Як виконати пошук, редагування та видалення записів
Доступ до даних забезпечує система управління даними. У її функції входять пошук, виправлення, додавання та видалення даних. Причому операція пошуку є головною.
Форма даних служить не тільки для створення БД, а й для пошуку потрібного запису, для її редагування або для подальшого видалення непотрібного запису.
Якщо в БД порівняно небагато записів, пошук потрібного запису можна виконати наступним чином:
Ø встановити табличний курсор де-небудь в БД;
Ø виконати послідовність команд Дані - Форма;
Ø натискати кнопку Далі в формі, що з'явилася або клавішу Enter, поки не з'явиться потрібний запис, або скористатися смугою прокрутки праворуч від списку імен полів, клацаючи на кнопці зі стрілкою вниз у нижній її частині;
Ø для переміщення до попереднього запису натиснути <Shift + Enter> або клацнути на стрілці вгорі смуги прокрутки;
Ø для переміщення до першого запису натиснути <Ctrl + PgUp> або пересунути повзунок прокрутки в самий верх смуги прокрутки;
Ø для переходу на останній запис натиснути <Ctrl + PgDn> або пересунути повзунок смуги прокрутки в самий низ;
Ø для переходу по БД на 10 записів вперед натиснути <PgDn>, на 10 записів назад - <PgUp>.
Для пошуку потрібного запису у великій БД слід використовувати форму даних і спеціальні критерії пошуку. Excel, використовуючи задані критерії для знаходження необхідних записів у списку, знайде і відбере тільки ті записи, для яких виконані умови, задані критеріями.
Для завдання критеріїв і виконання пошуку задовольняють ним записів небхідно виконати такі дії:
Ø Клацнути на першому записі.
Ø Вибрати Дані - Форма.
Ø Клацнути на кнопці Критерії в формі, що з'явилася, після чого очистяться усі поля.
Ø Ввести необхідні критерії пошуку у відповідні поля форми.
Ø Натиснути кнопку Далі або клавішу Enter, щоб почати пошук.
Ø Excel відобразить форму даних з першої знайденої записом, а щоб переглянути всі наступні, слід натискати кнопку Далі; при необхідності пройтися по знайденим записам у зворотному порядку слід клацати по кнопці Назад.
Щоб змінити критерій пошуку потрібно спочатку очистити форму даних, клацнувши знову на кнопці Критерії. Потім - вибрати потрібні текстові вікна і очистити старий критерій перед введенням нового або просто замінити критерій за умови використання тих же полів.
Щоб повернутися до поточного запису, проігнорувавши результати пошуку за критерієм, слід клацнути на кнопці Правка, яка з'являється на місці кнопки Критерії після переходу в режим створення критерію.
Для редагування значення поля в поточному записі необхідно перейти в нього, натискаючи клавіші <Tab> або <Shift + Tab> (або за допомогою миші), і ввести нове значення. Для очищення поля цілком виділити його і натиснути клавішу <Del>.
Для видалення запису з БД клацнути на кнопці Видалити у вікні форми даних. При цьому, однак, слід пам'ятати, що неможливо відновити вилучений таким чином запис за допомогою команди Скасувати. Тому Excel видасть вікно попередження з таким повідомленням: «Запис, виведений на екран, буде вилучено». Можна підтвердити своє рішення про видалення запису, клацнувши на кнопці ОК, або скасувати, клацнувши на кнопці Скасувати.
Редагування полів здійснюється звичайними засобами Excel, призначеними для роботи зі стовпцями електронної таблиці з подальшим коректуванням форми даних і всіх записів.
Для додавання нових записів у вже сформовану БД при наявності рядків з підсумковими результатами (наприклад, середнє значення по полю або сума елементів стовпця) потрібно заздалегідь вставити звичайними засобами Excel (за допомогою меню Вставка) необхідну кількість нових рядків. В іншому випадку Excel повідомить, що «розширення БД неможливо». Після доповнення БД необхідно в обов'язковому порядку відкоригувати формули в підсумкових рядках, поширивши їх на нововведені дані, тому що інакше ці дані не будуть враховані і результати залишаться колишніми, тобто неправильними.
