Опубліковані та неопубліковані документи

Для організації роботи з документами важливим є їх поділ на опубліковані та

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

неопубліковані. Опублікованими вважають документи, призначені для використання

будь-яким споживачем інформації (тобто призначені невизначеному конкретно

адресату), і такі, що пройшли офіційну реєстрацію як опубліковані.

Неопубліковані документи відповідно — це такі, що призначені конкретно

визначеному адресату і не мають офіційної реєстрації як опубліковані.

Як правило, опубліковані документи — це видання, що є одним із засобів

масової комунікації і особливою формою опублікування певного твору. У

процесі видання документ проходить редакційно-видавничу обробку і

розмножується (тиражується) в будь-якій кількості примірників, кожен з яких є

повноправним представником цього видання, тобто опублікованого документа.

Відзначимо, що видання в цілому вважається за один опублікований

документ, і в той же час кожний примірник видання — теж окремий

опублікований документ. Крім того, у складі видання можна виділити окремі

частини, більш-менш самостійні, які теж вважаються окремими опублікованими

документами.Для того, щоб вважати певну частину видання за окремий

документ, потрібно, щоб вона була більш-менш закінченим і самостійним

повідомленням. Наприклад: журнал є опублікованим документом, але стаття в

журналі теж може розглядатися як окремий опублікований документ.

Кожне видання має пройти офіційну реєстрацію в державних установах

або організаціях, що забезпечують дотримання закону про авторське право.

Автор опублікованого документа зберігає права на нього як на свою

інтелектуальну власність.

Всі інші документи, що не пройшли процес офіційної реєстрації, є

неопублікованими, навіть у тому випадку, коли вони розмножуються в значній

кількості примірників. Наприклад, наказ міністра чи виробнича інструкція

можуть тиражуватися в кількості, що залежить від кількості підлеглих

установ, але вони залишаються неопублікованими документами.

У той же час неопубліковані документи можуть стати об'єктом

редакційно-видавничої діяльності, після чого вони будуть опубліковані. Тобто

неопубліковані документи можуть перейти в ранг опублікованих після

проходження процесів редакційно-видавничої діяльності.

Однак існує певна категорія документів, які не проходять редакційно-

видавничих процесів, але офіційно вважаються опублікованими документами.

Це стосується деяких жанрів наукових документів, які вважаються

опублікованими після того, як вони потрапляють у спеціальні центри

зберігання таких документів, реєструються у відповідних виданнях і можуть

бути надані споживачу за певними правилами. До таких документів належать,

наприклад: звіти про науково-дослідну роботу (НДР) або дослідно-

конструкторську розробку (ДКР), наукові дисертації, рукописні переклади, що

підготовлені науково-інформаційними центрами тощо.

Крім того, існують спеціальні центри депонування наукових документів,

куди автор може надіслати статтю чи монографію, і вона буде вважатися

опублікованою після того, як даний центр опублікує бібліографічну інформацію про

неї. Відповідно центр депонування зобов'язується надавати цей документ до

використання будь-яким споживачам інформації за певних умов. Цю останню

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

категорію документів називають депонованими.

В дійсності депонованими є всі вищеперелічені документи, що

вважаються опублікованими внаслідок їх зберігання та організації

використання в певних центрах.

Депоновані документи традиційно називають "неопублікованими", щоб

відрізняти їх від документів, опублікованих у вигляді видань. Але буквальний

смисл терміна "неопубліковані документи" не відповідає особливостям

депонованих документів [13].

Окрім тих документів, що потрапляють у розряд опублікованих внаслідок

депонування, будь-який неопублікований документ може стати опублікованим,

якщо він буде експонований на виставці в архіві, музеї, чи після того, як він буде

продемонстрований на телебаченні або прочитаний по радіо. Але все це —

особливі випадки опублікування документів, коли не змінюється ані їх

матеріальна форма, ані місце та спосіб зберігання.

Серед неопублікованих документів є різні категорії. Одні — ті, що в

майбутньому можуть бути опубліковані, бо вони створюються спеціально для

опублікування і лише тимчасово залишаються неопублікованими.

Наприклад, це твори художньої літератури, наукові монографії, публіцистичні

статті та ін.

І є такі документи, що первісно не призначаються для опублікування.

Наприклад, це особисті листи чи щоденники, записки; адміністративно-

господарські, планово-економічні, організаційно-розпорядчі, фінансові,

технологічні, конструкторські та їм подібни документи.

Як правило, вони зберігаються тимчасово, поки є актуальними. Після

цього значна частина таких документів знищується, а найбільш важливі у

правовому, науковому чи художньому відношенні документи відбираються для

зберігання в архівах. Більшість документів, що зберігаються в архівах, є і

залишаються назавжди неопублікованими, а при потребі використовуються як

неопубліковані документи, для чого існують спеціальні правила.

Частина з цих документів може бути підготовлена до опублікування у

вигляді видання чи його частини або шляхом демонстрування документа через

канали масової комунікації.

Поділ документів на опубліковані та неопубліковані залишається до

цього часу дискусійним. Річ у u1090 тім, що ті документи, що названі нами

депонованими і віднесені тут до опублікованих документів, у багатьох авторів

називаються "неопублікованими" [14]. У зарубіжних учених були пропозиції

називати цей вид документів "квазіпублікованими" (частина "квазі..." означає

"ніби" чи "несправжній"), тому що вони дійсно відрізняються від видань, але

відрізняються і від справжніх неопублікованих документів [15]. На жаль, ці

пропозиції не одержали підтримки, і термін, яким слід називати цю групу

документів, став предметом дискусій [16].

С.Г.Кулешов запропонував називати такі документи "рукописними" на

відміну від "видань" [17]. Але термін "рукописний документ" позначає вид

документа, що виділяється за іншою ознакою, а саме — за способом

фіксування тексту і створення документа. Неопублікований документ може

Сайт "Професійні ресурси документознавства"

www.documentoved.at.ua

бути не тільки рукописним (включаючи машинописний), але й, наприклад,

машинозчитувальним, фотографічним, навіть видрукованим ротапринтним

способом або на комп'ютерному принтері і т.д. Протилежний від видань вид

документів, тобто справжні неопубліковані документи, запропоновано

називати "документацією". У цього терміна є таке значення, що означає "група

документів", але протиставляти "рукописи" і "документацію" здається не

зовсім логічним, тому що саме ті документи, що розуміються під

"документацією", найчастіше залишаються в рукописній (у тому числі

машинописній) формі. Отже, дискусія щодо терміна, яким слід позначати такі

документи, як дисертації, звіти про НДР та ДКР, рукописні переклади і тому

подібні документи, що зберігаються в певних центрах, відображаються в

бібліографічних посібниках і надаються до користування за певними умовами,

ще не завершена. На погляд автора даного посібника, їх слід усі називати

депонованими документами і відносити до опублікованих. Дійсно

неопублікованими слід вважати такі документи, що не потрапляють до центрів

депонування, призначаються вузькому, конкретно визначеному колу

користувачів і не надаються іншим споживачам інформації без спеціального

дозволу автора чи власника такого документа. Такі документи залишаються

неопублікованими і в тому випадку, коли вони зберігаються в архівах або в

спеціальних відділах бібліотек (відділах рукописів).