Работа с версиями документов
У каждого документа имеется хотя бы одна версия, и количество версий не ограничено. Версия документа не является самостоятельным объектом системы, поэтому на все версии документа переносятся свойства самого документа: права доступа, тип документа.
Нельзя настроить для отдельной версии свои права доступа или создать ссылку на версию. Возможно одновременное редактирование разных версий одного и того же документа.
Создание новой версии
Версия документа создается в том случае, если текст документа необходимо исправить, но при этом желательно сохранить и текущий вариант документа. Например, разработали проект договора с поставщиком. После согласования всеми сторонами возникли замечания, и текст договора необходимо исправить. Для этого создается вторая версия электронного документа с пометкой «С учетом замечаний партнеров», куда заносится измененный текст договора. Обе версии документа доступны для дальнейшей работы. Версия окончательного варианта подписывается ЭЦП, и тем самым защищается от изменений.
Создание версии:
• главное меню Действие/Создать версию',
• контекстное меню Создать версию.
Получение информации о версиях
Получить информацию о документе по каждой его версии можно в окне «Состояние документа».
Состояние документа
В окне состояния электронного документа содержатся сведения о документе и о версиях документа: количество и состояние версий, подписанность каждой версии, размер версии, автора версии.
В окне можно выполнить следующие действия:
• изменить состояние версии документа;
• подписать версию;
• получить информацию о подписях;
• изменить примечание к версии;
• удалить версию документа;
• сделать версию скрытой;
• изменить вид документа;
• изменить тип карточки документа;
• изменить стадию жизненного цикла документа.
Чтобы открыть окно состояния электронного документа, необходимо выделить ссылку на документ и воспользоваться одним из способов:
• выбрать в главном меню пункт Файл/Состояние документа;
• в контекстном меню выбрать пункт Состояние документа;
• нажать клавиши <Alt> + <Enter>;
• нажать кнопку *М на панели инструментов.
Действия с версиями документа
В окне «Состояние документа» возможно выполнение определенных действий с версиями документа.
1. Изменение примечания к версии документа, для этого нужно выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Файл/Изменить примечание, нажать на панели инструментов &-~ или выбрать в контекстном меню пункт Изменить примечание.
2. Подписание версии электронного документа, для этого нужно выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Подпись/Подписать, на панели инструментов нажать кнопку или в контекстном меню выбрать пункт Подписать.
3. Получение информации о подписях, для этого нужно выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Подпись/Информация о подписях, нажать на панели инструментов кнопку или выбрать в контекстном меню пункт Информация о подписях. В результате на экране появится окно, содержащее информацию о подписях выделенной версии документа.
4. Удаление версии электронного документа, для этого необходимо выделить версию, которую нужно удалить и воспользоваться одним из способов:
• в главном меню выбрать пункт Фат/Удалить',
• в контекстном меню выбрать пункт Удалить',
• нажать клавиши <Ctrl>+<Del> или <Del>.
Чтобы удалить версию, необходимо наличие полных прав на данный документ.
5. Установка или снятие отметки скрытой версии, для этого необходимо в строке с требуемой версией установить или снять флажок в поле Скрытая. Скрытая версия видна только тем пользователям, у которых есть права хотя бы на изменение документа.
6. Изменение состояния версии, для этого нужно выделить версию и выбрать в меню Файл один из пунктов: В разработке, Действующая или Устаревшая, на панели инструментов нажать одну из кнопок или или в контекстном меню выбрать один из пунктов: В разработке, Действующая или Устаревшая.
| Примечание. Количество действующих версий (одна или несколько) определяется в зависимости от вида документа и указывается в справочнике Виды электронных документов. |
Примечание. Количество действующих версий (одна или несколько) определяется в зависимости от вида документа и указывается в справочнике Виды электронных документов.
Жизненный цикл документа
С течением времени состояние документов изменяется. Практически для всех документов можно выделить несколько основных стадий жизненных циклов:
1. Сначала идет подготовка проекта документа, т. е. документ разрабатывается.
2. Далее документ согласовывается и утверждается.
3. Затем документ вступает в силу и непосредственно используется в работе.
4. По истечении срока действия документа или в случае появления нового документа, предназначенного для тех же целей, документ устаревает.
Для жизненного цикла может быть настроено различное количество стадий жизненного цикла, возможности перехода от одной стадии к другой и отображение наименования документа в списке в зависимости от стадии жизненного цикла, на которой находится данный электронный документ. Данные настройки производятся администратором системы.
В зависимости от стадии жизненного цикла наименование электронного документа в проводнике системы и в других списках может отображаться различным шрифтом (курсивом, прямым или зачеркнутым) и различным цветом: черным, зеленым, красным, голубым, оранжевым или лиловым.
Стадии жизненного цикла документа
Количество и наименование стадий жизненного цикла определяется видом жизненного цикла электронного документа, который настраивается администратором системы. Если настроена возможность ручного изменения стадии жизненного цикла, то это возможно сделать в поле *Стадия жизненного цикла окна «Состояние документа».
Схему жизненного цикла электронного документа и возможности перехода от одной стадии жизненного цикла к другой можно посмотреть в окне «Состояние документа» одним из следующих способов:
• выбрать пункт главного меню Файл/Схема',
• нажать кнопку на панели инструментов.