Обробка даних в БД.
Будь-яка інформація повинна бути впорядкована. Кожна БД має деякий бажаний порядок підтримання та перегляду записів. Записи можна розташувати, наприклад, в алфавітному порядку прізвищ чи назв фірм. Для визначення рейтингу студентів список групи зручно розташувати за спаданням середнього балу. Однак при додаванні нових записів Excel включає їх в самий кінець БД, додаючи нові рядки і порушуючи колишній порядок. Це не єдина проблема з впорядкуванням записів, так як завжди може виникнути необхідність в іншому, особливому порядку. Іншими словами, при роботі з даними потрібна гнучкість упорядкування записів для різних цілей. Процес упорядкування БД називається сортуванням.
Для сортування елементів у БД необхідно виконати такі дії:
Ø Клацнути на будь-якій комірці БД.
Ø Вибрати команду Сортування з меню Дані, в результаті чого Excel розкриє діалогове вікно Сортування діапазону.
Ø Клацнути на стрілці в групі «Сортувати за» і вибрати головний ключ сортування (поле, по якому повинна бути виконана сортування).
Ø Вибрати вихідний «за зростанням» або спадний «за спаданням» упорядкування, клацнувши по перемикачу справа.
Ø Якщо потрібно виконати ще одне упорядкування всередині першого, клацнути на стрілці в такій групі «Потім по» і вибрати друге поле сортування і потім - висхідний або низхідний порядок.
Ø При необхідності подальшого ієрархічного упорядкування вибрати поле і порядок упорядкування в останньому списку «В останню чергу, по».
Ø Для відмови від вибору полів і порядку сортування досить, не виходячи з цього діалогового вікна, знову відкрити список полів та вибрати «(не сортувати)».
Ø Клацнути на ОК або натиснути Enter.
Excel відсортує зазначені записи. При необхідності відмовитися від хибного сортування слід вибрати Правка - Скасувати Сортування або натиснути <Ctrl + Z> для відновлення записів БД в колишньому порядку.
| № зп | Прізвище, ім'я по батькові | Вища матем. | Інформ. | Іст. Укр. | Фізика | Середнійбал | Стипендія |
| 2. | Воченко Олександра Олександрівна | 4,75 | |||||
| 3. | Грант Анатолій Семенович | 4,5 | |||||
| 1. | Бірюкова Галина Олегівна | ||||||
| 4. | Петренко Іван Петрович | 3,75 |
У наведеному прикладі запису впорядковані за спаданням значень у полі Середній бал. Колишній порядок записів в БД можна простежити по першому полю «№».
Для сортування записів в БД по одному полю простіше користуватися інструментом Сортувати за зростанням або Сортувати за зменьшенням на панелі інструментів. Для цього потрібно встановити курсор в клітці з ім'ям поля і клацнути на відповідному інструменті. При цьому необхідно пам'ятати, що сортується вся БД і по всіх елементах вибраного поля, в тому числі і за підсумковими рядками.
Форма даних є зручним засобом пошуку записів у БД, поки критерії пошуку прості. Однак набагато більш зручним інструментом цього призначення є фільтри. Фільтр обробляє весь список в електронній таблиці і відображає на екрані тільки ті дані, які потрібно. Перевага цього підходу полягає в тому, що з такою вибіркою можна працювати автономно як з новою таблицею, не завантажуючи екран надлишковою інформацією.
Для активізації потрібного фільтра слід виконати такі дії:
Ø Клацнути де-небудь у БД.
Ø Вибрати Дані - Фільтр - Автофільтр, в результаті чого Excel додасть список, що розкривається до кожної комірки з іменем поля в рядку заголовків.
Ø Клацнути на кнопці списку поля, по значенням якого потрібно виконати відбір записів, і вибрати один із запропонованих варіантів фільтра, клацнувши по ньому.
