку в письме, Копию в письме.

Печать документа

Распечатывание электронного документа осуществляется при его просмотре или редактировании способом, предусмотренным приложением-редактором.

История работы с документом

В системе фиксируются действия с документом, совершаемые из системы. Чтобы посмотреть список действий, совершенных с текущим документом, нужно выбрать:

• главное меню Файл/История;

• контекстное меню История.

История работы с документом фиксирует все события, происходящие с объектом:

• создание документа;

• изменение;

• просмотр;

• копирование;

• экспорт;

• импорт;

• изменение состояния версий документа;

• изменение карточки документа;

• изменение прав доступа к документу;

• изменение пароля на документ;

• восстановление документа из локальной копии;

• изменение хранилища документа;

• изменение вида документа;

• изменение типа карточки;

• подписание документа.

При этом сохраняется дата и время действия, пользователь, его производивший, рабочая станция, на которой производилось действие, номер версии, к которой обращался пользователь.

Теневые копии документа

Просмотреть или сохранить теневую копию документа, т. е. автоматически создаваемую копию текста документа при любом его изменении можно в окне «История». Для открытия окна нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Фаш/'История;

• контекстное меню История.

Дальнейшая работа с теневыми копиями происходит при нажатии ссылки «Есть» в открывшемся окне истории документа. Теневые копии можно экспортировать из системы или открыть для просмотра. Для каждого вида документа задается максимальное количество теневых копий для каждой версии документа этого вида. Как только теневых копий становится больше заданного числа, старые теневые копии автоматически удаляются.

Связывание документов

Используя ссылки на документы, можно связать документы хранилища между собой. Это позволяет в дальнейшем получить быстрый доступ к документам по одной теме. Например, договор и спецификация к договору могут быть в разных папках. Существует два способа связывания текущего документа с какими-либо другими:

• выделить ссылки на документы, которые будут привязаны к одному документу, и перетащить их с
помощью мыши на тот документ, с которым будет установлена связь;

• скопировать ссылку на документ, с которым необходимо установить связь, в окно связанных
документов, которое можно открыть одним из следующих способов: Фаш/Связанные документы,
контекстное меню на ссылке Связанные документы.

Связь устанавливается для обоих связываемых документов, т. е. если документ № 1 связан с документом №2, то документ №2 связан с документом №1, но если документ №2 связан, также, с документом №3, то документ №1 и документ №3 не будут связаны, если их не связать явно. С любым документом может быть связано любое число документов.

Для просмотра документов, связанных с текущим, необходимо открыть окно связанных документов. Окно представлено деревом, в котором для каждого из документов, можно в свою очередь, просмотреть документы, которые с ним связаны. Для удаления связи достаточно для одного из связанных документов открыть окно связанных документов и удалить из него ненужную ссылку.

Использование отчетов

Аналитические отчеты, открываемые в компоненте Отчеты «DIRECTUM»подпапки «Базовые модули» папки «Компоненты» в проводнике системы,предназначены для получения сводной информации по документам и задачам системы DIRECTUM. Как правило, данные отчеты предназначены для руководителей.

Для получения информации по электронным документам могут использоваться отчеты:

• «Сводная таблица по объему документооборота»- предназначен для анализа всех действий,
совершенных с документами на определенную дату;

• «Сводная таблица по документам»- предназначен для формирования информации о состоянии электронных документов, в том числе, о количестве создаваемых документов, авторах и т. п. С помощью этого отчета можно получить список документов с наложением каких-либо условий, например, список приказов или служебных записок, посмотреть, кто больше всех создавал документов, просматривал, изменял.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

1. Необходимо настроить конфигурации OUTLOOK, при обучении у заказчиков как уж получится

2. Посмотреть историю по нескольким созданным ранее документам. Проверить наличие теневых
копий.

3. Связать два созданных ранее документа между собой.

4. Переслать по почте одному из слушателей курса копию любого созданного ранее документа. Для
пересылки использовать документ с версиями. Перед пересылкой посмотреть, какого он объема.

5. Проверить наличие новых электронных писем. Если они появились, то просмотреть их вложения.

6. Сохранить в DIRECTUM документ, пришедший по электронной почте.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

1. Какие возможности пересылки имеются в системе DIRECTUM?

2. Вы отправляете документ для согласования с фирмой-партнером. Какой вариант пересылки
электронного документа Вы выберете?

3. Вам необходимо отправить документ из системы DIRECTUM по почте, но перед этим его нужно
сжать в zip-архив. Как удобнее это сделать?

4. Почему внешним корреспондентам не высылаются ссылки на документ?

5. Что показывает история работы с документом?

6. Что такое теневая копия документа? Для каких целей она может использоваться?

7. Как можно распечатать документ в системе DIRECTUM?

8. Для чего используется связь документов друг с другом? Можно ли изменять состав связанных
документов (добавлять, удалять)? Как это сделать?