Картка постелажного топографічного покажчика
| Фонд № Корпус-_______________________ Поверх (ярус)__________________ Архівосховище_________________ Кімната_______________________ |
СТЕЛАЖ № __________
| Шафа № | Полиця № | Фонд № | Опис № | Справи (од. зб.) з № ___ до №__ | Примітки |
(лицьовий бік)
(зворотний бік)
Формат А5 (148х210).
| Додаток 26 до Правил роботи архівних установ України | |||
| Найменування архіву ЗАМОВЛЕННЯ НА ВИДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВ ДО РОБОЧИХ КІМНАТ АБО ЛАБОРАТОРІЇ | ДОЗВОЛЯЮ видавання документів Найменування посади керівника архіву | ||
| _______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | ||
| Дата | |||
| Прошу видати | ||
| ____________________ (найменування посади) | _______________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
для _________
(мета роботи з документами)
такі документи:
| № фонду | № опису | № справи (документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати документів | Кількість аркушів | Підпис працівника, який отримав документи |
(лицьовий бік)
| Працівник, що отримав документи | |||||||||
| ____________________ (найменування посади) | _______________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||||||
____ __________ 20___ року
(зворотний бік)
Формат А5 (148 x 210).
| Додаток 27 до Правил роботи архівних установ України |
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № __________
наявності та стану документів
Фонд № ________ назва _______________________________________________________
| Перевіряння проводили | _______ (дата) | ________________ (найменування посади) | _____ (підпис) | ______________ (ініціали, прізвище) | ||||||||||||||
| ________________ (найменування посади) | _____ (підпис) | ______________ (ініціали, прізвище) | ||||||||||||||||
| ________________ (найменування посади) | _____ (підпис) | ______________ (ініціали, прізвище) | ||||||||||||||||
| № описів | Кількість справ (од.зб.) опису за обліковими документами | № невиявлених справ | Літерні № | Пропущені номери | Шифри справ, неправильно підкладених до даного фонду | №№ справ, виданих у тимчасове користування | Кількість справ (описаних), що є в наявності | Тимчасові шифри неопрацьованих справ | №№ справ (од. зб.), що потребують | № справ, документи яких мають невиправні пошкодження | Примітки | |||||||
| внесені до опису, але не враховані у підсумковому запису | не внесені до опису, але враховані у підсумковому запису | враховані у підсумковому запису | не враховані підсумковому запису | дезінфекції | дезінсекції | реставрації | оправлення або підшивки | відновлення згасаючих або слабоконтрастних текстів | ||||||||||
Разом: ________________________________________________________________справ.*
(цифрами і словами)
Аркуш склали
| _________________________________ (найменування посади) | __________ (підпис) | ___________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| _________________________________ (найменування посади) | __________ (підпис) | ___________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
__________
* Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (№№ 2-18).
Формат А3 (297х420).
| Додаток 28 до Правил роботи архівних установ України |
АКТ перевіряння наявності і стану документів
| Додаток 29 до Правил роботи архівних установ України | ||||
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архіву | |||
| ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||
| Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | |||
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ТЕХНІЧНІ ПОМИЛКИ В ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТАХ
Фонд № _____________
Назва фонду __________________________________________________________________
_____________
У ході виконання _____________________________________________________ виявлено
(вид роботи)
такі технічні помилки в записах:
| Назва облікового документа | Наявний напис | Слід написати | ||
| Акт укладено ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | ||
____ __________ 20___ року
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
| Додаток 30 до Правил роботи архівних установ України | ||||
| Найменування архіву | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архіву | |||
| ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | |||
| Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | |||
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ВИЯВЛЕННЯ НЕОБЛІКОВАНИХ ДОКУМЕНТІВ
У ході _______
(вид роботи)
було виявлено ________________________________________________________________
(у сховищі, робочому приміщенні)
_____________
такі документи:
| № з/п | Заголовок (назва) документа (документів) | Шифри (за наявності) | До якого фонду мають бути фондовані |
Разом виявлено ______________________________________________ документів (справ).
(цифрами і словами)
| Акт укладено ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ р.
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ р.
Формат А4 (210х297).