Після цього Excel покаже тільки записи, що містять у цьому полі вибране значення (всі інші будуть тимчасово приховані). Відфільтровані записи можна скопіювати на інший лист робочої книги або видати на друк. Для цього потрібно просто:
Ø віділити комірки;
Ø вибрати команду Копіювати (або натиснути <Ctrl + C>);
Ø перемістити табличний курсор до першої комірки таблиці на новому аркуші, клацнувши по ярличку «Лист2» в нижній частині екрана;
Ø натиснути Enter.
Для виводу на друк відфільтрованих записів достатньо після їх виділення вибрати команду Друк в меню Office.
| № зп | Прізвище, ім'я по батькові | Вища матем. | Інформ. | Історія України | Фізика | Середнійбал | Стипендія |
| 2. | Воченко Олександра Олександрівна | 4,75 | |||||
| 3. | Грант Анатолій Семенович | 4,5 |
Так виглядає БД, відфільтрована по полю «Стипендія» і значенням 700, тобто містить записи, у яких в цьому полі стоїть значення 700. У цей список увійшли тільки студенти, які отримують стипендію в розмірі 700 гр.
Після копіювання відфільтрованих записів можна відновити відображення всіх записів БД, клацнувши на кнопці списку, за яким виконувалася фільтрація (кнопка виділена блакитним кольором), і вибравши в списку, пункт «(Усі)».
При необхідності звузити коло пошуку можна продовжити фільтрацію, вибравши значення зі списку іншого поля. Excel надає можливість переглянути лише перші 10 записів з допомогою опції Перші 10 команди Автофільтр. Цю опцію доцільно використовувати при роботі з числовими полями для виводу на екран тільки десяти записів (наприклад, з найбільшими або найменшими значеннями в даному полі). Більш того, за допомогою цієї опції можна вивести на екран будь-яку кількість записів, вказаних користувачем у діалоговому вікні «Накладення умови за списком», яке з'являється у відповідь на вибір зазначеної опції.
| № зп | Прізвище, ім'я по батькові | Вища матем. | Інформ. | Історія України | Фізика | Середнійбал | Стипендія |
| 2. | Воченко Олександра Олександрівна | 4,75 | |||||
| 3. | Грант Анатолій Семенович | 4,5 | |||||
| 1. | Бірюкова Галина Олегівна | ||||||
| 7. | Іванов Іван Іванович | ||||||
| 9. | Клочко Георгій Костянтинович |
У даному прикладі наведено найбільші 5 записів, відфільтровані по полю Середній бал.
Додатково до фільтрації БД по записах, що містить певне значення в полі, можна створювати власні Автофільтри, що дозволяють фільтрувати БД по записах з більш загальним критерієм, таким як, наприклад, прізвища, що починаються на літеру «А», або значення середніх балів у межах від 4 до 5.
Для створення власного фільтру потрібно:
Ø клацнути на кнопці списку, що розкривається в назві поля;
Ø вибрати опцію Умова;
Ø у діалоговому вікні Користувацький автофільтр вибрати необхідний оператор порівняння в першому рядку або в обох рядках, якщо умова складена, тобто являє собою результат логічних операцій типу «і» та «або»; в текстові вікна праворуч ввести значення (текст або число), щодо яких має проводитися порівняння значень в записах БД.
Так для вибору списку студентів, прізвища яких починаються на літеру "А" необхідно в першому рядку діалогового вікна користувача автофільтр клацнути «рівно» і ввести в текстове вікно «А *» (без лапок). Отримаємо:
| № зп | Прізвище, ім'я по батькові | Вища матем. | Інформ. | Історія України | Фізика | Середнійбал | Стипендія |
| 5. | Антонова Віра Борисівна | 3,75 | |||||
| 10. | Абдельгадір Мусса Ібрагімович | 3, 5 |
Для відбору лише студентів, які мають середній бал в межах від 4 до 5, потрібно задати умову: «більше або дорівнює» 4 «і» «менше або дорівнює» 5 (у лапках - оператори, які потрібно вибрати, а 4 і 5 потрібно набрати в текстових полях).
Отримаємо:
| № зп | Прізвище, ім'я по батькові | Вища матем. | Інформ. | Іст. Укр. | Фізика | Середній бал | Стипендія |
| 2. | Воченко Олександра Олександрівна | 4,75 | |||||
| 3. | Грант Анатолій Семенович | 4,5 | |||||
| 1. | Бірюкова Галина Олегівна | ||||||
| 7. | Іванов Іван Іванович | ||||||
| 9. | Клочко Георгій Костянтинович |
Одним з найбільш потужних засобів Excel по роботі з БД є зведені таблиці, які корисні як для аналізу, так і для узагальнення інформації, що зберігається в БД, на робочих аркушах, у зовнішніх файлах. Зведені таблиці дозволяють виводити інформацію з різним ступенем деталізації. Для створення зведених таблиць в Excel є спеціальний інструмент Майстер зведених таблиць, в залежності від версії дозволяє виконувати роботу в 3 або в 4 кроки.
Зрозуміло, створювати зведені таблиці має сенс тільки по БД, що містить значний обсяг інформації. Розширимо первісну БД хоча б до 15 записів і введемо нове поле «Група». Впорядкуємо список за алфавітом і скорегуємо порядок, тобто дані в полі «№». Отримаємо таку БД:
| № зп | Прізвище, ім'я по батькові | група | Вища матем | Інформ | Іст. Укр. | Фізика | Серед бал | Стипендія |
| 1. | Абдельгадір Мусса Ібрагімович | 3,75 | ||||||
| 2. | Антонова Віра Борисівна | 3,5 | ||||||
| 3. | Бірюкова Галина Олегівна | 4,5 | ||||||
| 4. | Борисова Ніна Павлівна | 4,75 | ||||||
| 5. | Воченко Олександра Олександрівна | |||||||
| 6. | Горець Анатолій Володимирович | 3,75 | ||||||
| 7. | Грант Анатолій Семенович | 4,75 | ||||||
| 8. | Осика Петро Іванович | 3,25 | ||||||
| 9. | Дмитренко Петро Павлович | 4,25 | ||||||
| 10. | Замовскій Едуард Федорович | 3,25 | ||||||
| 11. | Іванов Іван Іванович | |||||||
| 12. | Клочко Георгій Костянтинович | |||||||
| 13. | Новіков Олег Валентинович | 3,25 | ||||||
| 14. | Прокопенко Віталій Вікторович | 3,5 | ||||||
| 15. | Соловйов Руслан Анатолійович |
Для такої БД можна скласти зведену таблицю стипендій або середнього балу з кожного предмета і на всіх іспитах для кожної групи окремо. Послідовність дій при створенні зведеної таблиці має бути такою:
Ø Виконати команди Дані - Зведена таблиця.
Ø У першому діалоговому вікні «Майстер зведених таблиць - крок 1 з 4» встановити перемикач в положення, що визначає, де знаходяться дані для зведеної таблиці: у нашому випадку слід клацнути на першому положенні перемикача «У списку або базі даних Microsoft Excel».
Ø Натиснути кнопку Далі, в результаті чого з'явиться друге діалогове вікно «Майстер зведених таблиць - крок 2 з 4».
Ø У полі «Діапазон» вказати, в якому діапазоні знаходяться вихідні дані для зведеної таблиці (у нашому випадку це $ A $ 1: $ K $ 16) і натиснути кнопку Далі.
Ø У третьому діалоговому вікні «Майстер зведених таблиць - крок 3 з 4» необхідно вказати структуру зведеної таблиці, тобто визначити, дані якого поля повинні використовуватися в якості заголовків рядків і яких - як заголовки стовпців, для чого перетягнути їх назви, представлені у вікні у вигляді кнопок, у відповідні області «Рядок» (у нашому випадку - «Група») і «Стовпець »(у нашому випадку - нічого).
Ø У цьому ж діалоговому вікні в область «Дані» перетягнути назву поля (або полів), дані якого підлягають обробці (у нашому випадку - «Стипендія» або «Середній бал» або назви всіх предметів для визначення середнього балу за кожного іспиту).
Ø Поставити правило, за яким повинна здійснюватися обробка, клацнувши двічі по кнопці, переміщеної в область «Дані», і вибравши в діалоговому вікні «Обчислення поля зведеної таблиці» потрібну операцію (для прикладу про стипендії - «Сума», в інших прикладах - «Середнє»), в результаті чого в полі «Ім'я» з'являться назви операції і поля, за яким вона буде виконуватися.
Ø У діалоговому вікні «Майстер зведених таблиць - крок 4 з 4» потрібно задати деякі параметри, що визначають вид зведеної таблиці:
§ в полі вікна «Помістити таблицю в» вказати адресу лівої верхньої комірки таблиці на поточному аркуші або залишити поле порожнім, щоб таблиця розмістилася на початку нового робочого листа;
§ вказати назву зведеної таблиці в полі «Назва таблиці»;
§ встановити прапорці «Загальні підсумки по стовпцях» і «Загальні підсумки по рядках», якщо потрібно;
§ для створення додаткової копії даних встановити прапорець «Зберегти дані з макетом таблиці»;
§ встановити прапорець «Автоматично форматувати таблицю» для використання коштів автоформату Excel.
Ø Для виведення зведеної таблиці на екран після цього клацнути на кнопці Готово.
Для деталізації даних зведеної таблиці необхідно двічі клацнути на назві поля і в діалоговому вікні «Показати деталі» вказати, за яким полем необхідно виконати деталізацію.
| Сума по полю Стипендія | ||
| Група | Прізвище | Всього |
| Абдельгадір | ||
| Вовченко | ||
| Грант | ||
| 221 Всього | ||
| Горець | ||
| Іванов | ||
| Клочко | ||
| 223 Всього | ||
| Загальний підсумок | ||
У наведеній зведеній таблиці виконана деталізація по полю «Група 221» і по полю «Група 223», за іншим групам деталізація не задавалася.
Наступна зведена таблиця дає можливість проаналізувати результати екзаменів з кожного предмету та порівняти успіхи груп, деталізація тут не виконувалася, але при необхідності це може бути зроблено.
У Excel 2000 Майстер зведених таблиць пропонує виконання тих же дій щодо створення зведених таблиць, але тільки за допомогою трьох діалогових вікон. Створення структури і завдання параметрів зведеної таблиці виконується після натискання кнопок Макет і Параметри в діалоговому вікні «Майстер зведених таблиць - крок 3 з 3».
Excel надає можливість підбити проміжні і остаточні підсумки по полях БД, вставивши необхідні рядки для підрахованих сум. Крім того, Excel може відображати БД в режимі структури, що дозволяє виводити на екран лише проміжні підсумки.
Додавання підсумків здійснюється після попереднього сортування БД за потрібного поля (наприклад, за номером групи) наступною послідовністю дій:
| Група | Дані | Всього |
| Середнє по полю Висш.матем. Середнє по полю Інформ Середнє по полю ІсторіяУкраїни Середнє по полю Фізика | 3,666666667 3,333333333 | |
| Середнє по полю Висш.матем. Середнє по полю Інформ Середнє по полю ІсторіяУкраїни Середнє по полю Фізика | 3,666666667 4,666666667 4,333333333 | |
| Середнє по полю Висш.матем. Середнє по полю Інформ Середнє по полю ІсторіяУкраїни Середнє по полю Фізика | 3,666666667 | |
| Середнє по полю Висш.матем. Середнє по полю Інформ Середнє по полю ІсторіяУкраїни Середнє по полю Фізика | 3,333333333 3,666666667 4,333333333 3,333333333 | |
| Середнє по полю Висш.матем. Середнє по полю Інформ Середнє по полю ІсторіяУкраїни Середнє по полю Фізика | 3,666666667 4,333333333 |
Додавання підсумків здійснюється після попереднього сортування БД за потрібного поля (наприклад, за номером групи) наступною послідовністю дій:
Ø Вибрати Дані - Підсумки, в результаті чого БД буде автоматично виділена і на екрані з'явиться діалогове вікно «Проміжні підсумки».
Ø У рядку «При кожній зміні в» вказати поле, при зміні значення якого слід підводити проміжні підсумки, для чого клацнути на стрілці праворуч і вибрати потрібну назву поля (наприклад, «Група» для нашої БД).
Ø У рядку «Операція», клацнувши на стрілці праворуч, вибрати з переліку можливих операцій необхідну (наприклад, «Середнє»).
Ø Для виконання тієї ж операції з даними в інших полях необхідно зазначити їх назви, клацнувши в списку рядки «Додати підсумки по» (наприклад, назви всіх предметів і поля Ср.балл).
Ø Переконатися, що параметр «Замінити поточні підсумки» встановлений і клацнути на кнопці ОК.
Excel виконає зазначену операцію і додасть проміжні підсумки в тих стовпцях з даними, на підставі яких підраховувалися результати. У кінець БД буде додано рядок із загальним підсумком по всій БД.
Excel можна перевести в режим структури, щоб відобразити на екрані тільки частину підсумкової інформації, що дуже важливо при роботі з БД, особливо великими. Клацаннями на маленьких кнопках зі знаком «мінус» і з цифрами «1», «2», «3» можна ховати або виводити на екран різні рівні структури БД. Щоб прибрати дані по групі 219 до наведеної БД, досить клацнути по кнопці зі знаком «мінус» зліва від рядка 33 з проміжними результатами по цій групі. Щоб прибрати з екрану все, крім проміжних і загальних підсумків, потрібно клацнути по кнопці другого рівня (з цифрою «2»). Щоб прибрати всі, крім загального підсумку, потрібно клацнути по кнопці «1». Щоб повернути на екран всі записи, потрібно клацнути по кнопці «3».
У Excel є 12 функцій, які використовуються для аналізу даних з баз даних. Кожна з цих функцій, що мають узагальнену назву БДФункція, використовує три аргументи: база_данних, поле і критерій
БДФункція (база_данних; поле; критерій)
Ці три аргументи посилаються на інтервали комірок на робочому аркуші, які використовуються цією функцією.
База_данних - це інтервал осередків, що формують БД.
Поле визначає стовпець, використовуваний функцією. Аргумент поле може бути заданий як текст з назвою стовпця в подвійних лапках (наприклад, «Інформ.») Або як число, що задає положення стовпця в БД (наприклад, 7 для того ж поля).
Критерій - це посилання на інтервал осередків, що задають умови для функції. Функція повертає дані зі списку, які задовольняють умови діапазоном критеріїв. Діапазон критеріїв включає копію назви стовпця, для якого виконується підведення підсумків. Посилання на критерій може бути введений як інтервал осередків (наприклад, B24: B25).
У наведеному прикладі підраховується кількість оцінок кожного виду за результатами іспиту з інформатики в розглянутій БД. В осередках G19: G22 використані БДФункціі БСЧЕТ, яка переглядає в БД в інтервалі комірок A1: K16 запису в 7-му стовпці з ім'ям «Інформ.» І підраховує кількість п'ятірок за критерієм в діапазоні B24: B25, четвірок - у C24: C25, трійок і двійок - в D24: D25 і E24: E25.
| А | B | C | D | E | F | G | |
| Інформатика | К-во 5 | = БСЧЕТ (A1: K16; 7; B24: B25 | |||||
| К-сть 4 | = БСЧЕТ (A1: K16; 7; C24: C25) | ||||||
| К-во 3 | = БСЧЕТ (A1: K16; 7; D24: D25) | ||||||
| К-у 2 | = БСЧЕТ (A1: K16; "Інформ."; E24: E25) | ||||||
| Інформ. | Інформ. | Інформ. | Інформ. | ||||
| = 5 | = 4 | = 3 | = 2 | ||||
За допомогою БДФункцій ДМАКС і ДМІН можна знайти максимальний та мінімальний елемент стовпця для записів, які відповідають критерію. Функції БДСУММ і ДСРЗНАЧ дозволяють знайти суму та середнє значення елементів вказаного поля, відповідних записів, які відповідають критеріям.
Обмін даними.
Кожного разу, коли дві програми Windows працюють з загальними даними, використовується Буфер обміну. Будь-який виділений об'єкт, наприклад блок тексту в Word-документі або інтервал в електронній таблиці або інший фрагмент даних цих програм, може бути вирізаний або скопійований клацанням миші на кнопці Видалити в буфер або Копіювати в буфер на панелі інструментів. Після цього Windows зберігає цю інформацію в пам'яті комп'ютера, поки користувач не вкаже місце вставки і не вставить копію в активний документ. При цьому неважливо, чи належать джерело копіювання і цільовий документ до одного типу або це різні документи, наприклад, таблиця Excel і текст Word, - процедура виглядає абсолютно однаково. Слід пам'ятати, що в будь-який момент часу Буфер обміну здатний зберігати лише один об'єкт.
При роботі з БД виникає необхідність створити нову БД, що містить якісь дані з однієї БД і частина з іншої або просто додаткові дані, які не потрібні були при роботі з вихідної БД. Але при цьому необхідно, щоб усі зміни у вихідній БД автоматично враховувалися у новоствореній БД і не тільки в БД, але і в будь-якому іншому документі Microsoft Office, що використовує як складову частину дані електронної таблиці. Тоді мало скопіювати через буфер обміну дані з однієї БД в іншу, необхідно їх зв'язати. Створення зв'язку між документом і електронною таблицею починається з копіювання даних в Буфер обміну. Однак замість використання команди Вставити, щоб вставити з буфера обміну необхідно використовувати команду Спеціальна вставка.
Порядок дій:
Ø В електронній таблиці виділити інтервал, який необхідно скопіювати.
Ø Клацнути правою кнопкою миші на виділеній області і в контекстному меню вибрати Копіювати (або клацнути на панелі інструментів кнопку копіювання).
Ø Переключитися в документ, до якого слід скопіювати дані виділеної області (це може бути нова БД або документ Word).
Ø Вибрати Правка - Спеціальна вставка, в результаті чого з'явиться діалогове вікно «Спеціальна вставка».
Ø Вибрати опцію Зв'язати, клацнувши мишею на потрібному положенні перемикача.
Ø Переконавшись, що в полі Як виділено підсвічуванням пункт Лист Microsoft Excel Об'єкт, клацнути на кнопці OK.
У результаті на екрані з'явиться копія інтервалу з електронної таблиці. Над цим матеріалом не можна виконувати операції Word, хоча він буде схожий на Word-таблицю після вставки в Word-документ.
Для прикладу створивши БД, що містить поля «№», «Прізвище», «Ім'я», «батькові», «Група» і «Стипендія», такі ж, як у попередній БД. Доповнивши нову БД полями «Дата народження» і «Вік», задавши відповідну формулу для обчислення віку: (СЕГОДНЯ () - «Дата народження») / 365 (років).
Вік, таким чином, буде змінюватися, з кожним днем збільшуючись на 1 / 365, так як вираження у скобці визначає різницю між днем сьогоднішнім і датою народження в днях. Можна ввести в БД ще одне поле, що обчислюють вік у днях.
Ці всі операції виконуються за правилами дій над датами в Excel. Необхідно зв'язати нову БД з вихідною, щоб можна було враховувати будь-які зміни, що у вихідній БД в загальних полях, без додаткового коректування нової БД.
Тепер при зміні даних у вихідній БД, автоматично змінюватимуться дані в новій БД, так і в даному Word-документі.
Висновок. Таким чином у другому навчальному питанні були розглянуті основні можливості MS Excel статистичної обробки даних.